Aan veel projecten gaat een fase van improviseren vooraf. Dan is er niet zozeer behoefte aan volledigheid als wel aan een globaal beeld: wat is eigenlijk de vraag, wat voor antwoord moet daarop komen, en is het haalbaar?
Als hulpmiddel daarbij stellen Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak het Project Canvas voor. Haalt u de gele briefjes maar vast tevoorschijn.
Wie op het Stationsplein in Amersfoort het gebouw van Twynstra Gudde binnenloopt, ziet recht voor zich de receptie. Niks aan de hand. Maar links, daar opent zich het ‘Kor Café’. Da’s apart, als je een afspraak hebt om met ene Rudy Kor over zijn nieuwste boek te komen praten. Wat is hier aan de hand?
‘Toen ik het voor het eerst zag, dacht ik dat een grap was,’ lacht hij als we even samen later aan tafel zitten en ik mijn verwondering hem deel. ‘We hadden een feestje omdat ik hier dertig jaar werkte en ik de zoveelste cursus had gegeven voor collega’s. Ik werd meegenomen naar de ingang van ons eigen café en daar moest ik een bord onthullen. Daar stond dus mijn naam op. Jeetje, dacht ik, had je daar niet even mee moeten wachten tot ik dood was?’
Kor (63) komt oorspronkelijk van Philips, waar hij in de jaren tachtig werkte aan de invoering van Systems Management. Toen het zijn beurt was om op te schuiven in de banencarrousel van de multinational zag Twynstra Gudde zijn kans schoon en kocht hem weg. Bij zijn nieuwe werkgever ontwikkelde hij samen met Gert Wijnen de methode van Projectmatig Werken, aansluitend bij de bouwwereld waar Twynstra Gudde zo veel in doet.
Theo van der Tak (68) is een Kor’s twee co-auteurs. Hij was de man van de evergreen Programmamanagement – Sturen op Samenhang, uit 2002. In de vijfentwintig jaar Twynstra Gudde die hij er bij het bereiken van de ‘pensioenplichtige leeftijd’ op had zitten, was hij bij wijze van spreken 24/7 bezig met dat onderwerp. De tweede co-auteur, zelfstandig organisatieontwikkelaar Jo Bos, kon niet bij het gesprek aanwezig zijn.
‘Een goed begin is het halve project’
De titel van hun nieuwe boek, Project Canvas, zal niet bij iedereen een schok van herkenning teweegbrengen. Wat moeten we ons voorstellen bij een ‘project canvas’? ‘We hebben de afgelopen jaren veel projectteams en hun opdrachtgevers geholpen bij de start van hun project,’ vertelt Kor. ‘Aan veel projecten, voordat ze worden geformaliseerd, gaat een fase van improviseren vooraf. In die pre-projectfase hebben betrokkenen niet zozeer behoefte aan volledigheid als wel aan een eerste globaal beeld van het project.’
Het Project Canvas helpt het projectteam om snel de hoofdlijnen zichtbaar te maken, op een aantrekkelijke manier. Op basis daarvan kunnen ze met het management in gesprek over het nut en de haalbaarheid van het project. Voordat je er al heel veel tijd en energie in hebt gestoken, want in de meeste gevallen is zo’n canvas in een dag te maken.’
Het Project Canvas bestaat uit vijftien vragen die worden behandeld in een ‘canvas workshop’. Meer dan twee dagdelen hoeft dat niet te duren. De door iedereen onderschreven antwoorden legt het team met gele briefjes vast op een groot vel papier dat aan de muur hangt. Dat geheel bespreken ze vervolgens met de opdrachtgever en met belanghebbenden.
De vragen zijn gegroepeerd rondom vijf kernpunten die de essentie vormen van elk project: wat, wie, hoe, waarbinnen, en waarmee? In de Wat-vraag zijn opgenomen de achtergrond, het probleem of de uitdaging, de doelen, het beoogde resultaat en de afbakening. Bij Wie gaat het om de opdrachtgever, andere belanghebbenden, en het projectteam zelf. De Hoe-vraag bestaat uit de elementen aanpak, risico’s en afhankelijkheden. Met de vraag Waarbinnen wordt aandacht besteed aan de randvoorwaarden en de kwaliteit. Ten slotte komen tijd en geld aan de orde bij de vraag: Waarmee?
Stoppen of doorgaan
Op basis van het Project Canvas kan de opdrachtgever besluiten om door te gaan of om te stoppen of om doorgaan. Stoppen is geen probleem, omdat er nog niet veel gedetailleerd werk is verzet. Als het besluit is om door te gaan, vormt het canvas het startpunt voor het opstellen van een ‘projectcontract’ als officieel startdocument. Daarin worden de vragen over het project gedetailleerd uitgewerkt.
Kor, Bos en Van der Tak hebben Project Canvas opgezet als een werkboek, waarbij de lezer voldoende achtergrond wordt geboden om doordacht aan de slag te kunnen. ‘In de eerste hoofdstukken stellen we kort de vijftien elementen voor. Bij elke toelichting staan hulpvragen die richting geven aan het gesprek over het beoogde project. We staan stil bij het procesmatige, creatieve karakter van een Project Canvas, en vanzelfsprekend besteden we aandacht aan de samenwerking die nodig is om het team effectief en efficiënt te laten werken.’
