De management review is een verplicht element in elke planning- en controlcyclus van een gecertificeerd kwaliteitssysteem. Maar zo tegen de zomervakantie ben ik meer bezig met een innerlijke management review.
In de management review stellen we vast welke informatie verzameld en geanalyseerd moet worden, waar beslissingen over genomen moeten worden en hoe de review het beste past in de jaarplancyclus. Maar zo tegen de zomervakantie heb ik wel even genoeg van alle verplichtingen, normen en systemen. Dan ben ik meer bezig met een innerlijke, eigen management review. Ook dat is een ‘proces’ van 4 stappen:
Stap 1: Het blijft nog even malen
Tijdens mijn vakantie vindt als vanzelf een evaluatie in mijn hoofd plaats. Een soort ‘eindejaarsgesprekje’ met mijzelf. Wat vond ik het afgelopen jaar goed gaan? Waar ben ik echt trots op? Met wie heb ik fijn samengewerkt?
Tijdens mijn vakantie houd ik ongemerkt een soort eindejaarsgesprekje met mezelf.
Uiteraard komen ook de minder goede ervaringen voorbij: bij welke klant hebben we het niet zo goed gedaan? Wat had nog wel wat meer voorbereiding nodig gehad? Waar sloegen we de plank mis? Hoe kwam dat? Wat hebben we gedaan om het op te lossen en denk ik dat dat voldoende is om het ‘dit jaar’ beter te doen?
Belangrijk in deze stap is dat u het laat gebeuren. Leg vooral niets vast, dat verstoort het ontspannen raken. Laat het gewoon gebeuren. Dan werkt u vanzelf naar de volgende stap.
Stap 2: Ideeën krijgen ruimte
Na een weekje ontspannen, komen de ideeën. Waar gaan we op focussen? Wie kan ik vragen mij daarbij te helpen? Welke ambities hebben we en hoe gaan we die realiseren?
Een bruikbare tip in deze stap: verwen uzelf met gezonde smoothies, heerlijke zomercocktails en veel vers fruit. De natuurlijke suikers en vitaminen – en op zijn tijd een beetje alcohol – zorgen voor een vrije geest, de ideeën vloeien vanzelf.
En dat zonder enige inspanning om data te verzamelen, analyses erop los te laten, een standpunt in te nemen en onze doelen SMART te formuleren!
Stap 3: Geniet
Als stap 1 en 2 achter de rug zijn, heeft u nog tijd om te genieten van uw vakantie. Hoe eerder u stap 1 en 2 doorloopt, des te meer tijd heeft u voor stap 3. En let op: de vakantie moet wel blijven aanvoelen als vakantie.
De belangrijkste tip: ga lang genoeg weg.
De belangrijkste tip die ik u hier kan geven: ga lang genoeg weg. Twee weken is waarschijnlijk te kort. Dan heeft u geen tijd voor stap 3. Met dit stappenplan heeft u voldoende grond voor een langere vakantie, zo’n drie tot vier weken.
Stap 4: Verzamel en ga aan de slag
U bent weer terug op kantoor. Verzamel alle innerlijke management reviews van uzelf en uw collega’s. Doe dit op een ludieke wijze, bijvoorbeeld door grote mindmaps te maken en die op te hangen.
Op dit moment komt een zeer doortastende en analytische persoon in beeld, bijvoorbeeld uw kwaliteitsmanager.
Op dit moment komt een zeer doortastende en analytische persoon in beeld, bijvoorbeeld uw kwaliteitsmanager, want het uiteindelijke resultaat moet natuurlijk wel voldoen aan de eisen. Met de besluiten en acties die uit deze sessie komen, gaat u met nieuwe energie weer fris aan de slag.
Dit stappenplan is uiteraard geschreven op persoonlijke titel, er kunnen geen rechten aan worden ontleend voor uw certificeringsaudit.
Fijne vakantie!
Sandra Henke is directeur van Certiked
