Wat is een project?

In het dagelijks taalgebruik wordt het woord project te pas en te onpas gebruikt. Als het woord geen consequenties heeft voor de wijze van werken, dan maakt het niet uit hoe je een opgave noemt. In bijgaand artikel wordt er wel specifiek antwoord gegeven op de vraag: wat is een project? Bij een project beloven de betrokkenen bijvoorbeeld iets anders dan bij een klus of bij een routine. Hoe je de opgave typeert maakt ook wat uit voor de wijze waarop de opgave wordt aangepakt en uitgevoerd. Iets een project noemen heeft dus consequenties voor de manier van werken!

Geschatte leestijd: 11 minuten

Project: Samenvatting in steekwoorden:

• Veel opgaven worden ten onrechte projecten genoemd, bijvoorbeeld uit opportunisme of uit naïviteit,
• Er is taal nodig met gedeelde betekenissen om zo met elkaar zinvol over de aanpak van unieke opgaven te kunnen communiceren,
• Improvisatie is een manier van samenwerken, gericht op voor het ogenblik bedenken en uitvoeren van activiteiten.
• Opdrachten zijn niet vanzelfsprekend projecten, of beter gezegd: projecten bestaan niet, opdrachtgever en opdrachtnemer (samen met de projectteamleden) moeten ze zelf ‘maken’,
• Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het opleveren van een uniek resultaat, dat bijdraagt aan het behalen van doelen,
• In Nederland zijn er veel methoden in gebruik voor het managen van een project, met min of meer dezelfde uitgangspunten.

Veel opgaven worden gekenmerkt door herhaling

Veel organisaties zijn er om jaar in jaar uit, steeds weer dezelfde type producten te vervaardigen of dezelfde diensten te leveren. Afwijkingen worden waar mogelijk buiten de poort gehouden. Het werk in deze organisaties wordt gekenmerkt door stabiliteit, routineprocessen, helder omlijnde taken, en gestandaardiseerde interactie met een (even stabiele) omgeving. Zo lang er niks ingrijpend verandert werkt deze wijze van werken prima.

In de loop van de tijd raken sommige routines achterhaald, bijvoorbeeld door wijzigingen in de ARBO-richtlijnen, gewijzigde wensen van klanten of het beschikbaar komen van een nieuwe technologie. Het invoeren van de nieuwe situatie kan op verschillende manieren aangepakt worden.

Veel projecten kunnen gerealiseerd worden met Gezond Boeren Verstand

In het dagelijks taalgebruik wordt het begrip ‘project’ voor een diversiteit aan opgaven gebruikt die buiten de dagelijkse werkzaamheden vallen.

Zo zijn er bijvoorbeeld opgaven waar direct actie nodig is of waar het doel en/of de resultaten en het daartoe benodigde werk bij de start van de uitvoering nog niet helder kunnen worden omschreven. Maar ook opgaven die gewoon ooit een keer af moeten. Het zijn wel unieke opgaven maar geen projecten. Het zijn eigenlijk klussen of taken. Deze vragen niet om een plan van aanpak, maar kunnen improviserend aangepakt worden. Improvisatie is een manier van samenwerken, gericht op voor het ogenblik bedenken en uitvoeren van activiteiten. Er valt weinig aan te sturen, hoogstens door het begrenzen van de opgave in tijd en geld.

Andere opgaven die al snel het label project opgeplakt krijgen zijn die waar men een specifiek doel wil behalen maar nog niet weet hoe dat men dat doel kan behalen. Zoals bijvoorbeeld bij Lean Six Sigma ‘projecten’. Deze starten met een probleem of verbeterdoel met vaak veel onbekende feiten. Er moet gedurende de opgave dan ook nog veel uitgezocht worden. Dat kan improviserend gedaan worden, maar het is efficiënter om het planmatig te doen door de te nemen stappen vast te leggen. Een voorbeeld daarvan zijn de voorgeschreven stappen van de DMAIC-methode bij Lean Six Sigma. Er is echter bij dit type opgaven nog zo veel onbekend dat er geen nauwkeurige tijdplanning opgesteld kan worden en ook geen begroting. Er kan dan ook geen resultaatbelofte (zoals bij een project) worden afgegeven. Ergo, het zijn wel unieke opgaven maar je kunt er geen project van ‘maken’.

