Hoe brengt u een minder prettige boodschap op zo’n manier over dat de verhouding met uw publiek niet wordt geschaad? Daarvoor vindt u in de volgende bladzijden een aantal tips. Handig bij toespraken over reorganisaties, ontslag, overlijden, een pijnlijk afscheid en dergelijke.
Toespraak met moeilijke boodschap
- Slecht nieuws moet door de juiste persoon gebracht worden. Dat betekent in een organisatie: degene die verantwoordelijk
is, die een centrale plaats in de hiërarchie inneemt. Leidinggeven is: onpopulaire beslissingen durven nemen én
presenteren. - Wacht niet onnodig met het presenteren van slecht nieuws. Dat geldt zowel voor het moment waarop u de toespraak
houdt, als voor het moment in de toespraak waarop u het slechte nieuws meedeelt. - Draai niet om het slechte nieuws heen. Gebruik welwillende en tactische formuleringen, maar zorg vooral dat u duidelijk
bent. - U kunt slecht nieuws wel verzachten door het te compenseren. U kunt bijvoorbeeld aangeven wat er allemaal goed is (naast wat er slecht is).
- Een andere compensatiemethode is duidelijk maken dat het veel erger had kunnen zijn.
- In sommige gevallen kan de ‘buffertechniek’ gehanteerd worden: het slechte nieuws wordt voorafgegaan én gevolgd door een stukje goed nieuws.
- U maakt de moeilijke boodschap aanvaardbaarder door persoonlijke betrokkenheid te tonen.
- Bij slecht nieuws zullen de luisteraars naar een uitweg zoeken. Als die er niet is, maak dat dan ook duidelijk. Bij slecht nieuws is een degelijke motivering van de beslissingen van bijzonder groot belang.
- Als er sprake is van een probleem en een oplossing, zet de oplossing dan centraal en maak niet te veel woorden vuil aan het probleem.
- Anticipeer in uw toespraak op mogelijke reacties van uw toehoorders – maar geef ze wèl de gelegenheid om ook zelf te reageren.
Speech bij een reorganisatie
- Bereid een toespraak over een reorganisatie zorgvuldig voor; breng niet al het slechte nieuws in één keer. Maak gebruik van circulaires of het personeelsblad.
- Probeer zo veel mogelijk het belang van de luisteraars centraal te stellen. Wat heeft de reorganisatie voor hen voor consequenties? Het belang van de organisatie komt op de tweede plaats.
- Vermijd een tegenstelling tussen wij (het bedrijf) en jullie (de werknemers). Zoek naar een gemeenschappelijk belang. Meestal is dat te vinden in de toekomst van de organisatie.
- Neem eventuele angsten weg. Geef niet alleen aan wat er wèl gebeurt, maar ook wat er niet gebeurt.
- Maak gebruik van ‘buffers’ om het slechte nieuws aanvaardbaar te maken. Dat wil zeggen dat u het slechte nieuws ‘verpakt’ tussen twee stukjes goed of neutraal nieuws.
- Zorg dat u het vertrouwen van het publiek wint. Wees eerlijk en laat uw persoonlijke betrokkenheid duidelijk uit de toespraak blijken.
- Een omzichtige en zorgvuldige formulering draagt bij aan de acceptatie van de boodschap. Pas op voor woorden met een
sterk negatieve lading (ontslag, sanering). - In sommige gevallen is het mogelijk om slecht nieuws positief te brengen (dus niet: wat gaat verloren, maar: wat blijft
er behouden). - Eindig uw verhaal met een positieve opmaat. Geef voldoende aandacht aan oplossingen, uitwegen en perspectieven.
- Geef de luisteraars de gelegenheid hun bezorgdheid te uiten (bijvoorbeeld door ze vragen te laten stellen).
Het houden van een grafrede
- Schrijf uw toespraak uit. Hakkelen of naar woorden zoeken geeft bij een begrafenis of crematie geen pas. Het is ook niet erg als u de toespraak voorleest; dat past bij de formaliteit van de gelegenheid.
- Neem als u een toespraak wilt houden, contact op met de familie. Wellicht wil men geen toespraken of zijn er onderwerpen die u beter kunt vermijden.
- Spreek kort: het klinkt cynisch, maar kerk of aula zijn maar voor een beperkte tijd beschikbaar.
- Spreek zo natuurlijk mogelijk. Geef uiting aan uw gevoelens, maar vermijd pathos of sentimentaliteit.
- Spreek tot de aanwezigen: de vrienden, familie en collega’s. Spreek de overledene zelf zo min mogelijk toe, behalve (desgewenst) aan het slot.
- Durf persoonlijk te zijn, zonder uzelf centraal te stellen. Uw eigen herinneringen aan de overledene geven de toespraak
iets bijzonders. - Als u iets over de levensloop van de overledene vertelt: zorg dat namen en jaartallen kloppen. Als u spreekt over voorvallen van lang geleden, kan uw geheugen u gemakkelijk bedriegen.
- Maak de toespraak niet te zwaar. De belangrijkste functie van een grafrede is, hoop en troost te bieden aan de nabestaanden.
- Hoop en troost kunnen gevonden worden in wat bereikt en voltooid is (het levenswerk van de overledene, zijn of haar
opgegroeide kinderen) en in de toekomst (wat kunnen wij zelf doen, wat zou hij/zij gewild hebben). - Een grafrede mag ook ironische of (licht) humoristische passages bevatten, als u bijvoorbeeld herinneringen aan de overledene ophaalt. Zorg er wel voor dat de toonzetting niet te komisch wordt.
Bron: Management Executive
