Als je praat over timemanagement, met de nadruk op management, dan helpt het om te kijken hoeveel tijd er eigenlijk beschikbaar is voor een mens. Managen doe je met behulp van kengetallen en zo kun je timemanagement ook bekijken. We gaan dus kijken naar de kengetallen, ofwel de feiten rond tijd.
Achtereenvolgens:
–De gemiddelde leeftijd
–Een jaar
–Een week
De gemiddelde leeftijd
Hoeveel tijd hebben we nu eigenlijk? Die vraag beantwoorden we vanuit een langetermijnperspectief en vanuit een kortetermijnperspectief . Als je wilt kijken naar de lange termijn, kun je zeggen dat ieder mens gemiddeld 80 jaar ‘krijgt’; mannen iets minder en vrouwen iets meer. We gaan daar in het boek dieper op in, want er valt veel aardigs te vertellen over de verschillende fasen die een mens doorloopt in zijn leven. We kijken eerst naar de feiten op korte termijn: een jaar en, nog korter, een week.
Een jaar
Elk jaar krijg je een hoeveelheid van 8760 uren tot je beschikking. Als je tot die gelukkige lieden behoort die hun werk weten te beheersen tot veertig uur per week, besteed je in 46 weken per jaar (de andere zes zijn voor vakantie bestemd) in totaal 1840 uur aan werk. Dat is iets meer dan een vijfde van je totale hoeveelheid uren. Een verrassende conclusie wellicht.
Vroeger was dat anders, werkten mensen anders, veel langer, zelfs op zaterdag. De achturige werkdag, de arbeidstijdverkorting en parttime werken maken dat we relatief minder tijd aan werken besteden dan onze voorouders. Toch hebben we het veel drukker. We kennen in Nederland een hoog werktempo, een van de hoogste in Europa, hoewel niet zo hoog als in de Verenigde Staten. In Nederland hechten we bovendien sterk aan een werk-levenbalans.
Tijd besteed aan werken is dus een relatief klein deel, maar voor velen weegt die tijd erg zwaar ten opzichte van de rest. Veelal door een gebrek aan autonomie op het werk. Dat komt onder meer doordat omgekeerd evenredig aan de werkuren die zijn verminderd, de werkdruk juist is toegenomen. Wat vroeger in tien uur werktijd werd verricht, gebeurt nu in vier uur. Natuurlijk helpen hierbij diverse machines die men vroeger niet had, waardoor van de fysieke werkdruk van vroeger weinig is overgebleven. Maar de verantwoordelijkheid voor de productie en de prestatie is er nog steeds. En die mentale werkdruk maakt dat die uren als zwaarder worden ervaren. Er is dus sprake van objectieve tijdsdruk en subjectieve tijdsdruk. Iets meer dan een vijfde dus. Het lijkt wel alsof we zeeën van tijd over hebben. Wat doen we met al die tijd?
Een week
Laten we het eens in de periode van een week bekijken. Als uitgangspunt nemen we de 168 uur die een week heeft. Daarvan zijn 90 uur noodzakelijk voor allerlei activiteiten die zich laten samenvatten onder de noemer persoonlijk onderhoud. Meer dan de helft van je weektijd besteed je aan zaken als eten, drinken, aan- en uitkleden, slapen, douchen, boodschappen doen, af en toe naar de kapper of dokter, de auto afleveren bij de garage, enzovoort. Kijk maar:
De volgende slokop binnen je 168 uur is je baan. Als je fulltime werkt en tussen de 25 en 55 jaar bent, neemt die baan al gauw (meer dan) veertig uur in beslag. Dan blijft er dus nog 38 uur over voor zaken waar we vaak over denken en praten, en die we beschouwen als onze grootste bronnen van persoonlijk welzijn en geluk. We bedoelen de rest van de al eerder genoemde grote zeven: familiebetrekkingen ( partner, kinderen, familie) en sociale omgeving (vrienden, kennissen, buren). Daarnaast zijn er nog zaken als sociaal werk, persoonlijke ontwikkeling en levensfilosofie, persoonlijke vrijheid en vrije tijd. Van de zeeën van tijd die over leken, is nog maar een klein meertje overgebleven.
Schematisch worden die 168 uur ingevuld als inde figuur hierboven. Deze cirkel is van essentieel belang gebleken bij goed timemanagement. We zullen hier nog vaak op terugkomen. Voor mij is deze cirkel het hart van timemanagement. Hij betrekt bij het beheren van tijd niet alleen werk en carrière, maar houdt meteen rekening met het feit dat werken niet je hele leven uitmaakt. Bovendien komen met dit model de verschillende levensfasen goed uit de verf. In je hoofd scheid je namelijk werk niet van privé; professioneel, in de dagelijkse praktijk wel, maar niet in de kwalitatieve beleving van tijd als ‘de tijd van mijn leven’.
Startpunt van tijdbeheer
Dit model was voor mij een startpunt, elke zes maanden, bij het vaststellen van mijn volgende doelen. Het is mijn strategisch zelfmanagementinstrument. Het helpt me de doelen helder te hebben zodat ik me een weefster voel, een tapijt weef met verschillende kleuren draden. Zo bereik ik heel vaak twee of drie doelen ‘moeiteloos’. Bijvoorbeeld door timesharing : ik ga naar een klant en op de terugweg ga ik langs een vriendin die ik lang niet gezien heb of spreek af met een zoon om samen even koffie te drinken, of ik sta in de lift met iemand van hr die ik toch al wilde spreken over mijn persoonlijke ontwikkeling: meteen maar een afspraak gemaakt.
Bron: Effectief tijdbeheer
Door: Ineke Kievit-Broeze
