De FAR-methodiek: flexibiliteitsdiagnose en herontwerp

De FAR-methodiek verschaft de adviseur instrumenten voor het systematisch beschrijven, analyseren en beoordelen van de huidige flexibiliteit van de onderneming ten opzichte van de gewenste flexibiliteit. Bovendien ondersteunt deze methodiek de adviseur in het formuleren van aanbevelingen voor verandering van de flexibiliteitsmix van het management en voor het herontwerp van de organisatie.

In de diverse stadia van de flexibiliteitsverbetering werpt de FAR-methodiek de volgende vragen op.

Oriëntatie

Wat is het uitgangspunt van de organisatie (type organisatie; stakeholderanalyse; adequaatheid van het flexibiliteitslabel; afbakeningsbeslissingen; geschiedenis)?

Analyse

Hoe combineert de onderneming de bouwstenen van flexibiliteit?

• Wat zijn de inputs, throughputs en outputs van de organisatie, en welke externe elementen of groepen zijn belangrijk voor het verwerven van deze inputs en voor het afzetten van de outputs (specificatie van het primaire proces)?
• Hoe flexibel moet de organisatie zijn (gewenste flexibiliteit afhankelijk van de mate van omgevingsturbulentie)?
• Hoe flexibel is de organisatie op dit moment (huidige flexibiliteit op basis van de actuele flexibiliteitsmix)?
• Wat is het flexibiliteitspotentieel van de organisatie (flexibiliteitspotentieel binnen de organisatorische condities)?

Beoordeling

Zijn er discrepanties tussen de vereiste flexibiliteit, de huidige flexibiliteit en de potentiële flexibiliteit (flexibiliteitskloofanalyse)?

• Is de flexibiliteitsmix van het management toereikend (vereiste versus huidige
• flexibiliteit)? Is het organisatieontwerp adequaat (vereiste versus potentiële flexibiliteit)?
• Welke informatieactiviteiten zijn onvoldoende (metaflexibiliteit)?

Transitie

Hoe moet een flexibeler organisatie worden gecreëerd?

• Wat zijn de relevante flexibiliteitstypen om de flexibiliteitsmix van het management te verbeteren (operationeel, structureel, strategisch, en metaflexibiliteit)?
• Wat zijn de mogelijke ontwerpvariabelen om het flexibiliteitspotentieel van de organisatie te variëren (technologische, structurele en/of culturele ontwerpvariabelen)?
• Welke stappen moeten worden genomen (veranderingstrajecten)?
• Welke personen moeten worden ingeschakeld, en welke middelen moeten worden aangewend en op welk moment (veranderingsmanagement)?

Emperische claim FAR-methodiek

Toepassing van de FAR-methodiek bij organisaties in situaties van een gebrek of overschot aan flexibiliteit leidt tot de volgende resultaten:

• een diagnose van de huidige flexibiliteit vanuit een effectiviteitsperspectief;
• specificatie van aandachtsgebieden voor het management om de flexibiliteitsmix te verbeteren;
• aanbevelingen voor herontwerp van de organisatie om deze flexibiliteitsverbetering te bewerkstelligen.

Allereerst resulteert de toepassing van de FAR-methodiek in een beoordeling van de toereikendheid van de flexibiliteitsmix (managementtaak) en de adequaatheid van het ontwerp van de organisatorische condities (organisatieontwerptaak).

Deze beoordelingen worden gebaseerd op de basisveronderstellingen van het strategisch raamwerk, zoals die in het boek De Flexible Organisatie zijn gespecificeerd.

Deze beoordeling heeft vier mogelijke diagnoses:

1. Perfecte fit
   de flexibiliteitsmix is toereikend, en het flexibiliteitspotentieel is adequaat. In deze ideale situatie behoeft het management geen additionele flexibele vaardigheden te activeren of de organisatie te herontwerpen.
2. Misfit flexibiliteitsmix
   de huidige flexibiliteitsmix is ontoereikend, terwijl het flexibiliteitspotentieel in de organisatie adequaat is. In deze situatie is de verbetering van de flexibiliteit een managementtaak. Van het management wordt verwacht dat verscheidene flexibele vaardigheden worden geactiveerd. Met andere woorden: het management moet de ruimte die het organisatieontwerp toelaat, beter benutten.
3. Misfit flexibiliteitsmix en organisatieontwerp;
   de flexibiliteitsmix is ontoereikend en het flexibiliteitspotentieel inadequaat. In dit geval is de verbetering van flexibiliteit zowel een managementopgave als een organisatieontwerpopgave. Om het repertoire van flexibele vaardigheden te vergroten, dient het management het flexibiliteitspotentieel van de organisatie te vergroten door de organisatorische belemmeringen op te heffen; dat wil zeggen: een minder routinematige technologie, een meer organische structuur en een innovatieve cultuur creëren.
4. Misfit organisatieontwerp;
   de flexibiliteitsmix is toereikend, maar het flexibiliteitspotentieel is veel te groot. In dit uitzonderlijke geval is flexibiliteitsverbetering een organisatieontwerpopgave die gericht is op het aanscherpen van de organisatorische condities. Dit wil zeggen: het creëren van een meer routinematige technologie, een mechanische structuur en een conservatieve cultuur.

