Organisaties veranderen zich suf! Maar de overleggen, die veranderen zelden mee. En dat snappen we niet.
Vorig jaar april kreeg Centraal Beheer Achmea veel aandacht omdat ze een vergadervrije week organiseerden. Of, nou ja, bijna vergadervrij, want de enige spelregel was: maximaal een half uur met een collega overleggen. Zo kon men ervaren dat je ook in snel en informeel overleg veel kunt bereiken. Een mooi plan maar hierbij gaat het om de ‘nummers’, hoeveelheid en lengte van de vergaderingen. Terwijl het volgens ons juist zou moeten gaan over de kwaliteit van vergaderingen. Een vergadering voelt vaak te lang, al duurt die maar een half uur. Zeker in het tijdperk van het nieuwe werken, is het overleg vaak de enige plek waar teams elkaar ‘zien’ (al is het tegenwoordig vaak ook virtueel). Daarmee wordt maximale betrokkenheid tijdens het overleg een must!Werkoverleg: Zeven tips
Hoog tijd dus om na te gaan denken over een betere manier van overleggen. Daarom zeven tips:- Start met een (rond)vraag. Als deelnemers in de eerste 10 minuten iets zeggen, zullen ze actiever deelnemen in de rest van het overleg.
- Maak werkoverleggen facultatief. Als ‘voorzitter‘ krijg je daarmee de taak het overleg aantrekkelijk te maken.
- Ga het vergaderhok uit! En vergader eens in het café, op de werkvloer of virtueel (Lync, Webex, enz.).
- Weg met de tafel! Zet de stoelen in een cirkel of overleg staand. Bijvoorbeeld in een dagelijks ultrakorte ‘stand-up‘ voor operationele zaken.
- Geef de deelnemers een rol. Denk aan de positivo, de criticaster, de wilde ideeën-spuier, enzovoort.
- Maak je overleg visueel: gebruik borden, muren, ramen, vloer.
- Werk regelmatig in kleine groepjes. Moet je bijvoorbeeld ergens over discussiëren, doe het dan eerst in drietallen en ga dan pas plenair.
