De 5s-methode, ook wel good housekeeping genoemd, helpt managers en medewerkers om werkplekken optimaal te gebruiken vanuit de gedachte van orde en netheid (als voorwaarde voor perfectie). Het doel van de 5s-methode is niet louter opruimen, maar het verhogen van de functionaliteit van de werkplek. Daarnaast werkt een overzichtelijke, goed georganiseerde en logisch opgebouwde werkplek motiverend, zowel voor de mensen op de werkvloer als voor leidinggevenden.
5S-methode en Toyota
De 5s-methode is voor het eerst toegepast bij Toyota, vandaar dat zij lange tijd voornamelijk in productie- en assemblageomgevingen werd toegepast. Tegenwoordig wordt de methode ook gebruikt in administratieve omgevingen (Hirano, 1995). De methode bestaat uit vijf onderdelen die in het Japans allemaal met een ‘S’ beginnen, maar ook in het Nederlands kunnen we deze activiteiten met S-woorden beschrijven:
- Seiri (scheiden): maak onderscheid tussen noodzakelijke en overbodige zaken op de werkvloer, zoals voorraden, onderdelen, gereedschappen, hulpmiddelen, dossiers en documenten. De overbodige zaken moeten verwijderd worden.
- Seiton (schikken): geef alle noodzakelijke zaken een vaste plaats. In deze stap wordt met markeringen, labels en coderingen gewerkt om de vaste plaats te bepalen en te behouden.
- Seiso (schoonmaken): verwijder afval, vuil, rommel en stof. Dit is een vorm van grondig inspecteren van de werkomgeving. Vaak komen er nog zaken naar boven die in de eerste stap over het hoofd gezien zijn. De werkplek en alle apparatuur wordt grondig gereinigd.
- Seiketsu (standaardiseren): maak afspraken, regels, richtlijnen en voorschriften om de doorgevoerde verbeteringen vast te leggen. Vaak wordt in deze stap ook visuele beheersing en informatievoorziening (mieruka*) geïntroduceerd, zoals de glazen wanden en white-boards met visuele informatie. Het gaat erom een systeem te creëren om alles netjes te houden.
- Shitsuke (standhouden): houd stand: zorg ervoor dat de werkplek ook netjes blijft. Defi nieer acties en voer audits uit. Continue aandacht voor 5s door het management is een essentieel onderdeel van deze laatste stap, om de doorgevoerde verbeteringen niet te laten verwateren.
De 5s-methode bevordert de veiligheid, een betere manier van werken, een verhoging van de product- of dienstkwaliteit en een vermindering van voorraad-en gereedschapsproblemen. Daarnaast wordt het overzicht op de werkplek vergroot, wat zorgt voor een gevoel van ruimte en rust. Gekoppeld aan Kaizen, vormt de 5s-methode de basis voor continu verbeteren.
Bruikbaarheid 5S-methode
Binnen de 5s-methode wordt zo veel mogelijk gebruikgemaakt van visueel management, ofwel het gebruik foto’s, markeringen, labels en kleurcoderingen om veranderingen en verbeteringen zichtbaar te maken en te houden. Foto’s van de oude situatie helpen medewerkers vaak ook zich bewust te worden van de verbetering en het in stand houden daarvan.
Kaizen-workshops of Kaizen-events lenen zich bijzonder goed voor het invoeren van de 5s-methode. Kort maar krachtig onder leiding van een Lean-coach (Lean-sensei) op de werkvloer verbeteringen doorvoeren zorgt voor veel enthousiasme. Het psychologische effect dat daarachter schuilgaat, is dat medewerkers een gevoel van controle gegeven worden over hun eigen werkplekken, wat leidt tot eigenaarschap en daarmee tot een hogere motivatie. Daarom wordt 5s ook vaak gebruikt als start voor het bouwen van een cultuur van continu verbeteren. Hetzelfde geldt voor Jidoka, waarbij de medewerker controle verkrijgt om een deel van de productielijn te stoppen (door aan een koord te trekken of een stopknop in te drukken) zodra hij een kwaliteitsprobleem detecteert.
De 5s-methode is een belangrijk instrument binnen Lean Management en Operational Excellence, niet alleen vanwege eliminatie van verspilling op de werkplek, maar ook vanwege standaardisatie van de werkplek, die multi-inzetbaarheid van personeel (flexibiliteit) faciliteert en vereenvoudigt.
Bron: Operational Excellence
Door: Marcel van Assen
