De AI-revolutie raast door het bedrijfsleven. Nieuwe modellen en geavanceerde videotools volgen elkaar in recordtempo op. Veel teams blijven echter steken in de experimenteerfase: losse eilandjes die her en der met tools pionieren. Volgens AI-expert en auteur Kim Pot, die ook spreekt op het Jaarcongres Teamcoaching, is het hoog tijd voor de volgende stap: structurele integratie in de werkprocessen én de teamcultuur. ‘Als je nu niks met AI doet en die skills niet opdoet, ga je het simpelweg lastig krijgen op de arbeidsmarkt’.
Wie dacht dat AI een voorbijgaande hype is, heeft het mis. De technologie heeft en houdt een gigantische impact op onze manier van werken. Toch heerst er op de werkvloer vaak een tweedeling: een groep die enthousiast vooroploopt en een groep die de kat uit de boom kijkt of weerstand biedt. Managers voelen bovendien de druk van targets en KPI’s in hun nek, waardoor er weinig ruimte lijkt te zijn voor innovatie.
Waar moet de focus heengaan met AI?
Volgens Kim Pot, auteur van het boek Werk hand in hand met AI, moeten we de focus verschuiven van pure efficiëntie naar werkplezier en waardecreatie. ‘We zijn vaak te veel gefocust op sneller en slimmer werken, maar het gaat er juist om dat AI je werk leuker kan maken’. Door repetitieve en tijdrovende taken uit te besteden, ontstaat er immers weer ruimte voor creativiteit en het échte menselijke contact.
De grootste uitdaging voor leidinggevenden is om het vrijblijvende experimenteren om te zetten in een gedragen, gestructureerde aanpak. Hoe pak je dat aan zonder je team te overspoelen met een burn-out aan nieuwe tools? Pot introduceert in de Boom Management Podcast een praktisch vijfstappenmodel waarmee managers direct aan de slag kunnen. Op basis van haar inzichten volgen hier vier concrete tips om met je team succesvol de stap te zetten naar een AI-gestuurde toekomst.
Concrete acties om je team naar een AI-gestuurde toekomst te leiden
1. Breng de huidige AI-situatie objectief in kaart
Veel managers tasten in het duister als het gaat om het daadwerkelijke AI-gebruik binnen hun afdeling. De eerste cruciale stap is daarom het analyseren van de nulmeting. Wat gebeurt er al op de achtergrond? Welke tools worden er stiekem al gebruikt, welke kennis is er aanwezig en waar zitten de blinde vlekken?
Het is hierbij essentieel om niet alleen naar de software te kijken, maar ook naar het sentiment. ‘Breng ook in kaart waar de weerstand zit’. Vaak komt die weerstand voort uit angst voor het onbekende of de overtuiging dat het werk al twintig jaar prima zonder technologie verloopt. Door het team actief te betrekken bij deze inventarisatie, creëer je vanaf het eerste moment openheid en draagvlak.
2. Formuleer een heldere teamvisie (en houd AI als hulpmiddel)
Een veelgemaakte fout is dat teams AI inzetten als een doel op zich. Men ziet een nieuwe tool en probeert die geforceerd tussen de bestaande werkzaamheden te proppen. Het resultaat? Frustratie en wildgroei. Pot benadrukt dat de technologie altijd ondersteunend moet zijn aan de grotere teamdoelstellingen.
‘AI is altijd een hulpmiddel om bij je doel te komen’. Of het nu gaat om het verhogen van de klanttevredenheid of het vergroten van de naamsbekendheid in de markt: de bestaande KPI’s blijven leidend. Pas wanneer de stip op de horizon helder is, ga je strategisch kijken hoe generatieve IT-hulpmiddelen kunnen helpen om dat doel sneller of beter te bereiken. Zo voorkom je dat het team gek wordt van de waan van de dag en de constante stroom aan updates.
3. Bouw een veilige boxring met duidelijke richtlijnen
Zodra de visie staat, moeten er praktische kaders worden geschept. Dit betekent niet dat er direct een rigide, afschrikwekkend beleidsdocument van tientallen pagina’s moet liggen, maar wel dat er duidelijke richtlijnen komen.
