De 5x waarom methode is een simpele maar effectieve methode om de werkelijke, diepere oorzaak van een probleem of knelpunt te achterhalen.
Hoe werkt 5x waarom?
Allereerst is het van belang om het probleem zo concreet mogelijk te benoemen.
Hierna komt de vraag aan de orde waarom het probleem zich heeft voorgedaan. Ook in de beantwoording van de vragen is het belangrijk om zo concreet mogelijk te zijn.
Vervolgens wordt wederom de vraag gesteld waarom dat het geval was. Dit proces wordt herhaald tot de kern van het probleem duidelijk is. Meestal is hier vijf keer doorvragen, of 5x waarom, voor nodig.
Waarom-vraag vervangen door…
Om te voorkomen dat medewerkers zich ter verantwoording geroepen voelen of het gevoel krijgen dat ze worden afgerekend op hun werk, kan de 5x waarom vraag worden vervangen door:
Hoe denk je dat het komt dat…?
Of:
Wat maakt dat…?
Deze vraagstelling komt vriendelijker over.
Het gebruik van de 5× waarom-methode kan ondersteunend zijn bij het ontwikkelen van klantgedreven en slanke processen.
Een voorbeeld van 5x waarom
In een organisatie doet zich het volgende probleem voor.
De manager van een hotel verneemt dat klanten erg lang bij de receptie moeten wachten voordat ze worden opgehaald door de gastheer of -vrouw.
Laten we eens kijken hoe de 5x waarom helpt bij het oplossen van het probleem.
De eerst vraag die de manager stelt, is: Waarom treedt dit probleem op?
Antwoord: De receptionisten hebben veel tijd nodig om het juiste telefoonnummer van de gastheer of -vrouw te vinden.
Op basis van dit antwoord kan de tweede vraag gesteld worden.
Vraag: Waarom hebben ze daar zoveel tijd voor nodig?
Antwoord: Ze kunnen niet goed overweg met het geautomatiseerde telefoonboek van het hotel.
Vraag: Waarom kunnen ze niet goed omgaan met het geautomatiseerde telefoonboek?
Antwoord: De receptionisten hebben geen training gehad om het te gebruiken.
Vraag: Waarom hebben zij deze training niet gehad?
Antwoord: Er zijn geen duidelijke afspraken gemaakt over wie de trainingen moet verzorgen: het hotel of de leverancier van het systeem.
Vraag: Waarom zijn hier geen duidelijke afspraken over gemaakt?
Antwoord: Het is onduidelijk wie hier binnen het hotel verantwoordelijk voor is.
Effectiever actie met 5x waarom
Dit voorbeeld laat zien dat veelvuldig doorvragen een veel duidelijker beeld geeft van de oorzaak van een probleem. Hierdoor kan er effectiever actie worden ondernomen om het probleem op te lossen.
Het gebruik van de 5x waarom methode kan ondersteunend zijn bij het ontwikkelen van klantgedreven en slanke processen.
Bron: Lean: van hype naar verbetercultuur
Door: Daniel Niezink, Manon Diepenmaat, Paul van Tiel, Erik Ruijters
