Wel eens uitgenodigd voor een ‘workshop’, terwijl het een gewone vergadering bleek te zijn? Of deelgenomen aan een ‘workshop’ waarin vooral de presentator aan het werk was: veertig sheets met veel tekst en weinig interactie? Het bleef ‘een feestje van de presentator’ en je werd niet ‘aangehaakt’ en ‘aangeraakt’. Wij vinden dat een bijeenkomst pas een workshop is, als deze een aantal specifieke kenmerken heeft. Daarmee onderscheidt een workshop zich van andere soorten bijeenkomsten.
We gaan uit van de volgende definitie:
Definitie workshop
Een workshop is een participatieve werkbijeenkomst, waarin mensen die belangen- of kennisdrager zijn door middel van een open dialoog actief meewerken aan het resultaat. De workshop wordt begeleid door een onafhankelijke procesbegeleider (facilitator).
De definitie workshop nader toegelicht
Met een participatieve werkbijeenkomst bedoelen we dat alle deelnemers een gelijke kans hebben om hun inbreng te geven. Deelnemers zijn in die zin gelijkwaardig aan elkaar. Een workshop maakt deel uit van de participatieve benadering, waarover we je in Het boek Hartelijke gefaciliteerd meer zullen vertellen.
Met actief meewerken aan het resultaat bedoelen we dat iedere deelnemer daadwerkelijk bijdraagt aan de totstandkoming van het resultaat. Dit in tegenstelling tot vergaderingen, waarbij mensen ja knikken of zelfs helemaal geen mening geven. Het resultaat is, dat iedereen zijn eigen betekenis geeft aan de vraagstukken en oplossingen, terwijl de voorzitter denkt alles goed te hebben ‘gecommuniceerd’. Als communiceren betekent ‘zenden’, dan heeft hij gelijk…Letterlijk vertaald betekent het woord workshop ‘werk aan de winkel’.
Het gespreksmodel
Het dominante gespreksmodel in een workshop is de dialoog. Het gaat hier om het bij elkaar leggen van ieders kennis en ervaring, door een aantal spelregels in acht te nemen (De Wilde en Geverink, 2001). Iedere deelnemer heeft de gelegenheid zijn eigen persoonlijke en subjectieve perspectief in te brengen. Hierdoor worden de condities geschapen om te komen tot een gedeelde betekenis (vergelijk Gray e.a., 1985 in Van Nistelrooij, 1999). De dialoog is een proces van waardevrije uitwisseling van ideeën, meningen en argumenten tussen de deelnemers.
Met een onafhankelijke procesbegeleider bedoelen we dat die persoon daadwerkelijk neutraal staat ten opzichte van het workshoponderwerp en de deelnemers. In tabel 1.1 geven we aan wanneer we een bijeenkomst wel of niet als workshop zien.
Workshop als besluitvormingsproces
Zoals eerder gezegd, zien wij de workshop als een democratisch (besluitvormings)proces, waarbij iedere deelnemer evenveel recht van spreken heeft. Het kan wel zijn dat de manager nog steeds gebruikmaakt van zijn beslissingsbevoegdheid, maar daarbij wel luistert naar ieders inbreng. Daar ziet de facilitator op toe. Als de manager hier moeite mee heeft, kan hij beter niet kiezen voor een workshop. Dit zou dan eerder tot frustratie van de deelnemers leiden dan tot draagvlak en betrokkenheid.
Homan (2005) maakt een onderscheid in ‘power to’ en ‘power over’. Bij ‘power over’ wil de één de ander overtuigen van zijn gelijk of idee, of iemand verleiden deze over te nemen. Bij ‘power to’ worden ideeën op een gelijkwaardige wijze uitgewisseld en wordt er over en weer goed geluisterd. Vindt er veel ‘power over’ plaats tijdens een workshop, dan ontneemt dit de kracht van de workshop. Een facilitator ziet erop toe dat dit niet gebeurt. Een workshop beschouwen wij als een interventie die deel uitmaakt van de tools, methoden en technieken die een (organisatie)adviseur, manager of team-/projectleider ter beschikking heeft. Een workshop kan op zichzelf staan en worden uitgevoerd, of maakt deel uit van een interventieplan waarmee beoogd wordt een verandering te realiseren.
