Ergens in de loop van het project vraag je jezelf af wat maakt dat je steeds de neiging krijgt om werk van een ander te controleren of te checken.
Wat moet er gebeuren?
Vertrouwen gaat niet over blauwe ogen, maar over helderheid in verwachtingen. Practice what you preach: wees helder over vertrouwen.
Wie heb je nodig?
Deze werkvorm is geschikt voor twee personen.
Hoe gaat het in zijn werk?
Schrijf ze in je notebook, maak er een screensaver van, print ze groot uit en plak ze op elke plaats waar mensen elkaar spreken zodat het gemeengoed wordt in de organisatie:
De drie vragen over vertrouwen.
- Wat verwacht ik? In de mate van verantwoordelijkheid die je op je neemt
- Wat geef ik? Aan middelen, condities, kaders om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen
- Wat heb ik nodig? Om het los te laten
Vraag 1: Wat verwacht ik?
‘Wat verwacht ik’ gaat over verantwoordelijkheid. Welke verantwoordelijkheid leg je bij de ander neer? Alleen het koffieapparaat schoonmaken? Of de zorg voor een apparaat dat te allen tij de goede koffie levert? Alleen het aan elkaar lassen van de stalen onderdelen? Of de verantwoordelijkheid voor een draagbare ijzerconstructie? Alleen het boeken van een geschikte accommodatie? Of het organiseren van de hele werkconferentie? Alleen een brug bouwen? Of het oplossen van het mobiliteitsprobleem?
De bekende weg is klein beginnen en stapje voor stapje de omvang van de verantwoordelijkheid oprekken. Eerst zij wieltjes aan de fiets die beide de grond raken, als dat goed gaat eentje een stukje omhoog, dan beide wieltjes boven de grond en ten slotte
de wieltjes eraf.
Het voordeel is dat je weinig risico loopt. Je hebt tenslotte al bewijs dat de ander de voorgaande hoeveelheid vertrouwen waard is. Het nadeel is dat de ander altijd in het mechanisme ‘wachten op goedkeuring’ zal blij ven opereren. Zelfs als jullie het overdragen
van een grote verantwoordelijkheid hebben bereikt, zal de ander naar jou blijven kij ken om te kunnen inschatten of het zo goed is.
Het kan ook anders. Je kunt met een grote verantwoordelijkheid beginnen. Meteen van een loopfiets naar een tweewieler, meteen het koffieapparaat in beheer, meteen de hele werkconferentie organiseren, meteen het mobiliteitsprobleem oplossen. Het voordeel
is dat – als het goed gaat – je er meteen een vakman bij hebt met een enorme dosis taakspecifiek zelfvertrouwen. Een tweede voordeel is dat je niet tij den achter een leerproces aan loopt. Het nadeel is dat het die eerste keer toch te veel verantwoordelijkheid
kan zijn geweest. De ander valt heel hard. Het is een mooie leerervaring. Al krijg je een dure fietsreparatierekening. De hoogte van zo’n rekening is bepalend voor de hoeveelheid verantwoordelijkheid die je meegeeft.
Vraag 2: Wat geef ik?
Het geven van vertrouwen in de vorm van verantwoordelijkheid gaat gepaard met het geven van condities. Vraag en geef de ander wat hij nodig heeft om de verantwoordelijkheid te dragen. Bevoegdheid, autorisaties, toegang, toestemming, jouw steun. Hoe
explicieter hoe beter. Regel dat.
Vraag 3: Wat heb ik nodig?
Vertrouwen gaat over loslaten. Je geeft wat en je krijgt wat – al weet je niet precies wat, wanneer en hoe. Geef aan wat je nodig hebt van de ander om met een gerust hart je vertrouwen te kúnnen geven en de verantwoordelijkheid te kúnnen loslaten. Elke week
een update? Alleen een gesprek op het moment dat het tegenzit? Of werk je samen onder het motto ‘geen nieuws is goed nieuws’? Elk tussenresultaat? Alleen als het klaar is? Of pas als de ander denkt dat hij er klaar voor is? Denk na over jouw voorwaarden
voor loslaten.
Als je helder hebt gemaakt wat je verwacht, als je het eens bent over de condities en als je hebt afgesproken hoe jullie elkaar op de hoogte houden, wat let je dan nog om los te laten?
Bron: 77 werkvormen voor projectmanagement
Door: Nicoline Mulder
