Portfoliomanagement wordt steeds vaker ingezet door publieke organisaties. Niet verwonderlijk, want met schaarse capaciteit en een toenemend aantal opgaven en bijbehorende projecten en programma’s, wordt het steeds belangrijker om scherp te kiezen tussen wat je nu, of later, of helemaal niet meer uitvoert.
Next level portfoliomanagement in het kort
- Publieke organisaties zetten steeds vaker portfoliomanagement in om scherpere keuzes te maken tussen projecten.
- Zes elementen zijn cruciaal voor effectief portfoliomanagement: proces & tools, inrichting & positionering, overzicht & inzicht, strategische focus, planmatig werken, en cultuur & leiderschap.
- Deze elementen zorgen voor zowel harde als zachte aspecten van portfoliomanagement en helpen het in de praktijk goed te laten functioneren.
- Een volwassenheidsmodel helpt organisaties om te evalueren waar ze staan en wat ze moeten verbeteren in hun portfoliomanagement.
- Het boek “Portfoliomanagement in de publieke sector” biedt inzichten in deze elementen en hoe ze te versterken.
Hoe dan?
Veel organisaties hebben intussen al mooie stappen gezet in het implementeren van portfoliomanagement. Er is overzicht van het portfolio, de capaciteit en de financiën, het portfolioproces is uitgewerkt, er is een portfoliomanager actief en er wordt gewerkt met een afwegingskader. Maar na een tijdje bekruipt je toch het gevoel: het levert ons nog niet de focus, het scherpte gesprek en de keuzes op die onze organisatie zo hard nodig heeft… Waar het precies aan ligt weet je niet, maar meer van hetzelfde (meer overzicht, beter proces etc.) gaat het verschil niet maken. Maar hoe dan wel?
Zes portfolio-elementen die samen het verschil maken
In het boek Portfoliomanagement in de publieke sector, geschreven als een realistische en praktische leidraad voor portfoliomanagers, worden zes elementen beschreven die samen bepalend zijn voor het (beter) werkend krijgen van portfoliomanagement.
De portfoliomanagement elementen onder elkaar:
- Proces & tools: de cyclische stappen (van inventariseren tot evalueren) en de hulpmiddelen die het gesprek en de besluitvorming ondersteunen.
- Inrichting & positionering: eigenaarschap, rollen, gremia en de plek van portfoliomanagement in het besturingsmodel.
- Overzicht & inzicht: een actueel beeld van het portfolio én de kritieke capaciteit en financiële ruimte om realistisch te kunnen sturen.
- Strategische focus: richtinggevende doelen en strategisch handelen, inclusief leren en herijken op basis van wat het portfolio laat zien.
- Planmatig werken: scherpe opdrachtformuleringen, goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en periodieke voortgangsbewaking in projecten en programma’s.
- Cultuur & leiderschap: sturen op waarden als integraliteit, transparantie en moed—zodat het “goede gesprek” ook echt gevoerd wordt.
Deze elementen richten zich zowel op de harde kant van portfoliomanagement met aandacht voor onder meer procesafspraken en de formele rolverdeling, als op de meer zachte aspecten als gemeenschappelijke focus, taal en waarden. Ze vormen de rode draad bij het ontwerpen en geleidelijk (door)ontwikkelen van portfoliomanagement, zodat het ook echt werkt in de praktijk.
Het volwassenheidsmodel: een middel om gericht door te ontwikkelen
Juist omdat die zes elementen elkaar beïnvloeden, is het waardevol om periodiek te toetsen: hoe volwassen zijn we per element, en daarmee op het geheel van portfoliomanagement? Waar scoren we al goed genoeg op, en waar zitten onze ontwikkelpunten? In het boek wordt een volwassenheidsscan gepresenteerd met per element een aantal indicatoren om de volwassenheid van portfoliomanagement binnen jouw organisatie te meten. Niet als “rapportcijfer om op af te rekenen”, maar een manier om het gesprek te voeren over wat er al staat én wat nog nodig is om portfoliomanagement meer te laten opleveren. Daarmee fungeert het volwassenheidsmodel als een soort groeikompas: het helpt om een gedeelde taal te creëren, verschillen in beleving zichtbaar te maken en keuzes te maken in wat je als eerste versterkt.
Meer lezen en aan de slag?
Wil je scherper krijgen waar jouw portfoliomanagement al stevig staat en waar de volgende ontwikkelstap zit? Het boek Portfoliomanagement in de publieke sector gaat uitgebreid in op deze zes portfoliomanagement elementen, wat ze inhouden, hoe je ze verder brengt en waar je daarbij op moet letten. Het boek is verkrijgbaar via Boom: Portfoliomanagement in de publieke sector – Leidraad voor portfoliomanagers
Door: Amir Sharafkhani, Hanne van Kasteren, Frederieke Sedee
Amir Sharafkhani, Hanne van Kasteren en Frederieke Sedee zijn adviseurs bij organisatieadviesbureau TwynstraGudde. Ze zijn gespecialiseerd in portfoliomanagement bij opdrachtgevers in de publieke sector.
