Projectmanagement op vleugels

Veel mensen gebruiken een project om een idee in werkelijkheid om te zetten. Ons boek Project Canvas biedt een benadering om vooral de start van een project vleugels te geven. Voor iedereen die aan een project en met een Project Canvas willen werken geven wij hier in het kort aan wat bij een project komt kijken. Om te beginnen: projectmanagement is het zodanig sturen van een project dat het afgesproken resultaat binnen eisen van tijd, geld en kwaliteit tot stand komt. Daarvoor zijn drie elementen uit het Project Canvas van cruciaal belang: het projectteam, een resultaat en een opdrachtgever. Deze drie elementen lichten we hieronder toe.

Projectteam

Het projectteam is de groep mensen die ervoor zorgt dat het resultaat daadwerkelijk tot stand komt. De belangrijkste opgave van de medewerkers in dit team is ‘doen’ (uitvoeren, maken) en meedenken. Ongeacht de titel van de medewerker (expert, teamlid, medewerker) en of hij nu fulltime of in deeltijd projectmedewerker is, van hem wordt verwacht dat hij zich verantwoordelijk voelt voor zijn eigen inbreng. Hij rapporteert gevraagd en ongevraagd over de voortgang van zijn werk.  Hij helpt anderen en laat zich door anderen helpen en komt afspraken na en gebruikt geen smoezen, uitvluchten en ‘ja-maart’ niet. De projectleider is degene die met zijn team de verantwoordelijkheid neemt om het projectresultaat te definiëren en vervolgens te maken. Hij stuurt op het tot stand komen van het afgesproken resultaat en wel binnen de eisen die aan tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie zijn gesteld. Verder moet hij een balans vinden tussen uitvoering en planning. Het eindeloos maken van planningen helpt het project niet echt vooruit, een keer moet er gehandeld worden. Welke titel de projectleider ook heeft het behoort altijd tot zijn de taak inhoudelijke activiteiten te initiëren. Om te voorkomen dat er in het project langs elkaar heen gewerkt wordt, moet hij ook zorgen voor de coördinatie tussen de diverse betrokkenen. Om de planning en bewaking van het project mogelijk te maken, zorgt de projectleider er in ieder geval voor dat er een plan is, dat er naar dit plan gehandeld wordt en dat het bewaakt wordt. Hij legt beslisdocumenten zoals het Project Canvas voor ter goedkeuring aan de opdrachtgever. Hij rapporteert over de voortgang aan de opdrachtgever en stelt bijsturingsmaatregelen voor. Zeker zo belangrijk zijn de medewerkers in een projectteam. De projectleider zorgt ervoor dat dit team er is en goed bezet wordt.

Resultaat van projectmanagement

Het resultaat is datgene wat aan het einde van het project opgeleverd wordt, een tastbaar product dat het behalen van het doel mogelijk maakt. Dit is eigenlijk het belangrijkste element van het Project Canvas, want het beoogde resultaat is de spil waar het in een project om gaat. In het begin van het project zijn de inspanningen van projectteam en projectleider erop gericht een beschrijving van dit resultaat in het canvas op te nemen zodanig dat opdrachtgever en andere betrokkenen helder hebben wat het beoogde resultaat wel en niet is, welke doelen ermee worden nagestreefd en welke aanleiding en uitdaging met het project aangegaan wordt. Is het resultaat eenmaal helder beschreven dan gaan de projectleider en zijn team na wat er precies voor activiteiten worden ondernomen met welke middelen (tijd, geld, capaciteit) om het resultaat te realiseren. Door te denken in termen van doelen en resultaten kijkt het projectteam vooral naar de toekomst. Een project vormt dan de brug tussen vandaag (problemen en doelen) en morgen (effecten)door het opleveren van een resultaat. Het formuleren van het resultaat is een van de belangrijkste stappen in het project. Veel projecten gaan mis omdat het resultaat niet goed genoeg – zowel qua inhoud als qua draagvlak – geformuleerd is. Op grond van de resultaatomschrijving kan het inhoudelijke werk worden bepaald. Als het resultaat dus onvoldoende concreet is geformuleerd, kan ook het werk niet goed worden bepaald. In het verlengde daarvan kunnen ook de beheersplannen niet worden opgesteld.

Opdrachtgever

De opdrachtgever keurt de voorgestelde beslissingen van de projectleider en het projectmanagement goed. Hij legitimeert daarmee het project en zorgt ervoor dat de projectleider kan rekenen op de steun van de organisatie waarvoor het projectresultaat wordt gerealiseerd. Dit betekent dat de opdrachtgever uiteindelijk het resultaat accepteert en dat de voordelen van het project door de diverse gebruikers van het resultaat gerealiseerd worden. Pas als die voordelen geïncasseerd worden, is het project een succes. De relatie tussen opdrachtgever en projectleider is niet beperkt tot de start en het einde. Voor een succesvol project is het noodzakelijk dat de opdrachtgever gedurende de gehele looptijd betrokken blijft bij het project. Hij moet gedurende het verloop van het project bereid zijn sturing te geven door tijdig beslissingen te nemen en de keuzen te maken die nodig zijn voor een goede voortgang. De opdrachtgever is dus meer dan een initiator, sponsor of financier. Hij ervoor zorgt dat het projectteam het werk kan uitvoeren. Hij heeft de positie om het project tegen de waan van de dag te beschermen en om het project strategisch af te schermen van de omgeving.

Stuurgroep opdrachtgever projectmanagement

Er zijn organisaties waar een stuurgroep opdrachtgever is van een project. In de stuurgroep worden dan de beslisdocumenten te beginnen met het Project Canvas goedgekeurd. Ook de voortgangsrapportages worden er besproken en goedgekeurd. Het moet wel duidelijk zijn wie namens deze groep de contactpersoon voor de projectleider is en met wie (en ook alleen met die persoon) de projectleider overlegt en beslissingen voorbereidt: kortom, optreedt als gedelegeerd opdrachtgever namens de stuurgroep. Een argument tegen meerhoofdig opdrachtgeverschap is dat hoe meer mensen menen dat ze het laatste woord mogen hebben, hoe groter de kans dat er in afwachting van de beslissingen niets wordt gedaan en dat er bovendien alsnog tegenstrijdige opdrachten worden verstrekt. Een groot voordeel van een stuurgroep kan zijn dat de belangrijkste gebruikers van het projectresultaat veel te zeggen hebben over de besluiten over en in het project. De opdrachtgever is vaak een topmanager die ver afstaat van de afdelingen waar het projectresultaat gebruikt moet worden om de voordelen, ook wel baten gerealiseerd moeten worden. Eigenaarschap van het resultaat is dan belangrijk, om de kans van goed gebruik van het resultaat te vergroten. Het Project Canvas zien wij als een instrument om de communicatie over doel en reikwijdte van het project te vergemakkelijken. Ook de betrokkenheid van de toekomstige gebruikers in een vroeg stadium op hoofdlijnen vergroot de kans van een positieve ontvangst van het resultaat na oplevering: dat is alleen maar gunstig voor de doelen die uiteindelijk met het project worden beoogd. Door: Rudy Kor, Jo Bos en Theo van der Tak

• Bestel het boek Project Canvas