Duivelse Deadlines

De film is spannend. De bom tikt stug door. De held moet een besluit nemen. Zweet op zijn voorhoofd. Het rode of het zwarte draadje? Niet knippen betekent het einde van de wereld. Nog 2 seconden. De zwarte draad! De klok stopt. Op 1 seconde van de deadline.

Werk geeft soms dezelfde deadline-spanning. Het lijkt haast een doel op zich om deadlines te halen. Is dat terecht? Hoeveel van je deadlines vallen op een mooie datum die verder weinig met de werkrealiteit te maken heeft? Zoals de 1^ste van de maand? Dertig procent van deze deadlines vallen in het weekend of op een officiële vrije dag. Of iets moet klaar zijn voordat de vakanties aanbreken. Zelden is dan écht sprake van een koppeling tussen de datum en het noodzakelijke resultaat. Een ander voorbeeld van de deadline als doel op zich is het voortdurend sturen op het tijdig afronden van een vergadering of gesprek. Regelmatig zie ik dat goede gesprekken worden gestopt omdat er geen tijd is of dat slechte gesprekken worden doorgezet omdat er nòg tijd is. We vinden de deadline en de klok belangrijker dan het gewenste resultaat. Deadlines zijn dan geen katalysator om het resultaat te boeken, integendeel. Kortom, niet altijd is een deadline nodig. Zijn deadlines dan fout? Nee. Iedereen kent de situatie waar iedereen hunkert naar deadlines. Maar hoe stel je vast of een deadline zinvol is en hoe stel je die zinvol vast?

Echte deadlines bevatten drie met elkaar verweven ingrediënten:

1. De deadline heeft een relatie met iets concreets;
2. Het niet halen van de deadline heeft een gevolg;
3. Gevoel en commitment bij het onderwerp dat verbonden is aan de deadline.

Als-dan

Een deadline bevat een ALS-DAN relatie. In de film is dat helder. ALS de draad niet doorgeknipt wordt DAN gaat de wereld ten onder. Laten we de ALS onder de loep nemen. De ‘als’ is een concreet resultaat. Iets dat je kunt maken, iets dat je met elkaar doet. Iets waar je bij kunt zijn en vast kunt pakken. We moeten bijvoorbeeld een dag organiseren, een besluit nemen, een stuk opleveren of een bepaald gesprek hebben. Dan volgt de DAN. Het niet halen van de deadline heeft gevolgen. Niet alleen zakelijke gevolgen maar ook gevolgen op menselijk vlak. Als je het resultaat (niet) tijdig haalt, zijn klanten, collega’s of jij zelf verdrietig of juist gelukkig. Maar met het helder hebben van een concreet resultaat en de gevolgen ben je er niet. Je mist dan het laatste en meest wezenlijke ingrediënt: het gevoel en commitment van de betrokkenen bij het onderwerp of resultaat dat verbonden is aan de deadline.

Gesprek in openheid

Iedereen kent de voorbeelden: Het trekken aan een dood paard, het voortdurend verschuiven van deadlines of het “o ja dit hadden we ook nog in gedachten …..” . Soms ontstaat dit door de manier waarop de deadline is vastgesteld. De deadline is bijvoorbeeld zonder overleg opgelegd, opgestapeld bij andere deadlines. Ook kan het te maken hebben dat de betrokkenen de als-dan relatie niet hebben besproken. Dan zijn de gevolgen voor het niet halen van de deadline niet helder. Hoe dan ook, het onderwerp waarop de deadline betrekking heeft “leeft” niet. Als je de deadline levend wil krijgen moet je helder hebben wat het onderwerp waarop de deadline betrekking heeft oproept bij de betrokkenen. De deadline is dan het middel om over het onderwerp een goed gesprek te voeren. Laat maar duidelijk zijn waarom een deadline voor de één wel belangrijk is en voor de ander niet. Dit gesprek zorgt er namelijk voor dat je het eigenlijke gesprek over het halen van de deadline vooraf voert, in alle openheid. Dit zorgt er ook voor dat toekomstige deadlines over dit onderwerp realistischer zijn. En als je nu denkt “poe dat is veel werk”: Misschien heb je helemaal geen deadline nodig om jouw resultaat te boeken. Gebruik niet altijd een deadline. Breng je deadlines tot leven, voer met elkaar het gesprek, weet wat de gevolgen zijn voor iedereen, weet wat je met elkaar maakt, dan is een deadline een versneller. Door: Maurice van Hoek