Steekt jouw organisatie kostbare tijd en energie in ingewikkelde vormen van risicomanagement, maar levert dat weinig merkbare meerwaarde op? Worstelen jullie ook met het realiseren van organisatiedoelen, in een omgeving vol complexiteit en onzekerheid? Ga dan in risicodialoog. Maar hoe doe je dat? Martin van Staveren legt het uit, in drie blogs. Deel 2 gaat over de Doel-Onzeker-Doen-aanpak.
Het waarom, wat en hoe van de risicodialoog – de basis – hebben we verkend in het eerste blog. Dit is het tweede blog, met een verdieping van de Doel-Onzeker-Doen-aanpak.
Wat is een risicodialoog ook alweer?
Een risicodialoog kunnen we zien is een gesprek over expliciet, realistisch en gestructureerd omgaan met onzekerheden, risico’s en kansen, waarbij alle deelnemers aan het gesprek vrijmoedig spreken en openhartig luisteren. De DOD-aanpak met drie vragen geeft structuur aan elke risicodialoog:
- Wat is het Doel?
- Wat is daarbij Onzeker?
- Wat staat ons te Doen?
In dit blog geef ik je een verdieping van de DOD-aanpak, aan de hand van drie aandachtspunten. Voor elke DOD-vraag beschrijf ik beknopt één aandachtspunt om de betreffende vraag in de praktijk zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden.Â
Aandachtspunt 1: een doel is geen wens
Wensen hebben we allemaal, in alle soorten en maten. We hebben ze als individu, als team, als organisatie en als samenleving. Vul ze zelf maar in. Het kan heerlijk zijn om samen te fantaseren over het uitkomen van wensen. Alleen, erg realistisch is het niet als het bij wensen blijft. Daarom is het ook niet zo zinvol om de DOD-aanpak op wensen los te laten. Zonde van je tijd, en ik kan het weten.
Doelgericht aan de slag met de risicodialoog veronderstelt de aanwezigheid van heldere doelen. In tegenstelling tot wensen zijn doelen niet vrijblijvend. Een wens wordt een doel als je bereid bent om inspanning te leveren om het doel te realiseren. Voor een organisatie betekent dat bijvoorbeeld het vrijmaken van mensen en middelen om gericht aan het doel te werken.
Maar hoe kun je een echt doel van een wensdoel onderscheiden? Door je bij de vaststelling van elk doel twee specifieke vragen te stellen. Wat wil jij of jouw team, afdeling of organisatie écht realiseren? En wat zijn jullie bereid daarvoor te doen of te laten? Als het antwoord hierop uitblijft, heb je hoogstwaarschijnlijk met een wens te maken. Iets wat jij, jouw team, organisatie of zelfs de samenleving wel heel graag wil, maar waar je tegelijkertijd niet naar wilt handelen. Laat wensen voor wat ze zijn, als je met de DOD-aanpak aan de slag gaat. Of verander ze in concrete doelen.
Aandachtspunt 2: de zekerheid van perceptieverschillen
Bij de tweede vraag van de DOD-aanpak gaat het om inzicht in de onzekerheden die het doel kunnen beïnvloeden. Die onzekerheden kunnen zich voordoen als risico met negatieve effecten, of als kans met een positieve invloed op het doel. Kenmerkend voor onzekerheid is het gebrek aan zekerheid. Oorzaken zijn te weinig informatie, of onvermijdelijke variatie. Dit laatste is niet volledig voorspelbaar, denk aan het weer of de beurskoersen.
Waar loop je bij het gezamenlijk beantwoorden van de tweede DOD-vraag met zekerheid tegenaan? Dat is het fenomeen perceptieverschillen. ‘Perceptie’ betekent letterlijk ‘waarneming’. Het fascinerende is dat, terwijl je met je team dezelfde risico-informatie beschouwd, jullie het toch allemaal net iets anders zien. Bijvoorbeeld andere oorzaken of andere gevolgen, met andere accenten wat je wel of niet van belang vindt.
Door deze onvermijdelijke perceptieverschillen is een volledig objectieve risicoanalyse een illusie. Wat is het hoogst haalbare? Dat is met een ingewikkeld woord intersubjectiviteit, het met elkaar delen van subjectieve percepties. Waarbij het natuurlijk helpt om eventueel beschikbare, betrouwbare objectieve feiten te delen. De interpretatie van die feiten is subjectief voor een individu en intersubjectief voor een team.
Waarom zijn perceptieverschillen van belang bij een risicodialoog? Zoals ik al schreef in m’n voorgaande boek Iedereen risicoleider: ‘Het bespreekbaar maken van verschillende risicopercepties is essentieel om zinvol van gedachten te wisselen over het omgaan met risico’s en kansen. Alleen dan is het mogelijk om weloverwogen besluiten te nemen over het al dan niet nemen van beheersmaatregelen. En alleen dan hebben deze besluiten mogelijk draagvlak bij de betrokkenen.’ Met andere woorden: benut de zekerheid van perceptieverschillen.
Aandachtspunt 3: doen of niet doen?
Van de zestiende-eeuwse toneelschrijver William Shakespeare komt misschien wel de meest essentiële levensvraag: ‘to be or not to be?’ Oftewel: zijn of niet zijn? Een variant vormt de meest fundamentele risicovraag: doen of niet doen? Neem je wel of geen maatregel?
Waarom is deze vraag fundamenteel als het gaat om omgaan met onzekerheden? Omdat zowel uit de literatuur als in de praktijk telkens weer blijkt dat er bij een gesignaleerd risico een soort pavlovreactie ontstaat. Dit is de lastig te onderdrukken neiging om onmiddellijk iets aan het risico te doen; om met een gerichte reactie het risico te verkleinen, of nog beter, helemaal te laten verdwijnen. Opvallend: voor de positieve variant op het risico – de kans – blijft die reactie vaak achterwege.
Onze verleiding is dus groot om te kiezen voor doen. Nemen dus, die maatregelen, vanuit je eigen (vaak verborgen en onuitgesproken) angst, of door druk vanuit de organisatie of de samenleving. Maatregelen vanuit preventie, ‘voor de zekerheid’. Begrijpelijk, maar we betalen er wel een stevige prijs voor. Immers, risico’s zijn onzeker en niet elk risico zal daadwerkelijk optreden. Het op voorhand al veel beheersmaatregelen nemen kost veel geld, dat wellicht met meer impact anders besteed kan worden. Het nemen van risicomaatregelen is gelukkig geen natuurwet. Als mensheid hebben we nog steeds de keuze: doen of niet doen?
Door: Martin van Staveren
Martin van Staveren schrijft, spreekt, doceert en adviseert organisaties over anders omgaan met onzekerheden, risico’s én kansen. Hij ontwikkelde het gedachtegoed van risicogestuurd werken met risicoleiderschap. Vanuit zijn bureau VSRM helpt hij organisaties om dit nieuwe perspectief op risicomanagement te ontwikkelen. Hij schreef hierover de boeken Risicogestuurd werken in de praktijk (2015), Risicoleiderschap (2018) en Iedereen Risicoleider (2020) en Risicodialoog: Gericht aan de slag met de Doel-Onzeker-Doen-aanpak.
