Naast afleidingen die je zelf veroorzaakt, zijn er uiteraard andere mensen die niet weten dat je een focusblok hebt en je aandacht willen. Of het nu een berichtje is of een telefoontje, de wereld staat niet stil en onderbrekingen zullen er zijn. En die horen uiteraard ook bij werk en samenwerken. Sterker nog, het is vaak een prettige afwisseling van alle geplande werk.
Zorg dat je niet heel de dag beschikbaar bent
Wat je kunt doen om te zorgen dat je aan je plan voor de dag vasthoudt, is ervoor zorgen dat je niet heel de dag beschikbaar bent. Als je alle mails en Teams-berichten direct ziet en hoort als ze binnenkomen, je agenda open is en je zichtbaar bent op kantoor, dan is de kans groot dat je heel veel onderbrekingen te verwerken hebt.
Daarmee is niet gezegd dat je onbereikbaar moet zijn. Wees vooral een teamspeler. Maar zorg ook voor focusblokken om langere tijd ononderbroken je geplande werk te doen. Zie niet alle berichten de hele werkdag en niet direct als die opduiken.
Hoe meer je bijvoorbeeld mails in twee à drie rondes per dag doet en verder die mail niet ziet, hoe meer focustijd je overhoudt.
Hoe reageer je als je onderbroken wordt?
Als je onderbroken wordt in je werk, voorkom een over- of onderreactie. Een overreactie is er als je boos wordt of je ergert aan degene die je onderbreekt. Een onderreactie is als je de persoon negeert of wegstuurt zonder te luisteren wat er aan de hand is.
Als de onderbreking er toch is, dan is een passende reactie de snelste manier om het op te lossen. Ga na wat er aan de hand is en antwoord. Als er sprake is van nood of urgentie, dan kun je helpen. Zo niet, vraag de persoon er later op terug te komen.
Maak eventueel een aantekening als herinnering en hervat je taak. Bespreek eventueel later hoe om te gaan met ad hoc-vragen als je deze onderbrekingen niet wilt hebben in de toekomst. Voorkom onderbrekingen door je beschikbaarheid te managen.
Focus op werk zonder onderbrekingen: wat kun je doen?
Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om focuswerk zonder onderbrekingen te doen.
- Zoals eerder vermeld, kies een afleidingsvrije werkplek. Voor sommigen is dat thuis, sommige kantoren hebben
- focusplekken en weer iemand anders werkt het best in een espressobar. Als iemand je ziet, is de kans groot op een spontane vraag of gesprekje. Als dat niet kan, is het op veel plaatsen gebruikelijk een koptelefoon op te zetten om even niet gestoord te worden.
- Zorg voor voldoende momenten dat teamleden aanwezig ijn, elkaar kunnen spreken en spontaan kunnen raadplegen.
Zorg ook voor voldoende snelle afhandeling van mails en berichten. Door voldoende bereikbaar te zijn, kun je ook makkelijker onbereikbaar zijn. - Spreek in teams af dat je bespreekpuntenlijsten aanlegt in laats van meerdere keren per dag te storen of dat je ’s ochtends n een dagstart probeert af te spreken wie wanneer beschikbaar is.
Digitale hulp bij focus
Ook op digitaal kun je veel doen om niet gestoord te worden:
- Schakel e-mailnotificaties uit of beperk ze: zet pop-ups en geluiden uit in Outlook, zodat je niet bij elk nieuw bericht wordt gestoord.
- Pauzeer Teams-meldingen tijdens focusblokken: gebruik de ‘Niet storen’-functie in Teams als je geconcentreerd wilt werken. Pas ook de status aan, eventueel met een tekst in die status. Collega’s zien dan dat je even niet beschikbaar bent en vanaf wanneer weer wel.
- Plan vaste tijden voor het verwerken van chats en berichten: spreek met jezelf (en eventueel je team) af dat je Teams-berichten bijvoorbeeld alleen aan het begin van de ochtend, rond lunchtijd en aan het einde van de dag leest. Heb je de neiging ‘even te kijken’ realiseer je dan dat je dat voor later gepland hebt.
- Maak gebruik van de out-of-office-melding als je langer onbeschikbaar bent: stel deze niet alleen in bij vakantie, maar ook als je een dag geen mails beantwoordt of een focusdag hebt. Geef aan wanneer je weer bereikbaar bent.
- Werk met takenlijsten in plaats van je inbox als to-dolijst:zet belangrijke mails direct om in taken in bijvoorbeeld To Do of Planner, zodat je niet steeds je inbox hoeft te checken.
- Rond een focusblok af met een evaluatie: wat werkte en wat kan beter?
Bron: Slimmer prioriteren
Door: Arjan Broere
