Het vermogen van een organisatie om vroegtijdig risico’s te onderkennen en erop te anticiperen ondanks complexe omstandigheden vereist een juiste balans tussen ‘hard en soft controls.’
Geschatte leestijd: 4 minuten
Thinka Bor-Reijinga, expert Risico Management Development vertelt hoe dit is aangepakt bij de Maasvlakte 2. Een miljardenproject dat op tijd en ruim binnen budget is gerealiseerd – het kan dus wel! ‘Betrek stakeholders in een vroeg stadium en zorg dat “risk readiness” bij iedereen in de genen zit,’ aldus Bor-Reijinga.
Het is bijna standaard dat grote projecten uitlopen in tijd en dat budgetten fors worden overschreden. Vooral bij de overheid, die immers niet echt failliet kan gaan, is risk readiness’ een verbeterpunt. Risk readiness is het vermogen van een organisatie om vroegtijdig risico’s te onderkennen en erop te anticiperen of onmiddellijk in te grijpen om erger te voorkomen. Dat klinkt heel logisch en toch gaat het almaar weer fout. ‘Mensen vinden het gewoon nog steeds veel werk om tijdig te organiseren en strak te plannen. Verder is risicomanagement een ver-van-mijn-bed-show en het appelleert aan gevoelens van onzekerheid waar we liever niet mee bezig zijn. We willen positief blijven, in mogelijkheden denken en niet opgehouden worden door simulaties wat er allemaal onderweg fout kan gaan. Rationeel onderkennen we de noodzaak van goed risicomanagement maar de praktijk is vaak weerbarstig. Het blijft mensenwerk. De kunst is balans te vinden tussen hard en soft controls,’ vertelt Thinka Bor-Reijinga.
Alert op risico
Bor-Reijinga deed wetenschappelijk onderzoek naar het risicomanagement van Maasvlakte 2, bouwde een toetsingsmodel en concludeerde dat ook een lerende organisatie, teamgeest, ijzeren discipline en consequente sturing kritieke succesfactoren zijn geweest. Haar bevindingen over deze best practice en andere cases zijn beschreven in het boek Alert op risico – Naar risk readiness in mensen en organisaties, dat zij samen met Gert van der Kolk heeft geschreven.
Drie sturingsprincipes
Wat is het geheim van het succes van het project Maasvlakte 2? ‘Dat is een militaire discipline op drie sturingsprincipes: no-excuses norm, management-by-exception en zero-tolerance. De mijlpaal (medio 2013 het eerste schip aan de kade), de rendementseis en het budget waren heilig,’ aldus Bor-Reijinga. ‘De basis voor succes is behalve een slimme procesarchitectuur, één ondeelbaar kostenboek, risicomanagement en managementcontrol. Vaak is risicomanagement een afzonderlijke entiteit, wat het inzicht in de onderlinge afhankelijkheden bemoeilijkt. Deze drie-eenheid heeft geresulteerd in een optimale projectbeheersing. Teruggeredeneerd is vanuit de vraag: wat moet er wanneer af zijn en wat mag er dan absoluut niet fout gaan? Behalve de spijkerharde “hard controls” zoals terugkerende vaste en vrijwillige audits, managementrapportages en strak risicomanagement, bleken “soft controls” zoals ruime kennis en vaardigheid, risicopreventie en interventiekracht de doorslag te hebben gegeven. Snel beslissen, bijsturen en het creëren van een klimaat waarbij het vroegtijdig melden van afwijkingen wordt aangemoedigd in plaats van afgestraft, zijn ook essentieel geweest. Dat bereik je met situationeel leiderschap: consequent maar met respect sturen op de persoonlijke autonomie van de professional als wordt afgeweken van de norm.’
Mentale control
Belangrijk is risk awareness van begin af aan bij iedereen tussen de oren te krijgen en sleutelfiguren vroegtijdig te committeren. ‘Door vooraf uitgebreid te investeren in de relatie konden over en weer verwachtingen worden uitgewisseld en communicatiemisverstanden worden voorkomen. “Soft” in de aannemerijbusiness, maar het heeft gewerkt. Risicogestuurde contractbeheersing heeft ervoor gezorgd dat niet achteraf discussies en claims dreigden maar tijdens de uitvoering op optimalisatie kon worden gestuurd op momenten dat er nog bij te sturen valt. Zodoende werd kritieke vertraging, die geld kost, voorkomen. Risicogestuurd toetsen op kwaliteit gaat zo: steekproefsgewijs werd nagaan of de juiste processen en werkwijzen werden toegepast, of ze op de juiste manier werden toegepast en leidden tot de afgesproken producten, documenten en resultaten. Deze investering in mentale control tussen opdrachtgever en opdrachtnemers is heel effectief gebleken.’
Interdisciplinair
Het principe van de lerende organisatie is warm omarmd. Steeds is gewerkt aan verbetering van processen. ‘Omdat kostenboek, risicomanagement en management control onverbrekelijk met elkaar verbonden waren, kon er dankzij het totaaloverzicht optimaal (bij)gestuurd worden op het projectbudget. En daar ligt een belangrijke rol voor financials, bijvoorbeeld controllers,’ benadrukt Bor-Reijinga. ‘Zorg dat je zo vroeg mogelijk betrokken raakt in een complex proces, dwing integraal risicomanagement af en begin vanaf dag één met kostenbeheersing. Zorg ervoor zichtbaar te zijn, denk niet alleen in cijfers, stel je pro-actief op om mensen die financieel niet onderlegd zijn, kosten- en risicobewust te maken. Tegelijkertijd leer je zelf ook veel van niet-financials omdat je ziet hoe grillig de werkelijkheid zich verhoudt tot ramingen en budgetten. Effectief risicomanagement begint met inzicht in onderlinge afhankelijkheid en hoe je elkaar kunt versterken in waardecreatie. Alleen door interdisciplinair te denken en samen te werken, boek je letterlijk en figuurlijk winst!’
