Problemen oplossen is een integraal onderdeel van alle organisaties. Er wordt vaak veel geld aan besteed om dit vermogen te vergroten. Bijvoorbeeld via training en coaching, communicatie, beloningen e.d. Dat is allemaal prima, maar er zijn nog 5 manieren die – mits goed geïmplementeerd – het vermogen problemen op te lossen sterk vergroten. Ze zijn niet zo bekend, men is zich er niet van bewust, maar ze doen meestal stilletjes hun werk.
1. Leer te worden afgeleid
Problemen oplossen kan behoorlijk intensief zijn. We hebben allemaal wel eens ervaren dat we ondanks sterke focus op een probleem, geen nieuwe inzichten kregen. We lijken vast te zitten en we komen geen steek verder in het vinden van een oplossing voor het probleem. Op zo’n moment kan afleiding helpen.
Wanneer je focust op een enkel probleem, dan is je bewuste brein daar druk mee bezig. Als je dan even een pauze neemt of met ergens anders bezig bent, dan gaat je onbewuste brein verder met het eerste probleem, zonder dat je dat in de gaten hebt. Als je dan weer terugkeert naar het eerste probleem, sta je soms versteld van de ideeën en inzichten die je opeens hebt.
2. Houd de teamgrootte in de gaten
De omvang van een team dat bezig is een oplossing ergens voor te vinden is cruciaal. In onze pogingen om niets over het hoofd te zien, stellen we een groot team samen. Maar in grote teams ontstaat vaak verwarring en te veel discussie tussen teamleden die het niet met elkaar eens zijn.
Bij het samenstellen van een team, denk dan hieraan:
Brook’s Law (Fred Brook, 1975): ‘Adding manpower to a late software project makes it later.’
Doe dat dus niet.
Lawrence Putnam, een andere legende op het gebied van software-ontwikkeling bestudeerde 491 projecten bij grote bedrijven. Hij ontdekte dat teams van drie tot zeven personen 25% van de inspanningen verbruikten, als teams van negen tot 20 personen. Zodra teams dus groter worden dan acht personen, duurt het langer om dingen voor elkaar te krijgen.
Leestip: Zo creëer je creatieve teams
Formule n(n-1)/2
Let goed op de communicatiekanalen in een projectteam. Deze kun je ontdekken met de formule n(n-1)/2. Stel, je team bestaat uit zes personen, dan heeft het 15 kanalen. Een team van acht personen heeft er 28, en een van negen personen heeft er 36!
Het kernteam bestaat idealiter uit maximaal 7 personen.
Een team behoort een samenhangende groep te zijn waarin iedereen moet weten wat de ander aan het doen is. Als er te veel kanalen zijn, is dat een probleem. Het kernteam moet dus klein zijn. Idealiter bestaat het kernteam uit maximaal zeven personen.
3. Loop terwijl je werkt
Als je je ideeën wil afstemmen met een senior manager, of met een groepje van vier of vijf personen, ga dan eens wandelen. De frisse lucht en de zon (als die er is) geeft de mensen energie, het verbetert hun denken en stimuleert hun creativiteit.
Als je ideeën wil bespreken, ga dan eens wandelen. Het grootste voordeel is dat mensen gefocust zijn en niet eindeloos kunnen doorgaan.
Het grootste voordeel is dat mensen gefocust zijn en niet eindeloos kunnen doorgaan. Als mensen wandelen, is er bijna geen sprake van hiërarchie en het haalt mogelijke aarzelingen weg. In combinatie met de frisse buitenlucht zijn mensen meer relaxed en voelen ze zich vrijer om zaken te bespreken.
Overigens was lopend vergaderen favoriet bij Steve Jobs.
4. Het maakt uit hoe je zit in vergaderingen
Een belangrijke maar vaak overziene succesfactor in samenwerken is op welke plek teamleden in de vergadering zitten. Als bijvoorbeeld mensen aan een tafel met rechte hoeken zitten, dan is er weinig interactie tussen de teamleden. Zitten ze in twee rijen tegenover elkaar, dan ontstaat een wij-zij-gevoel. Zit het team aan een lange tafel, dan hebben de mensen in het midden de neiging het voortouw te nemen en meer credits te nemen, terwijl de mensen aan het eind van de rij rechts en links zich genegeerd voelen.
Als teams in een cirkel zitten dan stimuleert dit samenwerking en voelen de teamleden zich erbij horen. Het mooie van een kring is ook dat iedereen op hetzelfde niveau zit, er is geen hoofd van de tafel en dus geen hiërarchie. Mensen zijn dan meer betrokken en niet bang om te zeggen wat ze willen zeggen. En dat is essentieel voor het oplossen van problemen.
5. De kracht van groen
Groen kan wonderen doen voor de creativiteit van een team. Uit onderzoek is gebleken dat mensen die werken in een groene omgeving, met planten en bloemen, 15% meer ideeën hebben. Dit vraagt geen grote investeringen. Een paar planten is al genoeg. Het bootst een natuurlijke omgeving na en dat stimuleert creativiteit en levert betere probleemoplossingen.
Bron: PEX Network.com
