De systeemleer in auditing

Met behulp van de principes van de systeemleer kan de auditor zijn object van onderzoek nader afbakenen en uitsnijden uit de complexe werkelijkheid.

De systeemtheorie is opgezet als wetenschap die een beschrijving geeft van de meest algemene kenmerken van de werkelijkheid. Daarbij gaat men ervan uit dat deze werkelijkheid kan worden opgebouwd uit systemen. De noodzaak voor de systeemtheorie kwam voort uit de steeds verder doorgevoerde specialisatie in de moderne wetenschap en het risico dat men elkaar niet meer begreep. 

In de jaren vijftig groeide het idee van een algemene systeemtheorie. Deze theorie moest een overkoepelende, classificerende en relaterende theorie bieden voor systemen, om het probleem van de specialisatie in de wetenschap op te lossen.

De systeemleer biedt ons een universele, multidisciplinaire taal die ons in staat stelt om op een inhoudelijk neutrale wijze naar organisaties te kijken, erover te spreken en van gedachten te wisselen. Met behulp van de principes van de systeemleer kan de auditor zijn object van onderzoek nader afbakenen en uitsnijden uit de complexe werkelijkheid. Hierbij stelt hij vragen over doel, structuur en functioneren van zijn object van onderzoek. 

De systeemleer biedt ons een universele, multidisciplinaire taal die ons in staat stelt om op een inhoudelijk neutrale wijze naar organisaties te kijken.

De systeemleer denkt in gehelen waarbij het geheel meer is dan de som van de delen. Relaties tussen de diverse onderdelen van het systeem zijn medebepalend voor de effectiviteit van het systeem in zijn totaliteit.

De systeemleer vindt zijn oorsprong in de biologische wetenschap en heeft als basisprincipe dat elk organisme een bestaansreden heeft. De bestaansreden, of de functie, van het organisme leidt tot een bepaalde structuur en tot een bepaalde wijze van functioneren of gedrag. De systeemleer heeft ook in meer sociaal- en cultuurgerichte disciplines een plaats verworven als een ‘niet-normerend’, analysemodel.

De systeemleer kunnen we gebruiken als communicatiemiddel en als middel om de organisatorische werkelijkheid te modelleren en te analyseren. Hieronder bespreken we de belangrijkste begrippen uit de systeemleer.

Systeem

Een systeem is elke uitsnede uit de werkelijkheid die vanuit een bepaalde invalshoek bestaansgrond heeft. Een dergelijke principiële omschrijving kan tot bizarre systemen leiden, maar we kunnen een organisatie, of een onderdeel daarvan (een aspect, een thema of een proces) als een systeem beschouwen.

Systeemgrens

Een systeem kent (systeem)grenzen. Deze grenzen zijn de afbakening van het systeem met zijn omgeving. Bepalend voor een juiste afbakening is dat het aantal en de intensiteit van de relaties tussen de elementen binnen het systeem, groter zijn dan die met elementen buiten het systeem. Als de systeemgrenzen goed zijn gekozen, zullen de omgevingsrelaties minimaal zijn. 

De systeemgrens is niet altijd bij voorbaat even duidelijk te onderkennen. Wanneer men een organisatie als geheel als object van beschouwing neemt, is er meestal geen probleem, maar wanneer het bijvoorbeeld om een afdeling gaat, moet een aantal keuzen worden gemaakt. Bij een afdeling kan men zich bijvoorbeeld afvragen of de afnemers wel of niet als onderdeel van het systeem worden beschouwd; wensen en verwachtingen oefenen immers wél een zekere invloed uit op het systeem. 

De systeemgrens is niet altijd bij voorbaat even duidelijk te onderkennen.

Het door de organisatie te leveren product kan als de relatie tussen twee systemen (organisatie en afnemers) worden gezien en bakent daarmee de natuurlijke systeemgrens af. Als processen het object van beschouwing zijn, moet de vraag worden gesteld om welke doelstelling of welke product (output) het gaat. Vervolgens kan vaak eenvoudig worden bepaald wat de systeemgrenzen zijn en waar het proces begint en waar het eindigt. 

Omgeving

Alles wat buiten het systeem ligt, behoort tot de omgeving. Het systeem heeft relaties met deze omgeving. De relaties die voor een beoogd onderzoek van belang zijn, moeten worden geïdentificeerd, benoemd en uiteindelijk in de beschouwing worden genomen. 