Google en projecten

In de Google zoekbalk intikken van het woord ‘project’ leverde mij in 0,49 seconden 4.990.000.000 resultaten, waaronder deze uit het ‘puzzelwoordenboek’: Bedoeling, Karwei, Onderneming, Ontwerp, Oogmerk, Plan, Schets, Thema. Verder zoekend zijn begrippen die vaak terugkomen: een in tijd begrensde activiteit om iets te creëren, eenmalig, beperkte middelen en een aparte en tijdelijke organisatie. Ook veel gebruikt is de aanduiding ‘uniek’, maar ook dat is weer een verwarrend begrip, want uniek voor wie?

Het gaat om unieke opgaven

Wat voor de één uniek is, hoeft dat helemaal niet te zijn voor een ander. Als een universiteit al jaren dezelfde cursus ‘inleiding in het privaatrecht’ doceren, vinden de docenten dat niet echt uniek. Maar voor de medewerkers in een advocatenkantoor waar slechts één keer in de 2 jaar een cursus privaatrecht wordt gegeven is het wel uniek. Daarbij komt dat het uniek zijn van een opgave op zich nog geen voldoende reden is om het als een project aan te pakken. Betrokkenen moeten het ook nog willen, maar vooral is het nodig dat ze goed onderzoeken of de unieke opgave geschikt is om als project aan te pakken. Bij die zoektocht zijn vier dimensies behulpzaam.

Vier dimensies bepalen of een opgave voldoet aan de project kenmerken

Unieke opgaven zijn te typeren met behulp van vier dimensies. Met behulp hiervan zijn zo’n 80 procent van de opgaven te typeren. Voor de overige 20% zijn wel 11 andere dimensies nodig.

In het schema staan aan de linker kant de kenmerken van opdrachten waar er nog erg veel onduidelijk is: bij de opgave is er veel onduidelijk over de inhoud, het opdrachtgeverschap is verdeeld over meerdere partijen, de opgave speelt zich af in een turbulente onvoorspelbare omgeving met veel belanghebbenden en belangstellenden en wordt het werk uitgevoerd door medewerkers die inhoudelijk niet deskundig of ongemotiveerd zijn wat er gedaan moet worden. De aanduiding ‘project’ is hier niet op z’n plaats, het beter om te spreken over een procesaanpak en improviserend werken.

Aan het andere uiterste zijn er de opdrachten waar alle vier dimensies vooraf helemaal duidelijk zijn en waar er weinig leiding nodig is. Ook hier is de aanduiding ‘project’ niet op z’n plaats, maar is er sprake van routines. 

Het is zinvol een project te entameren als de vier redelijk duidelijk zijn (de score in het midden), waar er sprake is van:

Opdrachtgeverschap

Opdrachtgeverschap dat belegd is bij één orgaan (stuurgroep, directie, e.d.), en is bij voorkeur aan één persoon toegewezen. Er is sprake van helderheid rondom de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die nodig zijn om het resultaat op te leveren.

Organisatie

Een competente organisatie die bestaat uit medewerkers die weten hoe zij een dergelijke opgave moeten aanpakken; die dat mogen, kunnen en ook willen. Deze medewerkers zijn bovendien inhoudelijk deskundig, competent en bereid tot samenwerken. Daarnaast hebben zij gevoel voor de urgentie en het belang van het project en willen zij die laten slagen.

Omgeving

Een redelijk stabiele omgeving waar relatief weinig veranderingen optreden. Eventuele veranderingen zijn goed voorspelbaar. Daarnaast bestaat er draagvlak voor het project.

Opgave

Een opgave met bekende problemen, doelen en resultaten. Waar de risico’s bekend zijn en geaccepteerd, en het project uitvoerbaar is en goed te managen.

Bij sommige unieke opgaven is soms meer onzeker dan zeker

Een veel gebruikt model om opgaven te typeren is afkomstig van David Snowden (Harvard Business Review 2007) dat door het leven gaat als Cynefin-model.

Snowden onderscheidt vier soorten opgaven die hij typeert met de mate van duidelijkheid over het WAT en het HOE.

Simple

Zo zijn er de opgaven waar het WAT, dat opgeleverd gaat worden, bekend is, net als HOE de organisatie dat gaan doen. Deze opgaven zijn routinematig te realiseren met behulp van handboeken, protocollen, richtlijnen en ingeslepen werkwijzen (sense, categorize, respond). Snowden karakteriseert dit soort opgaven als Simple.

