Bij een IT Service Management (ITSM) tool denk je waarschijnlijk aan het oplossen van IT-storingen op de werkvloer of het onderhoud van hard- en software. Crossboarding – binnen dezelfde organisatie een nieuwe functie uitoefenen – komt waarschijnlijk niet in je op. Toch hebben deze twee meer met elkaar te maken dan je denkt. In deze blog leg ik uit hoe een ITSM-tool crossboarding gemakkelijker maakt.
Nieuwe functie via crossboarding
Bij crossboarding krijgt een medewerker een nieuwe rol binnen dezelfde organisatie. Dit heeft als voordeel dat medewerkers langer bij een organisatie blijven werken. Ze hebben immers de mogelijkheid om een andere functie uit te oefenen, als ze op zoek zijn naar vernieuwing of uitdaging. Daarnaast is een medewerker sneller ingewerkt. Hij kent immers de organisatie al. Crossboarding is het meest effectief als een medewerker zelf enthousiast wordt van een andere functie binnen de organisatie. En dat is precies waar de ITSM-tool om de hoek komt kijken.
Crossboarding
-
Bij crossboarding krijgt een medewerker een nieuwe rol binnen dezelfde organisatie. Dit heeft als voordeel dat medewerkers langer bij een organisatie blijven werken.
De kracht van een ITSM-tool
Eerst wat meer over een ITSM-tool. Deze tool kan ingezet worden voor ondersteunende processen binnen de organisatie. Daar zijn vooral de afdelingen HR, IT en facility bij betrokken. Zo zorgt HR voor de juiste medewerkers op de juiste plaats, is IT verantwoordelijk voor goed functionerende IT-systemen en houdt facility zich bezig met het kantoorklimaat en de werkplekken. Ze zijn dus nodig om het bedrijf goed te laten functioneren. De medewerkers binnen de organisatie zijn eigenlijk de klanten van deze afdelingen.
Deze ‘klanten’ hebben servicevragen of problemen die opgelost moeten worden. Om ze zo goed mogelijk te kunnen helpen én om ervoor te zorgen dat medewerkers alles voor handen hebben om hun werk goed te doen, hebben organisaties baat bij een tool voor IT Service Management (ITSM). Of het nu gaat om incidenten, problemen of wijzigingen, alles kan worden beheerd in de tool. De medewerker als klant kan een melding maken die vervolgens terecht komt bij de verantwoordelijke afdeling. Er is ruimte voor een selfserviceportaal waarmee medewerkers bijvoorbeeld een vergeten wachtwoord kunnen herstellen, én er is plek voor een kennisbank met veel gestelde vragen. Daarmee kunnen veelvoorkomende issues snel worden opgelost door de medewerker zelf. De tool helpt dus om de diensten van ondersteunende afdelingen te plannen, ontwerpen, leveren en controleren. Dat neemt veel handmatig werk uit handen en zorgt voor efficiëntie. Daardoor hebben servicemedewerkers meer tijd om van meerwaarde te zijn op de werkvloer.
Van samenwerken naar crossboarding
Het bijkomende voordeel van een ITSM-tool is dat de afdelingen HR, IT en facility nauw met elkaar samenwerken. Ze werken in dezelfde tool en krijgen veel van elkaar mee. Alle vragen komen immers op één plek binnen en er is één kennisbank waar informatie voor ‘klanten’ beschikbaar is. Medewerkers van ondersteunende afdelingen doen zo veel kennis op van andere werkvelden, doordat ze niet op hun eigen eiland zitten. Als de afdelingen ook nog eens fysiek bij elkaar zitten, is de kennisuitwisseling nog groter. En dan kan het balletje richting crossboarding ineens gaan rollen. Wellicht is er een HR-medewerker die na een aantal jaar weleens iets anders wil en het idee heeft de jas van facility goed te passen. Of iemand van de personeelsadministratie die veel met systemen werkt en interesse krijgt voor IT.
Hoe blij zijn jouw medewerkers?
Werk jij binnen jouw organisatie al met een ITSM-tool? Dan is het interessant om onder medewerkers (met behulp van de tool) eens te peilen hoe blij ze (nog) zijn binnen hun functie en of er wellicht interesse is om een stap richting een nieuwe rol te maken. Ander werk zorgt vaak voor meer enthousiasme en bevlogenheid en dat komt de afdeling uiteindelijk ten goede. Wellicht zijn er medewerkers die willen ruilen van functie. En laat een ITSM-tool ook nog eens uitermate geschikt voor het inrichten van doorstroomproces. Denk aan de begeleiding van wat een medewerker allemaal moet leren voor de nieuwe functie, maar ook de afhandeling van de personeelsadministratie. Zo loopt het gedigitaliseerde doorstroomproces op rolletjes en is een medewerker snel ingewerkt in de nieuwe functie.
Door: Jeroen Boks
Head of product bij TOPdesk
