Iedere methode voor procesmodellering kent haar eigen regels. Maar welke methode je ook gebruikt en welk niveau van processen je ook aan het modelleren bent, er zijn enkele basisregels die eigenlijk altijd terugkomen en waarmee een goede procesmodelleur rekening houdt:
- Modelleer processen zo veel mogelijk van klant tot klant. Dat wil zeggen: start met een behoefte of vraag van een (in- of externe) klant en eindig met een resultaat dat invulling geeft aan die behoefte of vraag.
- Logisch gevolg is dat een proces vaak begint met een vorm van afstemming met de klant en eindigt met een vorm van overdracht naar de klant. Wat daarvoor moet gebeuren kan impliciet of volledig geautomatiseerd zijn, maar het is goed om er even over na te denken.
- Ieder deelproces/iedere processtap of activiteit heeft een (betekenisvol) resultaat of (betekenisvolle) bijdrage. Het heeft zelden zin processen verder dan dat uiteen te rafelen.
- Modelleer maximaal zeven processtappen/activiteiten in één schema (worden het er meer, dan verdiepen/decomponeren). Maak het niet te ingewikkeld: gebruik niet te veel verschillende symbolen en probeer niet te veel in één schema te stoppen.
- Zorg dat verschillende processtappen op één niveau zo veel mogelijk van hetzelfde ‘gewicht’ of dezelfde orde van grootte zijn.
- Er zijn geen processtappen zonder relatie met minstens één andere processtap.
Naamgeving processen
Ten slotte is het belangrijk om zorgvuldig te zijn in de naamgeving van processen:
- Naamconventie voor een proces/processtap op ieder niveau is: werkwoord en zelfstandig naamwoord (bijvoorbeeld ‘behandelen aanvraag’).
- Kies de naam van een proces zo veel mogelijk zo dat al een beeld ontstaat van wat de onderliggende subprocessen, stappen of activiteiten zijn: de naam moet een goed beeld geven van de onderliggende lading; de onderliggende activiteiten moeten ‘logisch optelbaar’ zijn naar boven. Bijvoorbeeld: als de naam van het proces is: het maken van brood is het niet logisch dat verkopen van brood daar een subproces van is. Wel logische subprocessen zijn bereiden van deeg en bakken van brood.
- Naamconventie voor in- en outputs: zelfstandig naamwoord (eventueel met bijvoeglijk naamwoord).
- Namen mogen niet dubbel voorkomen in hetzelfde model.
Bij het modelleren van processen kan een ondersteunend computerprogramma handig zijn, maar laat dit niet de wet voorschrijven. Ook is het belangrijk om in de gaten te houden dat procesmodellen vaak bedoeld zijn als communicatiemiddel, dus dat modellen begrijpelijk moeten zijn voor derden.
Bron: Het BPM-boek
Door: Aty Boers, Nico de Graaf
