Militairen houden begrijpelijkerwijs nog minder van onzekerheid dan managers. Wat kunnen we van ze leren? Hoe managen militairen onzekerheid?
Oorlog voeren hoort bij de oudste bezigheden ter wereld. In het leger gaat het om leven en dood, wat het letterlijk van levensbelang maakt om onzekerheid te minimaliseren. De legers in de wereld hebben daar efficiënte methoden voor ontwikkeld, zeggen Gilles Hilary (Insead) en Paul-Antoine Croizé (voormalig kapitein in het Franse leger). Militairen gebruiken twee hoofdmethoden om zo veilig en smooth mogelijk te opereren: via informatiegebaseerde oplossingen en actiegebaseerde oplossingen, die elk uit vier componenten bestaan.
Informatiegebaseerde oplossingen
Onzekerheid wordt eerst in risico omgezet door ‘onbekende onbekenden’ te transformeren tot ‘bekende onbekenden’. Dat gebeurt door de (meestal overvloedig aanwezige) gegevens eerst te filteren. Dat gebeurt in een paar stappen: eerst identificeren senior-officieren welke leemtes er in de aanwezige kennis zitten, op basis daarvan wordt de informatie verzameld en geanalyseerd, waarna de relevante info meteen naar de relevante gebruikers wordt doorgestuurd. Om te voorkomen dat gebruikers in de valkuil van confirmation bias lopen – waarbij informatie wordt gebruikt om bestaande opvattingen en inzichten te bevestigen – wordt in elke eenheid (van ongeveer 175 mensen) één onafhankelijk iemand aangesteld die als taak heeft om kritische vraagtekens te zetten bij dingen. Verder ligt de focus sterk op actief leren en opleiden – met als belangrijk element dat fouten gemaakt mogen worden en je ervan moet leren. Helder en strak communiceren is daarbij essentieel. Daarom verloopt de communicatie, inclusief orders, via gestructureerde templates en zijn sleuteltermen gestandaardiseerd om elk misverstand te voorkomen.
Actiegebaseerde oplossingen
Een cruciale component is hier simplificeren. Onderzoek bevestigt: als de complexiteit toeneemt, neemt de systeemefficiëntie af. Daarom heeft het leger voor alle projecten een eenvoudige structuur: ‘een leider, wat middelen, een doelstelling’. Door dingen eenvoudig te houden, blijft iedereen op dezelfde bladzijde, kunnen beslissingen snel worden genomen en treden er minder misverstanden op. Vervolgens is het zaak om de besluitvorming te decentraliseren: beslissingen moeten zo dicht mogelijk bij de actie worden genomen. Principegebaseerd management is in tijden van oorlog veel effectiever dan regelgebaseerd management. Zoals generaal Patton heeft gezegd: ‘Vertel mensen nooit hoe ze dingen moeten doen. Vertel ze wat ze moeten doen en je zult versteld staan van hun vernuft.’ De twee laatste componenten zijn plannen (inclusief twee scenario’s: het meest waarschijnlijke geval en het ergst denkbare geval) en veerkracht opbouwen – want élke organisatie krijgt ooit een keer onverwacht met gevaarlijke situaties te maken.
Bron: Insead Knowledge, 15 september 2015