Door eerst een Project Canvas op te stellen voorkom je dus dat de organisatie zich halsoverkop in een project stort dat niet goed is doordacht. Slim, want we kennen allemaal wel voorbeelden van projecten die zijn opgestart zonder dat ze ooit tot een resultaat leiden. Dat kost inderdaad veel geld en levert alleen maar een hoop frustratie op. Wat dat betreft zou het goed zijn als het maken van zo’n Project Canvas een ‘verplichte’ eerste stap werd.
Energie en emotie
Maar hoe voorkom je dat Project Canvas als methode na verloop van tijd sleets wordt en eindigt als een vinkje dat ook nog even gezet moet worden? ‘Dat kunnen wij niet voorkomen’, zegt Van der Tak berustend, ‘dat is het risico van elke methode. Ik zou het wel heel jammer vinden, als het een rituele invuloefening werd. Uiteindelijk hangt het van de opdrachtgever af, of het serieus blijft. Die moet erop staan dat hij een overtuigend verhaal krijgt van het team, een verhaal waar energie in zit en emotie.’
En die gele briefjes die er moeten worden geplakt, is dat ook niet een flauw trucje aan het worden zo langzamerhand? Van der Tak schudt van nee, maar Rudy Kor knikt: eigenlijk is hij daar ook niet zo van. ‘Maar’, zegt hij, ‘ik snap dat het voor veel mensen een handige manier is, vooral omdat zo visueel is. Je kunt ook door een iemand op laten schrijven en uitwerken wat er allemaal is bedacht, maar ik zie ook wel dat je meer betrokken bent en meer gefocust als je er samen omheen staat’.
‘Inmiddels kan ik het zien als een hulpmiddel dat je nodig hebt om de energie te richten, om samen betekenis aan iets te geven. Dat heb ik geleerd bij een aantal grote internationale projecten, met twintig, dertig Chinezen, Amerikanen en Friezen in een zaal. Als je in zo’n gezelschap de vraag stelt wat de deelresultaten zijn, dan krijg je alleen maar lange ingewikkelde zinnen terug. Als je een harkje tekent en zegt: Nu gaan we daar de deelresultaten in hangen, dan gebeurt er wat. Door methodes als Agile en Scrum zijn mensen eraan gewend geraakt om zo te werken.’ Kor en Van der Tak benadrukken dat Project Canvas als methode niet ‘eenkennig’ is. Voor de toepasbaarheid maakt het niet uit volgens welke van de vele manieren van projectmanagement er vervolgens gewerkt gaat worden.
Proef op de som
‘Het is ook geen compleet nieuwe werkwijze die we voorstellen,’ benadrukt Kor. ‘Project Canvas is een werkmethode die we je aanreiken voordat je naar je eigen aanpak gaat. Die aanpak, daar komen we niet aan want daar hebben mensen tijd en geld in geïnvesteerd. Bij de grote organisaties hebben ze of allemaal Agile geleerd of Scrum of Projectmatig Creëren. Dat komt wel goed. Het enige wat wij zeggen is: spring nou niet te snel naar die aanpak maar kies eerst wat je nou eigenlijk wilt. Dan kun je daarna de juiste afslag kiezen die je brengt waar je heen wilt met je project.’
Alsof zij nog eenmaal de proef op de som wilden nemen, hebben Kor, Bos en Van der Tak ook zelf eerst een Project Canvas gemaakt voordat zij begonnen aan het project dat het samen schrijven van een boek nu eenmaal is. Die exercitie leverde misschien wel het beste voorbeeld op dat in Project Canvas te vinden is. Saillant detail is dat daarop Twynstra Gudde en Bos & Co als ‘opdrachtgever’ vermeld staan. Hoe dat zo?
‘Ons boek is voortgekomen uit een wens van Twynstra Gudde en van Jo Bos,’ legt Rudy Kor uit. ‘Die dragen allebei graag bij aan de verdere ontwikkeling van het vak. In dit geval door ons nog eens een keer naar al die methodes te laten kijken, hoe je daar handig mee om kunt gaan juist aan het begin van een project. Zodat zij daar in hun advieswerk gebruik van kunnen maken. Vandaar dat wij hen op het canvas onze opdrachtgevers hebben genoemd. Maar dat is reuze betrekkelijk hoor. Je kunt mij wel een opdracht geven, maar of ik die ook aanneem is altijd nog maar de vraag!’ Hoogste tijd om naar het Kor Café te gaan.
Door: Managementboek
Het boek: Project Canvas
Beginnen aan een project is vaak spannend, een nieuwe uitdaging met nieuwe mensen. Maar voor je het weet, ben je bezig met ingewikkelde plannenmakerij en met het (her)schrijven van allerlei dikke projectdocumenten. Dat kan ook anders! Voordat je een uitgewerkt projectcontract gaat schrijven, kun je beter met een Project Canvas beginnen en samen met de betrokkenen de kern van het project zichtbaar maken. Want als je niet oppast, is er al veel werk verzet zonder dat op hoofdlijnen duidelijk is wat nut en noodzaak van het project zijn en wie zich daaraan willen committeren.
