De snelste manier om een toename van thuisburn-outs en een afname van de productiviteit te realiseren is als we op dezelfde manier blijven vergaderen als voor de corona-uitbraak. Nu we veelal thuiswerken, is het belangrijk dat we zelf keuzes gaan maken voor de juiste meetings. En dat we, als we deelnemen, ons ook afvragen of we continu over alle onderwerpen moeten meepraten. Waarom niet beeld en geluid uitzetten bij agendapunten waarmee je niet veel hebt? Dat is twee keer energiewinst: je verliest geen energie aan ongewenst aanwezig zijn en je kunt tijdens die besprekingen zelf jouw werk doen.
Bij een goede voorbereiding op een vergadering hoort ook een goede, uitdagende agenda. Met zo’n agenda creëer je meetings waarin flow kan gedijen en manage je de verwachtingen aan de voorkant. Als we bewuster kiezen voor het virtuele overleg, en deze bijeenkomst energiek en effectief willen laten verlopen, dan is voorbereiding nog belangrijker dan voorheen.
Minder meetings
Zodra je duidelijk hebt wat jouw rol is binnen het team, kies dan vanuit die rol voor bepaalde interactielijnen, de dag- en weekstarts en -finishes en de strategische teamvergaderingen. Deze bewuste keuze zorgt al voor aanzienlijke tijdwinst die je voor je kerntaken kunt benutten.
Daarnaast kun je ook tijdwinst boeken door goed te kijken wat je via andere kanalen kunt doen en met wie je exact een onderwerp wilt bespreken. Een veel voorkomende valkuil is dat er tijdens de vergadering tijdrovende een-tweetjes zijn, waar je niet het hele team bij nodig hebt. Die kun je dan beter en effectiever via een bilateraal telefoongesprek of facetime afhandelen. Realiseer je bij de keuze van de verschillende kanalen dat elk kanaal meer of minder afstand biedt tot de ander: de mail is daarbij het meest afstandelijk, er tussenin zitten bellen, de chats en whatsapps. Met video heb je digitaal de grootste nabijheid.
In de praktijk
Deelnemen aan meetings, ja/nee?
- Maak een lijst van alle meetings van de week.
- Vraag jezelf af welke meetings je kunt missen zonder dat je werk of dat van anderen eronder lijdt.
Zo ja, communiceer dat je afscheid neemt.
Zo nee, zijn jouw argumenten voor deelname steekhoudend?
Voegt de beoogde uitkomst van de bespreking waarde toe voor de rollen die je vervult? Zo ja, dan blijven deelnemen. Zo nee, stel jouw deelname ter discussie in het team.
Check je motivatie voor een meeting
De mate waarin wij vooruitgang ervaren, aldus de onderzoekers Amabile en Kramer (2011), wordt met name gevoed door een gevoel van autonomie, betekenis en inhoud (zie figuur 2). Je kunt deze drie ingrediënten als selectiecriteria gebruiken om te bepalen of je de uitnodiging voor de vergadering accepteert.
Met deze criteria kun je elke vergadering intuïtief scoren, zodat je snel een keuze maakt om al of niet te vergaderen. Als je de agenda van de meeting voor je neemt, scoor je deze met een 1 (niet relevant), een 3 (twijfelachtig) en een 9 (relevant). Door de scores 1, 3 of 9 word je meer uitgedaagd om echt te kiezen.
De totaalscore geeft je een indicatie van jouw onderbuikgevoel bij de agenda, en daarmee een duwtje richting wel/niet deelnemen. Zo voorkom je dat je achteloos elk vergaderverzoek accepteert en je je tijdens de vergadering afvraagt waarom je er (weer) zit.
De drie selectiecriteria van de meeting-motivatiescan
Autonomie
Bij ‘autonomie’ vraag je je af of de meeting bijdraagt aan het versterken van jouw zelfstandig functioneren, of jij in de meeting verwacht waarde te kunnen toevoegen aan de teamprestaties.
Inhoud
Het criterium ‘inhoud’ is gericht op de vraag in hoeverre de agendapunten inhoudelijk relevant zijn voor jou of jouw team. Het is goed de vraag te beantwoorden in hoeverre de inhoudelijke thema’s van de agenda aansluiten bij de actuele problemen waarvoor het team staat (timing), of dat de onderwerpen passen bij de rollen die jij in het team vervult (relevantie).
Betekenis
Bij het criterium ‘betekenis’ gaat het om de vraag of de agendapunten voor jou de juiste onderwerpen bespreken. Dan zijn er natuurlijk nog de momenten dat je graag als teamlid erbij wilt zijn, en waarbij iedereen aanschuift voor de sociale ontmoeting en de teambuilding.
Kies het juiste kanaal
Je kunt veel tijd winnen door niet alles als vanzelfsprekend met iedereen in meetings te bespreken. De meeste boodschappen zou je moeten kunnen bespreken via andere kanalen dan video of face-toface.
Beluister de podcast over effectief vergaderen met Rob de Haas:
Bron: Praktijkgids Online vergaderen
Door: Rob de Haas
