Het toetsen van processen wordt meestal auditing genoemd. Met name in het kader van de NEN-ISO-normen is dit woord bekend geworden. Bij een managementsysteem behoren onlosmakelijk interne en externe audits.
De interne audits worden door de organisatie zelf uitgevoerd. Ze zijn voor intern gebruik en hebben tot doel de processen te toetsen en te verbeteren. De externe audit heeft betrekking op de toetsing die de certificerende instantie uitvoert om te bepalen of de organisatie aan de gestelde normen voldoet.
Audit in bredere zin
Het woord audit wordt echter vaak in bredere zin gebruikt. Zo spreekt men bijvoorbeeld over operational audit of financial audit. Steeds gaat het om een onderzoek naar bepaalde aspecten van de organisatie, vandaar dat we hier spreken over procesaudits. We geven daarmee aan dat het om een onderzoek naar een proces gaat. We gebruiken de woorden procestoets en procesaudit door elkaar. Als u maar onthoudt dat de procesaudit/ procestoets niet uitsluitend in het kader van NEN-ISO-certificering voorkomt, maar in brede zin slaat op het doorlichten van processen, los van welk normenstelsel u gebruikt.
Een procestoets of procesaudit is een onderzoek met als doel te weten te komen of het proces loopt zoals het op papier beschreven staat. Tevens wordt onderzocht of het proces aan een aantal kwaliteitsaspecten (normen/criteria) voldoet.
Criteria voor procestoets
De auditor of toetser licht een proces aan de hand van een aantal normen/criteria door. Deze criteria hebben betrekking op het proces zelf en niet op de inhoud. De auditor rapporteert zijn bevindingen in één soort conclusie: voldoet het proces op een bepaald criterium aan de norm of niet. De conclusies worden door observaties ondersteund.
De auditor rapporteert bewust niet in de vorm van verbetervoorstellen. Het antwoord op de vraag hoe het beter kan, behoort door de medewerkers en de afdeling zelf gegeven te worden. Zij weten immers het meeste van het proces. Na enige tijd wordt wel gecheckt of de afwijking van de norm is hersteld als gevolg van de invoering van een verbetering. Na een bepaalde tijd wordt er dan opnieuw een audit of toets uitgevoerd.
Hoe vaak toetsen?
In principe wordt een proces minimaal één keer per jaar getoetst, maar twee keer per jaar of vaker kan ook zinvol zijn. U kunt zich voorstellen dat het raadzaam is een kritisch proces, met een hoog afbreukrisico, vaker te toetsen. In het auditplan schrijft u op welke processen u in een bepaalde periode wilt toetsen.
Basis voor kwaliteitssysteem
Hoe u precies de processen toetst en hoe u vervolgens verbeteringen doorvoert, legt u vast in enkele aanvullende processen, onder andere in het toetsingsproces en het verbeterproces. Als u dit hebt gedaan, heeft u in feite de basis gelegd van een kwaliteitssysteem, of beter gezegd een managementsysteem.
Bron: Presteren met processen
Door: Daan Dorr
