Elk team dat voor langere tijd bij elkaar blijft, zal te maken krijgen met verloop. Dit is niet alleen onvermijdelijk, maar ook pijnlijk. De leden die het team verlaten hebben vaak de meest waardevolle bijdragen geleverd. Het is vaak juist hun talent dat ervoor zorgt dat ze worden overgeplaatst naar nieuwe en belangrijke projecten.
Andere factoren kunnen er ook voor zorgen dat leden het team tussentijds verlaten, zoals onvrede (vaak een goede zaak want het vormt een groeiende bedreiging voor de saamhorigheid) of veranderingen in iemands leven (gezondheid, pensioen of zelfs de dood). Als dit vertrek plaatsvindt, is er iets dat zou moeten gebeuren en iets dat dat sowieso moet gebeuren.
Afscheidsceremonie voor het oude teamlid
Zou moeten gebeuren. Voer een soort van afscheidsceremonie uit, zelfs als het teamlid blij is dat hij weg kan en het team nog blijer is dat hij weggaat. Deze ceremonie kan heel eenvoudig zijn zoals een snel belegde vergadering om het vertrek aan te kondigen en het lid succes te wensen. Het kan ook een afscheidsdiner zijn en zelfs een afscheidscadeau voor een geliefd of langdurig lid van het team.
Het doel van een afscheidsceremonie is om de bijdrage van het lid aan het team te onderschrijven en daarmee ook de overige teamleden het vooruitzicht te geven op eenzelfde erkenning als zij op enig moment het team verlaten. Het creëert ook een bepaald scherp afgebakend einde van de ambtstermijn van het teamlid: het is het einde van een tijdperk. Ter vergelijking: als je leden toestaat om hun spullen te pakken en stilletjes te verdwijnen zorgt dat voor een vacuüm, een onbeantwoorde vraag over de reden van het vertrek. Het geeft ook het idee dat de zaken nog niet over zijn, dat de vertrekkende figuur (om goede of slechte redenen) nog eens terug kan keren.
Welkom voor het nieuwe teamlid
Moet zonder meer gebeuren. Zorg voor een moment waarop het nieuwe teamlid dat het vertrekkende lid vervangt welkom wordt geheten. Zoals we al hebben aangegeven, is het cruciaal dat nieuwe leden zo snel mogelijk in het team worden opgenomen. Ze moeten direct kennismaken met de cultuur van het team en worden voorzien van alle noodzakelijke communicatiemiddelen.
De meesten van ons zullen wel eens een slechte ervaring hebben gehad toen we toetraden tot een nieuw team of een nieuwe groep. Je wordt aan je lot overgelaten en hebt het gevoel dat je bij iemand anders z’n familie bent beland of twee uur te laat bent voor een feestje. Hoe uitgesprokener deze vervreemding is, des te moeilijker het wordt om ooit het gevoel te krijgen onderdeel van het team te zijn. Aan de andere kant mist het team de kans op verhoogde productiviteit, diversiteit en een nieuwe bron van intellectueel kapitaal zolang de nieuwkomer een buitenstaander blijft.
Het doel moet altijd zijn om het nieuwe teamlid zo snel mogelijk in het team op te nemen. Er zijn diverse beproefde manieren om dit te doen: een groepsaankondiging dat de nieuwkomer is gearriveerd, een teambijeenkomst om de persoon te introduceren (inclusief persoonlijke anekdotes waardoor de nieuwkomer zich thuis voelt), persoonlijke introductie bij elk teamlid, een teamlid aanwijzen als tijdelijke gastheer, mentor en verhalenverteller, en ten slotte het verschaffen van een gepersonaliseerde training aan het nieuwe lid voor het gebruik van de communicatiemiddelen van het team.
Met andere woorden: zorg voor een warm welkom van een nieuw teamlid, maak hem zo snel mogelijk vertrouwd met de cultuur en de werkwijzen van het team en ga daarna door met de dagelijkse werkzaamheden.
- Wil je meer weten over topteams? Kom dan naar het event Topteam in 1 dag >>>
Bron: Team Genius
Door: Michael S. Malone, Rich Karlgaard
Het boek: Team Genius
Met levendige voorbeelden en recent wetenschappelijk onderzoek toont Team Genius managers en bestuurders dat het plannen, ontwerpen en managen van sterke teams niet langer speculatie hoeft te zijn. Het boek geeft concrete oplossingen voor essentiële vragen die het verschil maken tussen succes en vergetelheid.
