Het antwoord op de vraag wat is projectmanagement is simpel: projectmanagement bevat de managementactiviteiten die je ontplooit om het project te beheersen en zo tot een goed einde te brengen.
De Prince2-definitie van projectmanagement is dan ook:
Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het project en het motiveren van de betrokkenen om de projectdoelen te realiseren binnen de verlangde prestatiedoelen voor tijd, kosten, kwaliteit, scope, benefits en risico’s.
Dat brengt ons bij de volgende vraag: wat wens je te beheersen om het succes van het project zeker te stellen?
De zes aspecten om het project te beheersen
Wat wil je (trachten te) beheersen om het succes van het project zeker te stellen? Vrijwel elk model noemt ‘kosten’ (of geld) en ‘doorlooptijd’ (of tijd). Daar staat in een project natuurlijk altijd iets tegenover, namelijk de producten die het project zal opleveren. Prince2 splitst deze producten in enerzijds kwaliteit en anderzijds ‘scope’ of omvang.
(Gebaseerd op axelos prince2®-materiaal. Copyright©AXELOS limited 2017. Materiaal is gereproduceerd onder licentie van AXELOS. Alle rechten voorbehouden.)
De beheersaspecten ‘risico’s’ en ‘benefits’ werken op het project in, veelal in de vorm van externe factoren. Deze te beheersen aspecten worden ook wel prestatiegebieden genoemd. Als het gaat over de daadwerkelijke invulling van deze beheersaspecten op project- of faseniveau, zoals een doorlooptijd afspreken van een jaar, zal ik de term projectdoelen gebruiken.
Hieronder volgt een korte toelichting op elk van deze beheersaspecten.
Kosten
De term ‘kosten’ behelst de projectkosten oftewel de kosten die gemaakt worden voor de uitvoering van het project. Kosten zijn in dit kader niet slechts uitgedrukt in geld. Ook benodigde manuren horen hierbij. Het is hierbij raadzaam niet alleen
naar de initiële kosten te kijken, maar ook naar de te verwachten impact op de exploitatiekosten van het projectresultaat. De exploitatiekosten zijn de verwachte jaarlijkse kosten na afloop van het project voor het gebruiken, beheren en onderhouden van het opgeleverde projectresultaat. Het is aan te bevelen om eveneens de verwachte exploitatielast van toleranties te voorzien, om zo ook op dit vlak het bestaansrecht van het project te bewaken. Zie hiervoor het voorbeeld van de Betuweroute hierna.
Doorlooptijden
Het bewaken en beheersen van de doorlooptijd is van belang. Een laat opgeleverd project heeft consequenties voor de realisatie van de benefits. Een verschoven einddatum maakt dat benefits veelal ook langer op zich laten wachten. Projecten verliezen soms zelfs hun bestaansrecht als ze de deadline overschrijden.
Een project met als doel om een aanbesteding van een klant te winnen, is nutteloos als de aanbieding niet voor het verstrijken van de deadline is aangeboden. Dan accepteert de klant de aanbieding niet meer. Bovendien kan er imagoschade ontstaan wanneer de organisatie een project niet op tijd oplevert. Daar komt nog bij dat de kosten van het project doorgaans oplopen als de doorlooptijd van het project toeneemt, onder meer doordat projectleden langer nodig zijn.
Kwaliteit
De eigenschappen van de producten moeten aansluiten op de verwachtingen. Als de producten niet van de juiste kwaliteit zijn, kan dit eveneens problemen opleveren tijdens of na het project. Er kunnen risico’s ontstaan als gevolg van onvoldoende
kwaliteit. Dit kan leiden tot bijvoorbeeld het op grote schaal verkopen van een ondeugdelijk product, waarvoor later terugroepacties noodzakelijk zijn.
Scope
De scope staat voor welke producten door het project moeten worden gemaakt of aangepast. Naast het aangeven wat er binnen deze scope valt, hoort hierbij ook het definiëren van welke producten het project niet oplevert. De scope zet als het ware een hekje om het werkterrein van het project en bakent het project goed af.
Risico
Deze term ‘risico’ is misschien wat ongelukkig gekozen. Veel mensen denken bij een risico uitsluitend aan een bedreiging. In prince2 betreft deze term bedreigingen én kansen. Bij zowel een bedreiging als een kans is er sprake van onzekerheid.
De term ‘onzekerheid’ was daarom misschien een betere benaming geweest. Het belang van dit beheersaspect is dat de totale hoeveelheid risico beheerst blijft tot een niveau dat past bij het project en de betrokken organisatie(s).
Benefits projectmanagement
De betrokken organisatie of organisaties ondernemen het project met als doel bepaalde benefits te realiseren. De benefits zullen zich mogelijk al tijdens het project voordoen, maar het merendeel volgt pas na afloop van het project. De realisatie
van deze benefits moet aandachtig worden bewaakt. Wanneer de verwachting ten aanzien van benefits verandert, en ze daarmee buiten de projecttoleranties vallen, moet het bedrijfsmanagement, het programmamanagement of de klantorganisatie het bestaansrecht van het project opnieuw beoordelen.
Bron: PRINCE2® voor professionele projecten
Door: Tanja van den Akker
Tanja van den Akker is mede-eigenaar van Forsa Advies
