Het analyseren van informatie voor het nemen van (betere) beslissingen door het management is zo oud als er organisaties en managementlagen bestaan. Revolutionair is dat door de technologische ontwikkelingen de beschikbare data en analysemogelijkheden zodanig verbeteren dat informatie voor iedereen binnen de organisatie beschikbaar wordt.
Objectiveren is sneller besluiten
Niet alleen voor het management, maar ook voor de medewerker onder de managementlaag, want daar worden de operationele keuzes gemaakt. En die informatie is ook nog eens beter, biedt een blik op de toekomst, is gerichter (meer maatwerk) én sneller beschikbaar. Beslissingen worden zo geobjectiveerd en kunnen sneller genomen worden doordat de informatie sneller beschikbaar is. Iedere medewerker wordt zo in staat gesteld om zijn werk beter uit te voeren en meer bij te dragen aan het organisatieresultaat.
Althans, zo kán het gaan. De techniek is er en de data zijn beschikbaar. Maar hoe kun je de slag maken om je organisatie ook daadwerkelijk op analytisch niveau te laten functioneren? Hoe kom je van past control of present control naar future control?
Betere inzichten uit data kunnen het leer- en innoveervermogen van een organisatie stimuleren. Hoe zorg je ervoor dat management en medewerkers, met behulp van het gebruik van data analytics, slimmer gaan handelen op basis van inzichten en zo beter presteren?
Steeds meer data
Data analytics zorgt ervoor dat alle medewerkers beter geïnformeerde keuzes kunnen maken en daardoor bijdragen aan een lerende organisatie, innovatie en daardoor betere prestaties.
De hoeveelheid beschikbare data neemt exponentieel toe; 90 procent van de data in de wereld is gecreëerd in de afgelopen twee jaar en de verwachting is dat nog een toename volgt van 1800 procent in een periode van vijf jaar.
De ontwikkeling van open data, het feit dat steeds meer data openbaar beschikbaar worden voor de markt, draagt hieraan bij. Het informatiepotentieel van de data is groot en groeiende. De praktijk laat zien dat dit potentieel nog niet altijd ten volle wordt benut. Is het bijvoorbeeld herkenbaar dat de discussie over de te kiezen strategische koers niet gebaseerd is op een objectieve data-analyse, maar meer lijkt op het uitwisselen van meningen en visies?
Dat de huidige managementinformatie vooral verklaringen geeft voor gerealiseerde resultaten en niet zozeer een voorspellende waarde heeft voor de toekomst? Maken medewerkers keuzes in de dagelijkse werkzaamheden omdat ze denken dat deze de juiste zijn, maar baseren ze die keuzes niet op feiten? Kost het relatief veel moeite en tijd om het effect van koerswijzigingen en investeringsbeslissingen te onderbouwen? In deze gevallen is er waarschijnlijk ruimte voor verbetering van het analytisch vermogen binnen de organisatie.
Data analytics ondersteunt besluitvorming
Data analytics is gericht op ondersteuning van de besluitvorming van managers en medewerkers. Benodigde ingrediënten zijn: de data, computerkracht in termen van hardware en software en uiteraard de analytici. Het is absoluut essentieel dat de analytici niet alleen kennis hebben van analysemethoden, maar vooral ook van de sector en de strategie van de organisatie.
Alleen zo kunnen data omgezet worden in betekenisvolle informatie. Last but not least is het van belang om de verkregen informatie uit de analyse op een begrijpelijke en toegankelijke manier beschikbaar te maken voor de eindgebruikers: ‘telling the story’. Datavisualisatie, waarbij op een intuïtieve manier met data gespeeld kan worden, is een voorbeeld van het toegankelijk maken van complexe data en nog complexere analytische algoritmes (denk aan Google Earth en het virtueel wandelen door de straten). De laatste stap is het in staat stellen van de eindgebruikers om de informatie daadwerkelijk te gaan toepassen om zo de dagelijkse praktijk te verbeteren.
De winnende combinatie: interne én externe data
Data analytics vereist een bepaalde deskundigheid. Niet alleen van econometrie en IT, maar ook van de sector en van de eigen organisatie. Juist vanwege die laatste component is de verwachting dat de competentie van data analytics op termijn structureel onderdeel gaat uitmaken van organisaties.
Als aparte afdeling naast, maar zeker in nauwe samenwerking met de afdelingen IT en Control. Ook nu is al een trend zichtbaar dat steeds meer organisaties een afdeling Analytics oprichten. Managementinformatie kan structureel gebruikmaken van de tooling van data analytics. Tegelijkertijd gaan de ontwikkelingen van zowel de toepassingen van data analytics als de beschikbare data zo snel dat bij diepgaande maatwerkanalyses organisaties vaak gebruikmaken van kennis van buiten. Overigens is dat de volgende stap voor data analytics: gebruikmaken van een combinatie van interne én externe data om zo tot nog betere informatie te komen. Samenwerkingen met andere partijen kunnen wederzijds een stimulans zijn voor betere inzichten en ketens kunnen zo beter gaan functioneren.
Bron: Management control
Door: Maurice Franssen, Michelle Arets