Subsysteem

Elk systeem is in principe opgebouwd uit subsystemen. Een subsysteem is een verzameling van een of meer elementen die men binnen het systeem als belangrijk onderdeel beziet en waarbij de onderlinge relaties in stand blijven. In feite is een subsysteem weer een systeem binnen een ander systeem. Bij het benoemen van subsystemen (het trekken van de subsysteem-grenzen) laat men zich leiden door de vraag welke afbakeningen in de doelstellingen of de output logisch kunnen worden gemaakt binnen de voor het gehele systeem gekozen beschouwing.

Aspectsysteem

Naast subsystemen zijn binnen elk systeem aspectsystemen te onderkennen. Aspectsystemen betreffen de relaties tussen de elementen waarop men de verschillende subsystemen nader kan beschouwen. Het aspectsysteem geeft aan welke dwarsdoorsnede men van het systeem en zijn subsystemen wenst te maken. Voorbeelden van aspectsystemen zijn personele en financiële relaties. Een aspectsysteem dient niet te worden verward met een organisatie-eenheid; bijvoorbeeld met de personeelsafdeling of de financiële afdeling. Een aspectsysteem heeft met de synthese van het systeem in zijn totaliteit te maken. Het is in principe niet mogelijk om zonder gedegen doelstellingsformulering en bepaling van de specifieke invalshoek (bijvoorbeeld de productspecificaties) de systeemgrenzen definitief te trekken en de verschillende deelsystemen te benoemen.

Beschouwingen

Vanuit de systeemleer kunnen we drie invalshoeken hanteren:

• functiebeschouwing;
• gedragsbeschouwing;
• structuurbeschouwing.

Bij het opstellen van de planning van de verschillende internal audits hebben de auditors meestal wel een eerste afbakening van het object van onderzoek gemaakt en een eerste auditdoelstelling geformuleerd. Het meer definitieve beeld ontstaat pas als men zich langs de drie verschillende beschouwingswijzen nader oriënteert op het onderzoeksobject. 

Functie

In de functiebeschouwing staat de functie die het systeem in zijn omgeving vervult centraal. Hieraan ontleent het systeem zijn bestaansrecht. Als een systeem geen functie heeft, zou het geen reden van bestaan kunnen hebben. Essentieel daarbij is dat het begrip ‘functie’ is gerelateerd aan enerzijds te onderkennen behoeften vanuit de omgeving en anderzijds aan een geformuleerde doelstelling vanuit het interne systeem. 

Om nader inzicht te kunnen krijgen in de functie van een systeem zijn voor de internal auditor vragen van belang als: 

• In welke behoefte voorziet dit systeem?
• Wat is het doel van dit systeem? 

Bij het afbakenen van onderzoeksobjecten zijn de vragen die aan de functiebeschouwing worden ontleend richtinggevend. Deze afbakening gebeurt dus vanuit het verkregen inzicht in de verwachte bijdrage van een bepaald subsysteem aan zijn omgeving.

Gedrag

Bij de gedragsbeschouwing wordt naar de werking van de processen van het systeem gekeken. Centraal staat daarbij de te onderkennen dynamiek van het systeem, zowel voor wat betreft de elementen van de invoer, het gehele omzettings- of transformatieproces, de kenmerken en de specifieke inrichting van de uitvoer alsmede de wijze waarop het systeem wordt beheerst.

Voor de internal auditor is de gedragsbeschouwing van groot belang.

Voor de internal auditor is de gedragsbeschouwing van groot belang. De auditor zal willen weten met welke processen een (sub)systeem zijn doelstellingen tracht te realiseren. Ook is de auditor geïnteresseerd in de wijze waarop het effect van verstorende omgevingsfactoren wordt gecompenseerd en zal hij nagaan met welke methode van bijsturing de doelstellingsrealisatie plaatsvindt. Het heeft er alle schijn van dat in de organisatieleer de gedragsbeschouwing tamelijk dominant is (zie ook hoofdstuk 1). De gedragsbeschouwing kan worden gebruikt nadat het onderzoeksobject is afgebakend en ‘uitgesneden’.

Structuur

Als de organisatie volgens de structuurbeschouwing in kaart wordt gebracht, gaat het erom zowel het systeem als de relaties tussen het systeem en zijn omgeving alsmede de relatie tussen het systeem en de andere systemen tot uiting te brengen. Naast formele en veelal eenvoudig te identificeren relaties tussen organisatieonderdelen zijn voor de auditor ook de, soms wat lastiger te traceren, relaties vanuit de aspectsystemen van belang.

Bron: Internal Auditing. Een managementkundige benadering. 
Door: Drs. A.J.G. Driessen RO CIA en A. Molenkamp RO