Iedereen kent het gezegde ‘een goed begin is het halve werk’. Maar wat als het begin juist verkeerd gaat? Dan krijg je vaak dubbel zoveel werk. Dat ondervonden veel Gen Z’ers aan de levende lijve op het gebied van de onboarding. Op de vraag welke energievreter zij wilden aanpakken, kwam de inwerkperiode dan ook veelvoudig uit de bus. Maar er was nog één vorm van onduidelijkheid die nóg meer irritatie en vernieuwingsdrang opriep:
Onduidelijkheid in de verantwoordelijkheden
Wat mij het meest verbaasde, was hoe lastig het is om binnen organisaties helder te krijgen wie waarvoor verantwoordelijk is. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden stond met stip op nummer 1:
‘Er blijft gewoon veel werk liggen, omdat niemand precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Als ik een taak niet kan oppakken omdat hij buiten mijn expertise valt en ik meer context nodig heb voelt het soms alsof je in een live potje ‘Wie ben ik?’ terechtkomt, waarbij collega’s taken subtiel afschuiven, doorverwijzen of stilvallen zodra je openlijk vraagt wie ergens over gaat. Uiteindelijk komt zo’n taak dan twee weken later onaangeraakt weer bij mij terug. En dan vraagt mijn leidinggevende ook nog eens hoe het ermee staat.’
Op de vraag hoe zij onduidelijkheid binnen de organisaties op wilden lossen, kwamen de volgende oplossingen boven tafel drijven:
- Een digitaal organogram van teamleden én hun verantwoordelijkheden, waar iedereen bij kan, inclusief iemand die verantwoordelijk is voor het updaten ervan.
- In innovatieve organisaties stelden jongeren het bouwen van een AI-tool voor: een chatbot die je eenvoudig kunt vragen ‘Wie is verantwoordelijk voor taak X?’ De chatbot geeft vervolgens direct aan
- welke persoon daar verantwoordelijk voor is. Dit zorgt niet alleen voor meer transparantie, maar maakt het ook makkelijker om zaken aan te passen of om iemand aan te spreken. Wanneer iemand aangeeft dat hij of zij toch niet verantwoordelijk blijkt te zijn, kan dit via de tool snel worden herverdeeld of gecorrigeerd.
- Een kwartaalcheck-in met je team en leidinggevende, waarin de taken opnieuw worden geëvalueerd en het wordt aangepast in de AIbot als mensen nieuwe taken hebben.
Daarnaast gaven veel jongeren aan dat ze ook graag wilden dat hun leidinggevende hier een actievere rol in nam, omdat ze vaak niet de bevoegdheid hebben om het zelf te kunnen oplossen:
‘Vaak wordt er dan gezegd dat we het zelf maar moeten oplossen. Maar als niemand verantwoordelijkheid
neemt, heb ik niet genoeg autoriteit om het dan wél bij iemand neer te leggen.’
De oplossing voor dit probleem was met de jongeren snel gevonden, maar waar de passie, ideeën en vernieuwingsdrang pas echt naar boven kwamen, was bij het herontwerpen van de onboarding.
De onboarding als bron van onduidelijkheid
Hoewel veel jongeren vol goede moed en gezonde spanning aan hun nieuwe banen begonnen, bleken de eerste weken vaak allesbehalve een warm bad. Doordat er vaak geen georganiseerde inwerkprogramma’s zijn , ontstaat er snel onduidelijkheid over hoe de organisatie werkt, waar informatie staat en wat de precieze taken en verantwoordelijkheden zijn. Of zoals een groepje jongeren het mooi omschreef:
‘Bij een onboarding verwacht je terecht te komen in een warm bad, maar bij ons is het meer een deep dive van negen meter hoog, waarna je in een wildwaterbaan terechtkomt. En als je dat overleeft, kom je pas in rustiger vaarwater terecht.’
Daarnaast merkten de jongeren op dat organisaties soms vergeten dat dit voor veel jongeren hun eerste werkervaring is. Zo word je bijvoorbeeld aangenomen als ‘projectmanager’, waarbij niemand uitlegt wat dat precies betekent of welke resultaten er van je verwacht worden, waardoor je zelf ook niet weet wat nu wel en niet bij jouw rol hoort.
Of zoals ze het zelf zeiden:
‘Je wordt aangenomen als projectmanager, maar what the fuck is projectmanagement eigenlijk?’
Hoe dan wel?
Gelukkig weten ze zelf ook heel goed hoe ze het wél willen. Zo ontwikkelde de jonge consultants van Frisse Blikken binnen no time een concrete en bruikbare onboarding. En het zal je niet verbazen: ze maakten alles vooral heel duidelijk en visueel.
