Vergaderen moet verboden worden

Uren en uren worden verkwist binnen bedrijven doordat er oeverloos geleuterd wordt, zonder dat er een beslissing wordt genomen. Gezellige bilateraaltjes, onder het genot van een kop koffie kosten klauwen met geld.

Gelukkig krijgen de meeste werknemers hiervoor betaald, want dat leuteren gebeurt meestal in speciaal daartoe ingerichte ruimtes, met tafels, stoelen, beamers, airco, koffie, thee en soms zelfs koekjes. Ook staan die leutersessies vast ingepland in de outlookagenda’s, en krijg je een kwartier voordat zo’n sessie begint een volautomatische herinnering in je beeldscherm of op je telefoon. Dit leuteren heet namelijk ook wel vergaderen. ‘Dat was een nuttige sessie, vond je ook niet?’, hoorde ik vaak na zo’n leutersessie. Meestal vond ik het echter helemaal geen nuttige sessie en stond mijn trouw meegebrachte notitieblok – je weet maar nooit of het toch interessant wordt – vol met nieuwe tekeningetjes van huisjes, auto’s en pentagrammen. Net als mijn schoolschriftjes van vroeger na een saaie les. ‘We hebben nu lekker de kaders geschetst, dan kan het nu inzakken bij iedereen, en kunnen we de volgende meeting de besproken punten opvolgen’, zo klonk de management-bullshit verder na zo’n ‘inspirerende’ sessie.

Geen daadwerkelijke bijdrage

De meeste managers vinden de sessie natuurlijk wel inspirerend, want eindelijk hebben ze tijd voor de bilateraaltjes met de collega’s die ze anders nooit spreken omdat ze volgepland zitten met meetings. En als ze niet in een meeting zitten zijn ze druk met het uitwerken van de vergaderverslagen, of geven ze commentaar op de notulen van de andere meetings. Mede daardoor levert bijna geen enkele manager een daadwerkelijke bijdrage aan het bedrijfsresultaat.   Tegelijk worden door de bevlogen, kundige teamleden geen beslissingen genomen, want die beslissingen moeten in de in Outlook ingeplande tweewekelijkse teammeeting genomen worden in bijzijn van de manager. Die dan wel eerst moet worden bijgepraat over de achtergrond van het beslissingsstuk, om er vervolgens achter te komen dat hij of zij erg weinig van de materie afweet, waardoor het besluit naar de volgende meeting wordt getild. Helaas is de medewerker – die het prima zelf kan beslissen – dan op vakantie, en valt het besluit op zijn vroegst vier weken later en kan er iets gedaan worden. Maar dan hoeft het meestal niet meer omdat het momentum is verdwenen.

Dagtaak van vergaderen

Dat vergaderen en overleggen, je zou er een dagtaak van kunnen maken. En dat gebeurt dan ook vaak. Het gevolg is dat er geen gang in de organisatie zit, dat vernieuwing wordt tegengehouden, en dat medewerkers worden weerhouden van het ondernemen van actie. En dat alleen maar omdat zaken in meetings moeten worden ‘afgetikt’. Daardoor vallen zelfs kleinere organisaties ten prooi aan besluiteloosheid en ineffectiviteit. Want vergadergedoe is geen exclusief probleem van grote logge organisaties. Nee, ook de verstikkend werkende angstcultuur waarin niemand meer iets durft te ondernemen sluipt door een te grote hoeveelheid aan vergaderen – en aan managers die besluiten niet over durven laten aan hun mensen – ook gemakkelijk en bijna ongemerkt binnen in kleinere organisaties. Wat bedrijven zouden moeten doen, is het schrappen van alle ingeplande meetings. En het schrappen van alle niet productieve managementfuncties. Geen overleggen, en alleen maar meewerkend voormannen en -vrouwen. De overleggen die er zijn mogen niet langer dan 15 minuten duren, en moeten gaan over concrete acties die bijdragen aan het bedrijfsresultaat of aan betere producten (en ja dat systeem bestaat en heet agile of scrum). Aan het begin van het jaar worden daarvoor de kaders geschapen en worden de doelstellingen bepaald: zoveel winst bij een klanttevredenheid van een acht. En er gaat 1 keer in de maand per team een rapportage naar de directie over die doelstellingen. Waarbij iedereen eerlijk is en waarbij de meewerkend voorman/vrouw met de billen bloot moet. Door: Eduard van Brakel