Chaotic

Een ander soort zijn de opgaven waar WAT en HOE onbekend zijn. De passende aanpak is handelen en hopen dat het goed komt – zoals premier Rutte deed in de eerste weken van de Covid-19 crisis -, tussentijds daarvan leren en bijsturen (act, sense, respond). Snowden duidt dit type opgaven aan als Chaotic.

Complex

Er zijn ook opgaven waarbij vooraf meer onzeker over het WAT en HOE. Het zijn opgaven waarbij er veel variabelen in het spel zijn, en die ook nog op elkaar inspelen. Er kan dan vooraf geen resultaat (WAT) worden beloofd. Omdat de ook de werkzaamheden (het HOE) maar ten dele bekend zijn, kan er geen plan van aanpak voor het gehele verloop van de opgave gemaakt worden. Zoals Snowden het zegt: ‘This means that we cannot forecast or predict what will happen’. Snowden typeert deze opgaven als Complex. Scrum is één van de methoden om dit soort opgaven te realiseren waarbij al werkend er steeds meer duidelijkheid ontstaat over het resultaat. Er wordt vooral op het doel gestuurd, met gebruik van tussenresultaten, of in scrumtaal, MVP’s: Minimal Viable Products. Het zijn de opgaven waarbij het plan van aanpak hoogstens achteraf gemaakt kan worden. Vandaar dat de aanduiding ‘project’ hier niet op z’n plaats is.

Complicated

Bij het vierde soort opgave is WAT en HOE nog niet helemaal duidelijk. Betrokkenen kunnen niet in één keer aan de slag gaan. Ze hebben wel kennis en er zijn ervaringsregels aanwezig. De opgave kan worden geanalyseerd, een gewenst resultaat kan op hoofdlijnen worden omschreven zodat het WAT duidelijk wordt. Vervolgens kan het HOE worden opgesteld en vastgelegd in een plan van aanpak. Snowden typeert deze opgaven als Complicated. Projectmanagement is één van de methoden om ingewikkelde opgaven te realiseren.

Een project is resultaatgericht

De aanduiding ‘project’ is van toepassing voor opgaven die om professioneel management vragen, zoals de bouw van het nieuwe Feyenoord stadion, het invoeren van een nieuwe wet of het maken van een nieuw behandelplan. Hierbij gaat het over opgaven met kenmerken als uniek, definieerbaar begin en eind (doel), resultaatgericht, multidisciplinair, ingewikkeld, onzeker, vanuit één punt beheersbaar, eén klant of opdrachtgever. En daarmee zijn we toe aan een formele definitie van een project.

Definitie van een project:

Een project is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het opleveren van een uniek resultaat, dat bijdraagt aan het behalen van doelen en waarbij de belangrijkste werkzaamheden te inventariseren zijn.

De verschillende projectmanagement methoden hebben dezelfde uitgangspunten

In Nederland zijn er veel methoden in gebruik, waaronder PMBoK – de Project Management Body of Knowledge die door de internationale organisatie PMI wordt ondersteund, Projectmatig Werken – een door TwynstraGudde ontwikkelde aanpak, Competence Base Line, die door de internationale organisatie IPMA wordt ondersteund, Projectmatig Creëren – een door Bos en Harting ontwikkelde aanpak en PRINCE2 – een initiatief van de Engelse overheid.

In deze alle methoden zijn grotendeels dezelfde uitgangspunten te onderkennen. Daardoor lijken de methoden (op het eerste gezicht) ook veel op elkaar:

• denken en handelen vanuit een resultaat (deliverable of product);
• scheiding van de verantwoordelijkheid voor doel (opdrachtgever) en resultaat (projectleider); 
• vooraf bepalen en vastleggen van het uit te voeren (inhoudelijk) werk;
• vooraf opstellen beheersplannen met marges voor risico’s (onzekerheden);
• tussentijds kiezen voor stoppen of doorgaan;
• heldere delegatie van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• beheerst wijzigingsmanagement door bijsturing bij (dreigende) afwijkingen.

Kies bewust

De moraal van dit betoog is dat een unieke opgave niet te snel het label project moet krijgen. Het bestaansrecht van een project bestaat uit het leveren van resultaten die het betrokkenen mogelijk maken beoogde (organisatie)doelen te behalen. Helaas wordt te vaak gekozen voor een aanpak die niet past bij de opgave. Mensen haken gedurende de opgave af en de kosten rijzen de pan uit. Erger nog: resultaten worden dan niet opgeleverd en doelen worden niet gehaald.

Door: Rudy Kor 

Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als partner) bij TwynstraGudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten.