Soms is niet duidelijk hoe de verantwoordelijkheden liggen. En niets is minder bevorderlijk voor het moreel en de prestaties dan een ingewikkeld probleem dat onder iemand anders invloedssfeer ligt – of dat helemaal niemand zich heeft toegeëigend.
Als zich zo’n situatie voordoet, kan het nodig zijn om de betrokkenen bij elkaar te roepen en samen uit te zoeken wie wat doet. Met een RACI-matrix kan de groep het verantwoordelijkheidsprobleem tackelen.
Zo speel je het
Om de matrix te maken, heb je twee lijstjes nodig:
Takenlijst: de stappen of activiteiten die de groep moet uitvoeren of organiseren. Zorg ervoor dat ze concreet en specifiek worden geformuleerd, zodat een speler kan vragen: wie doet X?
Rollenlijst: maak in plaats van een lijstje met namen een lijstje van de rollen die met een groep taken samenhangen. Kies dus bijvoorbeeld voor ‘projectmanager’, businessanalist’ en ‘architect’ en niet voor ‘Tim’, ‘Rob’ en ‘Marianne’. Individuen kunnen immers meerdere rollen op zich nemen binnen een project, en meerdere individuen kunnen bijdragen aan één enkele taak.
Maak de matrix door verticaal de taken in te vullen en horizontaal de bijbehorende rollen. Laat de groep cel voor cel de matrix bekijken en niveaus van verantwoordelijkheid toewijzen door de cellen te coderen met de letter R, A, C of I.
Responsible (verantwoordelijk). Dit is degene die het werk doet. Deze persoon kan weliswaar delegeren of steun van anderen vragen, maar uiteindelijk is hij er verantwoordelijk voor dat het werk wordt gedaan.
Accountable (eindverantwoordelijk). Deze persoon is eindverantwoordelijk voor het werk dat de verantwoordelijke persoon doet. De gouden regel van de RACI-matrix is dat voor elke taak slechts één persoon eindverantwoordelijk kan zijn.
Consulted (geraadpleegd). Deze mensen leveren input, meningen en adviezen, via gesprekken en via schriftelijke interactie.
Informed (geïnformeerd). Hoewel deze mensen niet zelf bijdragen, worden ze wel op de hoogte gehouden van de voortgang en vorderingen.
Bij het doorlopen van de matrix met de groep kun je het best de natuurlijke volgorde van de taken uit de takenlijst volgen, van begin tot eind. De matrix is af als bij elke taak een verzameling verantwoordelijkheden is aangewezen.
Niets is minder bevorderlijk voor het moreel en de prestaties dan een ingewikkeld probleem dat onder iemand anders invloedssfeer ligt – of dat helemaal niemand zich heeft toegeëigend.
Strategie
Het vooraf opbreken van een proces in taken of stappen is nodig om de takenlijst te maken voor het invullen van de matrix. Maar aarzel niet om de benoemde taken alsnog aan te passen als de groep met de matrix bezig is. Soms kom je er namelijk dan pas achter dat taken overbodig of onnodig zijn, of slecht gedefinieerd.
Stel bijvoorbeeld dat het lastig blijkt om slechts één ‘Responsible-rol’ aan te wijzen, dan kan het helpen om een stap te splitsen in twee kleinere, beter gedefinieerde taken. En soms is er bij een taak helemaal geen ‘Responsible-rol’, wat reden kan zijn om de taak te verwijderen uit de matrix.
De RACI-matrix is gebaseerd op het diagram met dezelfde naam dat in eerste aanleg werd gebruikt bij het managen van crossfunctionele teams.
Bron: Dave Gray, Sunni Brown en James Macanufo, Game storming. Spellen voor vernieuwers en veranderaars, Vakmedianet, Deventer, 2012Â
Meer (kwaliteits)instrumenten lezen? Abonneer dan nu op de gratis tweewekelijkse e-mail nieuwsbrief!Â