Onze tweede claim impliceert dat de FAR-methodiek het management informatie geeft over relevante flexibiliteitsaspecten (bijvoorbeeld leveranciers, arbeidsmarkten, productie, personeel), flexibiliteitstypen (operationeel, structureel, strategisch) en ontbrekende informatieactiviteiten voor flexibiliteitsverbetering (metaflexibiliteit).

Onze derde claim geeft aan dat door het lokaliseren van organisaties op de diverse dimensies van technologie, structuur en cultuur, de FAR-methodiek het management ondersteunt in het kiezen van de juiste ontwerpvariabelen om het flexibiliteitspotentieel van de onderneming te wijzigen.

Randvoorwaarden FAR-methodiek

Deze claims kunnen alleen dan gegarandeerd worden indien de eenheid van analyse voldoet aan de volgende randvoorwaarden die als beperkingen gelden op het organisatorisch bereik van de FAR-methodiek: de eenheid van analyse moet een zelfstandige organisatie zijn, of een relatief autonoom organisatieonderdeel.

Relatieve autonomie houdt in dat de eenheid van analyse een helder product of dienst levert op basis van specifieke activiteiten. Dit impliceert dat eenheid van analyse kan worden onderscheiden van haar omgeving, waaronder andere organisatie-eenheden. Is er geen sprake van relatieve autonomie, dan kan de FAR-methodiek niet worden toegepast, omdat de slecht afgebakende organisatie-eenheid geen controle heeft over alle elementen van haar primaire activiteiten. Zo gaf bijvoorbeeld een flexibiliteitsaudit van een nieuwe op te richten afdeling Value-Added Services (VAS) binnen PTT Telecom aan dat de flexibiliteit van deze afdeling nogal beperkt was, omdat deze in hoge mate afhankelijk was van andere afdelingen die kennis en middelen verschaften.

Een zinvolle flexibiliteitsaudit vereiste een hoger niveau van analyse, waarbij ook de andere afdelingen werden betrokken. Het is duidelijk dat de grenzen van de te onderzoeken organisatie-eenheid zorgvuldig gekozen moeten worden.

Behalve beperkingen in termen van toepassingsgebied van de FAR-methodiek, zijn er ook randvoorwaarden betreffende de vereiste kwalificaties van de gebruiker: de gebruikers van de FAR-methodiek, competente managers, stafleden of gekwalificeerde organisatieadviseurs2, dienen ten minste te beschikken over een professionele kwaliteitsoriëntatie, en moeten een gemengde expert-procesbenadering hanteren.

Op grond van voorgaand onderzoek naar flexibiliseringsprocessen (Volberda, 1992) kan worden geconcludeerd dat organisatieadviseurs met een sterke cliëntgerichte kwaliteitsoriëntatie (professionele kennis is ondergeschikt) in combinatie met een exclusieve procesbenadering (adviseur ondersteunt slechts) geen specifieke analytische raamwerken of typologieën toepassen. In hun opvatting van flexibiliteitsverbetering dienen zowel het proces als het product door de klant gedefinieerd te worden. Derhalve is de bijdrage van de procesadviseur niet gericht op de inhoud; hij of zij coacht en begeleidt het proces, en zorgt voor optimale ondersteuning en veranderingsbereidheid.

De FAR-methodiek daarentegen berust op uitgebreid onderzoek en opgebouwde expertise in de bedrijfspraktijk op het gebied van flexibiliteitsanalyse en -verbetering. Het is een gestandaardiseerde, probleemgerichte methode voor flexibiliteitsverbetering met een sterk theoretische, conceptuele, procesgerichte en instrumentele basis. Gedurende de diagnose biedt de FAR- methodiek een beoordeling van de huidige flexibiliteit, terwijl ze in de transitiefase de selectie van geschikte flexibiliteitstypen, adequate ontwerpvariabelen en succesvolle veranderingstrajecten ondersteunt.

Bron: De flexibele onderneming

Door: Henk Volberda