Een must voor programmamanagers

Sta je op het punt te beginnen met een nieuw programma dan is het Program Canvas een ideale start om de dialoog aan te gaan.

Theo van der Tak, Björn Prevaas en Hans Cremer geven in Program Canvas, samen naar de kern van je programma een uitgebreide toelichting op het door hen ontwikkelde Program Canvas. Een A3 one-pager waarin de essentie van een programma wordt vastgelegd en waarmee de dialoog kan worden aangegaan met stakeholders rond het programma. Goethe zal waarschijnlijk niet het Program Canvas voor ogen hebben gehad toen hij de woorden ‘In de beperking toont zich pas de meester’ uitsprak, maar het is juist de beperking, het alleen vastleggen van de essentie die zo’n Program Canvas tot een heel sterk hulpmiddel maakt. De Program Canvas kan de Programme Brief in MSP-termen of het Program Plan, maar dan in een verkorte vorm, in SPgM termen van PMI, vervangen.

Inspiratiebronnen

Het boek is onderverdeeld in zes hoofdstukken. Het eerste hoofdstuk beschrijft een tweetal inspiratiebronnen voor het Program Canvas. Ten eerste het Business Model Canvas en als tweede inspiratiebron Simon Sineks ‘begin met het waarom’. Het tweede deel beschrijft de inhoud van het Program Canvas. Het Program Canvas bestaat uit 16 elementen verdeeld over zeven aandachtsgebieden:

1. Waartoe? (context, aanleiding en ambitie);
2. Hoe? (doelen, belanghebbenden, strategie);
3. Wat? (baten, resultaten, inspanningen);
4. Wat niet? (afbakening, ongewenste effecten);
5. Wie? (organisatie);
6. Waarmee? (middelen);
7. Waarbinnen (kansen, bedreigingen, randvoorwaarden).

Per element krijgen we een beschrijving, toelichting en vier hulpvragen om de gedachten te ordenen. Het derde deel neemt je mee om een Program Canvas te maken. Er worden vier verschillende manieren uitgewerkt waarop het Program Canvas gemaakt zou kunnen worden: ambitie-gedreven, activiteiten-gedreven, mogelijkheden-gedreven en beperkingen-gedreven. Per aanpak krijgen we door middel van een Canvas te zien vanuit welke elementen in de Canvas je begint. Ook worden de rollen beschreven die betrokken zijn bij het maken van de Canvas zoals de opdrachtgever, de programmamanager en andere betrokkenen. Deel 4 geeft zes voorbeelden van ingevulde Program Canvassen binnen profit- en non-profit-organisaties. Deel 5 laat zien dat Program Canvas is gebaseerd op het gedachtegoed over programmamanagement zoals dat is beschreven in het boek Werken aan programma’s van Theo van der Tak en Björn Prevaas. De vier stadia oriëntatie, opbouw, uitvoering en afbouw worden toegelicht alsmede de acht bijbehorende thema’s kiezen, programmeren, besturen, beslissen, ontwikkelen, samenwerken, organiseren en leidinggeven. Het laatste hoofdstuk positioneert het Program Canvas binnen Managing Successful Programmes (MSP), Standard for Program Management (SPgM) van PMI en Programmatisch Creëren (PGMC).

Het boek geeft handvatten

Het boek leest vlot weg en is een must voor programmamanagers. Ik zou zeggen pak je huidige programma en vul het Program Canvas in. Het geeft je direct een snelle kwaliteitsbeoordeling van je eigen programma: staat iedereen erachter, zijn er blinde vlekken, enzovoort. Sta je op het punt te beginnen met een nieuw programma dan is dit een ideale start om de dialoog aan te gaan. Het boek geeft veel handvatten om tot invulling te komen. Persoonlijk had ik binnen het Program Canvas de noodzakelijke transities, om te komen van projectoutput naar outcome, meer expliciet gemaakt. Nu vind ik het wat verstopt zitten, maar dat doet niet af aan de kracht van het instrument. Ter ondersteuning bij het invullen van de Program Canvas zijn er ook 64 canvaskaarten gemaakt met per element vier hulpvragen. Ook is het het canvasmodel op posterformaat verkrijgbaar, zowel in het Nederlands als in het Engels. Henny Portman is PMO Consultant bij NN Group en partner bij Hedeman Consulting en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO’s. Hij is auteur en blogger en publiceert regelmatig artikelen. Bron: Managementboek