Ze begonnen met het bundelen van alle informatie en zetten die op één centrale, overzichtelijke plek – meestal de cloud. Daarbij startten ze met een visuele tijdlijn waarin de verschillende fases van de onboarding werden uitgelegd, samen met een checklist. Per fase stonden de to-do’s opgeschreven, zodat je in één oogopslag kon zien wat er van je werd verwacht, wat bij jouw taak hoorde en wanneer je ‘goed’ bezig was.
Daarnaast gaven ze veel suggesties om afscheid te nemen van lange Word-documenten (die niemand leest) en deze te vervangen door visuele – of nog beter – videocontent.
Ook opperde een groepje jongeren van NextGen om nieuwe medewerkers via videocontent kennis te laten maken met de organisatie, inclusief video’s over hoe de organisatie werkt. Hiervoor bedachten ze een soort explainer video van de verschillende lagen van de organisatie, inclusief wie waar verantwoordelijk voor is en wat je verder nog moeten weten om wegwijs te worden binnen de organisatie.
De behoefte aan videocontent kwam overigens vaker terug, bijvoorbeeld om uitleg te geven over de systemen of processen waarmee binnen de organisatie wordt gewerkt, of gewoon om de veelgestelde vragen voorafgaand al te tackelen:
‘Ik denk dat het belangrijk is dat er bij de onboarding ook gebruik wordt gemaakt van videocontent, want een hele dag naar uitleg luisteren houd ik echt niet vol. En bij videocontent kan ik de snelheid op 1.25 zetten en het terugkijken als ik iets niet snap.’
Online trainingen
Daarnaast gaven jongeren uit meerdere organisaties aan dat zij ook online trainingen willen volgen over de inhoud van het vak zelf. Denk aan de jongeren van Frisse Blikken, die graag een training ‘Wat is projectmanagement?’ wilden volgen, terwijl de jongeren van IFMEC juist al snel uitkwamen op ICT-trainingen, zodat zij de systemen beter begrijpen.
Hier laten organisaties veel kansen liggen, omdat werken met videocontent juist een duurzame manier van trainen is: je neemt deze trainingen één keer op en kunt ze vervolgens bij tientallen of zelfs honderden collega’s hergebruiken.
Een belangrijke valkuil is dat het geen stoffige e-learning moet worden, want daar hebben jongeren een hekel aan. Idealiter gaat het om korte filmpjes waarin iets wordt uitgelegd, het visueel wordt gemaakt, het kort en to the point is, en waarin ook een aantal voorbeelden zijn opgenomen, zodat ze het direct kunnen toepassen. De sweet spot voor zo’n video ligt ergens tussen de 7 en 12 minuten, net als op YouTube.
Uiteraard mogen video’s ook langer zijn, maar alleen als dat echt nodig is. De jongeren uit de bouw kwamen hier overigens ook mee, waarbij ze aangaven graag uitleg video’s te willen over hoe je het beste ijzer of beton kan gieten. Dit zodat ze het makkelijk terug konden kijken als ze een vraag hadden, of iets snel konden opzoeken.
Ruimte voor contact met collega’s
Fijne collega’s zijn niet voor niets hun grootste energiegevers. Wat de jongeren ook massaal aangaven, is dat ze tijdens de onboarding graag ruime willen om kennis te maken met de verschillende medewerkers binnen de organisatie, of met hun team als de organisatie daarvoor te groot is. Dit wilden ze graag doen via een-op-eenkoffies, waarbij ze tijdens een introductie gesprek wilden verkennen wie waar verantwoordelijk voor was en met welke vragen ze bij de desbetreffende collega terecht konden. Dus opnieuw een roep om duidelijkheid, maar vooral ook om van mens tot mens nader kennis te maken.
Daarnaast gaven ze aan dat ze tijdens de onboarding al behoefte hebben aan waardering: in de vorm van een welkomstcadeau en een klein presentje zodra de onboardingsreis is afgerond.
Incomplete onboarding
Klinkt misschien allemaal niet als hogere wiskunde, maar toch zijn de meeste onboardingen op zijn zachtst gezegd vrij incompleet. En dat zorgt er niet alleen voor dat jongeren een rommelige start maken (en een slecht begin is alweer de helft van het onduidelijkheidsprobleem), maar het kost organisaties simpelweg ook veel tijd en geld.
Of zoals een van de energieke jongere bij Frisse Blikken het vol overtuiging zei:
‘Van al het geld dat we zouden besparen met een verbeterde onboarding, zouden we de Blokker nog wel kunnen redden.’
Gevolgd door een luid applaus van zijn collega’s.
En daar zit ook meteen het zakelijke argument. Een goede onboarding zorgt niet alleen voor meer duidelijkheid, maar ook voor minder fouten, meer betrokkenheid en hogere productiviteit.
- Dit artikel komt uit het boek De GenZclopedie dat op de Longlist staat voor Managementboek van het Jaar 2026
Bron: De GenZclopedie
Door: Laura Bas
