Topkwaliteit met een time-out

Het fenomeen time-out kennen we uit de sport. Maar ook daarbuiten blijkt een time-out te werken, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg.

Het fenomeen time-out ken ik uit het verleden, toen ik in mijn jeugd een niet-succesvolle basketballer bleek. Tijdens een basketbalwedstrijd helpt een time-out om in het heetst van de strijd het hoofd koel te houden, aanwijzingen te ontvangen, elkaar op te peppen en een paar slokken energydrank te nemen. Ook buiten het basketbalveld blijkt een time-out goed te werken, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg voor het tijdig signaleren van afwijkingen. Een time-out kost niets en kan veel opleveren, ook op het gebied van kwaliteitswinst. Waarom een time-out, juist in een tijd waarin snelheid domineert? Waarom is het goed om toch af en toe even stil te staan? Heel simpel, om afwijkingen tijdig op te merken, risico’s te signaleren en daarmee bijvoorbeeld kwaliteitsproblemen te vermijden. Dit heeft veel te maken met de werking van ons brein. De beroemde Nobelprijswinnaar en psycholoog Daniel Kahneman onderscheidt twee denksystemen: systeem 1 en systeem 2. Systeem 1 is ons snelle, intuïtieve en op routine gebaseerde denken. Het benutten van systeem 1 gaat vrijwel moeiteloos. Alleen kunnen we op die manier afwijkingen of risico’s eenvoudig over het hoofd zien. Gelukkig hebben we ook een systeem 2, waarmee we de snelle routines van systeem 1 kunnen toetsen en waar nodig corrigeren. Systeem 2 kost ons energie, we moeten er wat moeite voor doen. Tijdens een time-out kunnen we systeem 2, ons eigen interne controlesysteem, mobiliseren én benutten.

Wat is een time-out?

Een time-out is niets anders dan een bewust gekozen ‘pas op de plaats’ tijdens het uitvoeren van een activiteit of proces. Een korte pauze, om even scherp na te gaan of alles gaat zoals het is bedoeld. Bijvoorbeeld in een verhitte vergadering of tijdens een operatie.

Een time-out is niets anders dan een bewust gekozen ‘pas op de plaats’ tijdens het uitvoeren van een activiteit of proces.

Je kunt zelf een time-out inlassen, als je het gevoel hebt dat er een afwijking optreedt. Als je in een team werkt kan een van de teamleden een time-out aanvragen. Hierover kan je met elkaar wat eenvoudige afspraken kan maken. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de gezondheidszorg op de operatiekamer, via de zogenoemde Time Out Procedure of TOP. Voorafgaand aan een operatie, om verwisseling van patiënten te voorkomen, of tijdens een operatie, als iemand vermoed dat er een complicatie optreedt.

Wat levert de TOP op?

Veel, zo blijkt uit onderzoek in de gezondheidszorg. De Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) onderzoekt sinds 2007 het operatieve proces voor, tijdens en na operaties. Een belangrijk onderwerp, naast bijvoorbeeld infectiepreventie, is communicatie. In 2012 bleek dat de kwaliteit van het operatieve zorgproces in vijf jaar tijd aantoonbaar is verbeterd. Deze kwaliteitsverbetering wordt vooral toegeschreven aan de invoering van de time-outprocedure, die in feite een specifieke vorm van bewuste communicatie is. De risico’s van operaties voor patiënten zijn door een relatief eenvoudige ingreep als een time-outprocedure verlaagd, waarmee de kwaliteit van zorg is verhoogd. Dit is bevestigd door onderzoek in het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam. Hieruit volgt dat het toepassen van de TOP leidt tot een opvallende daling van chirurgische complicaties en daarmee verbonden sterftecijfers.

Kwaliteitsverbetering: het kan dus eenvoudig en praktisch

De time-out is dus een mooi voorbeeld van een eenvoudige en praktische risicobeheersmaatregel voor het realiseren van kwaliteit, die bijvoorbeeld leidt tot aantoonbaar veiliger en doeltreffender zorg. En opmerkelijk, voor het toepassen van de time-out is geen enkele technologie nodig. Het gaat puur om bewustzijn, aandacht en de individuele moed om even te stoppen, los van de tijdsdruk of groepsdruk. Wat hierbij natuurlijk wel helpt is een teamcultuur, waarin iedereen op elk willekeurig moment een time out kan inlassen, onafhankelijk van de hiërarchische positie. Het structureel toepassen van de time-outprocedure zou ook in veel andere sectoren kunnen leiden tot structurele kwaliteitsverbetering en een vermindering van vermijdbare risico’s. In de bouw- en infrasector gebeurt dat al. De zogenoemde Last Minute Risk Analysis (LMRA), vlak voor het starten van werkzaamheden, is in feite ook een time-outprocedure. Voor het vroegtijdig opmerken van afwijkingen en fouten is de time-out is dan ook een van de aandachtspunten. Het is hiermee een onderdeel van risicoleiderschap, wat essentieel is om te kunnen (blijven) voldoen aan steeds hogere kwaliteitsverwachtingen in een dynamische en deels onzekere wereld. Veel meer hierover op Hét Grote Kwaliteitscongres op 9 mei 2019. Door: Martin van Staveren Dr. Martin van Staveren staat voor anders omgaan met onzekerheden, risico’s en kwaliteit. Hij promoveerde op het proefschrift Risk, Innovation & Change. Vanuit risicobureau VSRM adviseert hij organisaties in allerlei sectoren over realistisch en werkbaar risicomanagement. Ook is hij kerndocent aan de Executive Masteropleidingen Risicomanagement en Public Management, Universiteit Twente. Hij is auteur van de boeken Risicogestuurd werken in de praktijk en Risicoleiderschap: doelgericht omgaan met onzekerheden.