Steeds vaker worden projecten geïnitieerd, uitgevoerd, of afgebroken. Maar wat zijn projecten eigenlijk? Projecten hebben in ieder geval een opdrachtgever. Dit kan een interne of externe opdrachtgever zijn. Een extern project wordt uitgevoerd in opdracht van een (externe) klant. Een dergelijk project heeft dus een externe opdrachtgever (de klant) en een interne opdrachtgever (het eigen management) dat beslist of de organisatie het project uitvoert. De externe opdrachtgever is diegene die voor het op te leveren projectresultaat betaalt, waarbij het plan van aanpak de basis vormt voor de offerte.
Er zijn ook projecten die alleen een interne opdrachtgever hebben. Interne projecten zijn in te delen in intern, niet voor een klant en intern niet direct voor een klant. In het laatste geval wordt met het projectresultaat (bijvoorbeeld een fabriek) iets voor de markt gemaakt.
Project: verandering binnen randvoorwaarden
Het onderscheid extern, intern (voor een klant of niet direct voor een klant) is belangrijk in verband met de verwerking van de kosten en opbrengsten van projecten in de financiële administratie en de jaarrekening. Of het nu een intern of extern project is, voor beide geldt altijd: het gaat om een verandering binnen randvoorwaarden. Die verandering kan in de eigen organisatie zijn of in de organisatie van de klant.
Typen projecten
Er zijn verschillende typen projecten te onderscheiden:
- activum (gebouw, productiemiddel of gebruiksgoederen);
- procesverbetering (administratief proces of productieproces) of verbeteren managementinfo;
- product- of dienstontwikkeling;
- evenementen;
- research (fundamentele) ontwikkeling;
- softwareontwikkeling, softwareselectie en -implementatie;
- projecten die een gevolg zijn van gewijzigde wet- en regelgeving;
- reorganisatie;
- cultuurverandering;
- onderhoudsprojecten.
Een manier om verschillende projecttypen te kunnen onderscheiden, is door te kijken in hoeverre de resultaten van het project vooraf concreet en duidelijk zijn en in hoeverre de organisatie ervaring heeft met de wijze waarop het project wordt aangepakt (de toe te passen methoden en technieken).
Dit leidt tot de volgende indeling:
- Deze projecten voldoen het beste aan het algemene beeld van projecten: de te realiseren resultaten zijn bekend en ook de wijze waarop het project wordt uitgevoerd.
- Het resultaat is bekend, de methoden en technieken zijn echter niet altijd duidelijk te specificeren.
- De aanpak is helder maar de output, het projectresultaat is vooraf niet goed te concretiseren.
- Zowel de uiteindelijke resultaten van een project als de aanpak ervan zijn van tevoren niet goed bekend. Deze projecten liggen dan ook dicht tegen improviserend werken aan.
De indeling wordt bekeken vanuit de organisatie die het project uitvoert en is een indicatie voor de mate waarin beheersing mogelijk is.
Bron: Projecten en projectportfolio in control
Door: Guido Fröhlichs