Pot vergelijkt dit met een boxring: ‘Je zet de buitenkant neer, zodat je team daarbinnen op een veilige en verantwoorde manier lekker kan experimenteren’. In deze richtlijnen leg je praktische zaken vast. Denk aan databeveiliging (wat mag wel en niet in een publieke tool worden ingevoerd?), de verdeling van licenties en afspraken over wie de AI-trainingen monitort. Sinds de introductie van de Europese AI Act zijn organisaties bovendien wettelijk verplicht om personeel op te leiden wanneer ze met bepaalde AI-systemen werken. Goede kaders zijn dus niet alleen handig, maar ook noodzakelijk.
4. Start een gestructureerd pilotproces met concrete use cases
Gooi niet direct de hele afdeling om, maar houd het behapbaar. Kies één specifieke teamdoelstelling of een terugkerende, repetitieve taak en bouw daar een overzichtelijke businesscase omheen.
Zet een klein pilotteam op van bijvoorbeeld drie enthousiaste ‘AI-ambassadeurs’. Laat hen gedurende een maand een geselecteerde tool intensief testen aan de hand van een matrix met harde selectiecriteria, zoals gebruiksvriendelijkheid, integratiemogelijkheden met bestaande software en de transparantie van kosten. Pas na een grondige evaluatie op basis van deze checklist schaal je de tool stapsgewijs op naar de rest van de collega’s. ‘Door zo’n gestructureerd pilotproces te doorlopen, zorg je ervoor dat er ook echt iets met de bevindingen gebeurt en dat tools verankerd raken in het werkproces’.
Blijft de menselijke factor doorslaggevend bij AI?
Hoewel de technologische vooruitgang dwingt tot actie, ligt de échte sleutel tot succes bij de manager als facilitator. Het is aan de leidinggevende om structureel tijd in te ruimen in de agenda – al is het maar een half uur per twee weken – om met AI bezig te zijn. Zonder die bewuste ruimte regeert de waan van de dag en blijft alles bij het oude.
Uiteindelijk is de grootste les uit de praktijk dat technologie nooit de menselijke verbinding mag vervangen. Juist in een tijd waarin machines teksten, beelden en analyses kunnen genereren, wordt de menselijke factor het belangrijkste onderscheidend vermogen. Managers moeten scherp blijven toezien op de precaire balans tussen digitale optimalisatie en menselijk welzijn. Pot concludeert treffend: ‘Hoe groot AI ook wordt, wij hebben vaardigheden die technologie niet kan overnemen. Het echte gesprek van mens tot mens blijft het allerbelangrijkste’.
- Kim Pot is ook spreker op het Jaarcongres Teamcoaching. Schrijf je nu in >>>
Beluister de Boom management Podcast met Kim Pot:
Over de expert en de host
Kim Pot is AI-expert, veelgevraagd spreker en de auteur van het managementboek ‘Werk hand in hand met AI‘. Ook spreekt ze op het Jaarcongres Teamcoaching. Met een achtergrond in de marketing is zij momenteel werkzaam als marketing lead bij een vooraanstaand IT- en AI-bedrijf. Om haar eigen spreekangst te overwinnen, besloot ze zich jaren geleden op het podium vast te bijten in de opkomst van ChatGPT en generatieve IT. Inmiddels adviseert en traint ze talloze teams vanuit een unieke praktijkervaring, nauw omringd door techneuten die al sinds 2016 aan de wieg staan van geavanceerde AI-modellen. ‘Ik ben enorm nieuwsgierig en AI schudt je vakgebied lekker op, waardoor je echt op een andere manier naar je werk moet gaan kijken’.
Eduard van Brakel is journalist, auteur en eindredacteur van het platform Boom Management, waarvoor hij tevens de vaste host is van de ‘Boom Management Podcast’. Van Brakel is al sinds zijn negentiende actief in de journalistiek en online media, studeerde aan de Koninklijke Militaire Academie en schreef onder meer het boek ‘Leidinggeven is omgekeerd opvoeden‘ en in september verschijnt zijn boek Van fillercontent naar Killercontent bij Koninklijke Boom uitgevers. In zijn podcasts en interviews fungeert hij steevast als de nuchtere en kritische stem van de manager uit de praktijk. Door scherpe vragen te stellen over herkenbare drempels zoals budgetten, prompts en tijdsgebrek, weet hij complexe managementtheorieën effectief te vertalen naar concrete, direct toepasbare inzichten voor de werkvloer.
Door: Eduard van Brakel
