Obeya is een Japanse term die betekent: grote ruimte. Het wordt wel eens vergeleken met de brug van een schip of een ‘war room’. Voor productieorganisaties is ‘obeya’ een nuttige tool om samen te werken, problemen op te lossen en ideeën uit te wisselen.
Obeya’s (grote ruimtes) bieden letterlijk tijd en ruimte om problemen op te lossen en te overleggen, zonder last te hebben van organisatorische drempels of muren.
Visueel management
Het belangrijkste element van een obeya is de visuele ondersteuning. De muren in en obeya zijn beplakt met tabellen en grafieken en allerlei andere data die voor de deelnemers van belang zijn, waarover gepraat en beslist moet worden. Een obeya is een omgeving die uitnodigt tot samenwerken. Het eindresultaat moet zijn: snellere en effectievere oplossingen voor de problemen waar men op de werkvloer tegenaan loopt.
Een obeya is een omgeving die uitnodigt tot samenwerken.
In de obeya komt informatie bij elkaar. Hier wordt het geanalyseerd, worden prioriteiten gesteld en kunnen beslissingen genomen worden over wat met de informatie wordt gedaan. Bedrijven als Toyota en Volvo maken regelmatig gebruik van obeya’s.
Wat is obeya niet?
Obeya is niet bedoeld als een proceseiland. Alleen alle ingenieurs bij elkaar in een ruimte zetten maakt nog geen obeya. Visuele tools zijn nodig en onderlinge samenwerking.
Obeya bij Toyota: de adrenalinekamer
Niet verwonderlijk is ‘obeya’ een tool uit het Toyota Production System. In de productiefabrieken van Toyota is obeya bedoeld om iedereen in dezelfde richting te laten bewegen, zonder muren of silo’s, zegt Scott Redelman, senior manager bij Toyota Industrial Equipment Manufacturing.
Bij Toyota heet de obeya de adrenalinekamer omdat ze de adrenaline, de energie en de urgentie willen gebruiken om snel te reageren en samen die verbeteringen willen maken voor de klant.
‘Wij noemen het de adrenalinekamer omdat we hiermee managers proberen aan te moedigen om elke dag de output te verbeteren. We hebben adrenaline nodig om elke dag weer al onze processen te richten op wat onze klanten willen. Daarvoor moeten we snel kunnen reageren en samenwerken en samen groeien om elke dag weer te verbeteren voor onze klanten.’
Geen gezellige praat
De dagelijkse meetings in de adrenalinekamer zijn dan ook niet bedoeld om bij te praten of iedereen up to date te houden over wat er allemaal is gebeurd gisteren. De obeya-meetings gaan over de hoogtepunten en de missers, en welke maatregelen genomen moeten worden om de organisatiedoelen te bereiken.
De obeya is niet bedoeld om de dag van gisteren te bespreken, maar om verbeteringen door te voeren.
Managers mogen meeluisteren
Het doel van obeya is ook niet om iets te presenteren aan het management team, hoewel sommige MT-leden of andere senior executives wel aanwezig zijn. Gevaar hiervan is wel dat men zich richt op de baas, terwijl dat uitdrukkelijk niet de bedoeling is van de obeya.
Het MT mag erbij zijn en helpen waar nodig, maar het doel is niet om iets uit te leggen of te presenteren aan het MT.
Het doel is wel om dialoog te stimuleren tussen managers onderling zodat er ook eigenaarschap genomen wordt voor problemen die gesignaleerd worden. Het meest effectief zijn de meetings waar het hogere management op de achtergrond meeluistert en alleen helpt in het prioriteren, andere suggesties doet en de bijeenkomst kan afronden.
Wilt u meer lezen over kwaliteitsinstrumenten? Abonneer u op de gratis Sigma nieuwsbrief!
De basis: harde data
Het belangrijkste is dat mensen bijeen komen en met elkaar praten over grote en kleine problemen die ze tegenkomen en zich meteen kunnen beroepen op beschikbare gegevens.
Grafieken en tabellen die aan de muur hangen kunnen handmatig verder ingevuld worden. Dat maakt meteen duidelijk waar de problemen zitten die moeten worden opgelost. Tijdens een obeya kunnen mensen de grafiek van iemand anders invullen of een idee toevoegen. Het gaat niet om de rapportage, het gaat om de dagelijkse operatie.
iObeya: Lean in een digitaal landschap
Voor productie-organisaties die wereldwijd werken is de digitale obeya bedacht. iObeya is een digitaal, visueel management platform dat lijkt op de staande obeya-meetings die met papieren grafieken e.d. werken.
De Volvo Group heeft locaties op vijf continenten en wilde de teams laten samenwerken. Ze werken met een interactief touch screen.
Het Franse PSA Group (PSA Peugeot Citroën) had dezelfde uitdagingen en gebruikt inmiddels ook iObeya. PSA heeft meer dan 10.000 gebruikers in 31 landen.
Voor beide bedrijven betekent het gebruik van iObeya ook een drastische verlaging van reiskosten.
Lean management
De uitdaging is niet de tool, maar de lean management implementatie, zeggen de beide autofabrikanten. ‘We moeten de medewerkers opleiden zodat ze de lean principes begrijpen en een cultuur te ontwikkelen waarin men openstaat voor verandering en probleemoplossing.’
Wilt u meer lezen over kwaliteitsinstrumenten? Abonneer u op de gratis Sigma nieuwsbrief! Elke week uitleg over een nieuw kwaliteitsinstrument.Â
Lees ook: Visgraatdiagram uitgelegd en Het Kano-model.