Workshops in soorten en maten
Met workshops kun je een grote diversiteit aan vraagstukken samen oplossen. Op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Zo kun je uitstekend een strategievormingsproces ondersteunen met interactieve bijeenkomsten. Maar ook vraagstukken als de optimalisering van werkprocessen of de verbetering van de samenwerking tussen afdelingen kunnen goed worden aangepakt met behulp van één of meer workshops. Je kunt de duur van een workshop variëren van drie uur tot drie dagen. In het laatste geval spreken we eerder van een Large Scale Intervention of werkconferentie. Een workshop kan plaatsvinden als een eenmalige gebeurtenis, of als een terugkerend onderdeel van een project of verandertraject.
In alle gevallen zijn de deelnemers materiedeskundig, of hebben een belang bij het onderwerp van de bijeenkomst. Daarnaast kun je een workshop enerzijds heel gestructureerd laten verlopen aan de hand van een draaiboek, anderzijds een meer open en ongestructureerd karakter geven.
Workshops in Large Scale Interventions
Een workshop kan een onderdeel zijn van een verandertraject. Binnen een dergelijk traject kan gebruikgemaakt worden van Large Scale Interventions (LSI), zeker wanneer het aantal betrokkenen bij de verandering groot is.
Het is daarmee een benadering voor het organiseren van duurzame veranderingen. Met ‘het systeem’ wordt bedoeld een organisatie, gemeenschap en haar omgeving. Een LSI bestaat uit een mix van werken in kleine en grote groepen. Het aantal betrokken personen in een dergelijk traject kan variëren van enkele tientallen tot duizenden. Bijvoorbeeld als het gaat om complexe vraagstukken waarop het antwoord nog verkend moet worden. Een LSI is geschikt voor het samen scheppen van een toekomstbeeld, of voor het genereren van baanbrekende ideeën, maar ook voor het oplossen van urgente problemen die de hele organisatie betreffen. Of als er sprake is van stake holders op verschillende locaties of in verschillende landen.
Definitie Large Scale Intervention
Een LSI is te omschrijven als een participatief democratisch proces waarin het hele systeem van betrokkenen actief meedoet en waarbij iedere betrokkene op de een of andere manier bijdraagt aan de juiste beslissingen (Geverink en De Wilde, 2001).
Een sessie in een LSI-traject kan een workshop zijn. Bij een workshop zijn niet noodzakelijkerwijs alle representanten uit het systeem aanwezig. Bijvoorbeeld een workshop met een team over de samenwerking in dat team.
Maar wanneer kies je voor een workshop en wanneer voor een LSI-benadering? Zat de wereld maar zo eenvoudig in elkaar dat daarvoor kant-en-klare recepten waren te geven. Er zijn veel LSI-benaderingen en -aanpakken. Van den Berge en Wortelboer (2002) geven een goed overzicht van zeer uiteenlopende manieren om LSI’s vorm te geven. Van der Zouwen biedt hiervoor eveneens een handreiking op haar website www.largescaleinterventions.com. Afhankelijk van de aard en de omstandigheden, kies je de meest geschikte aanpak. De keus voor een aanpak wordt bepaald door:
- de omvang en de complexiteit van het vraagstuk.
Heeft het vraagstuk betrekking op een (groot deel van het) systeem, dan verdient de LSI-benadering aanbeveling. Bijvoorbeeld als het gaat om complexe vraagstukken waarop het antwoord nog verkend moet worden. Het samen scheppen van een toekomstbeeld, het genereren van baanbrekende ideeën of als problemen urgent zijn en de hele organisatie aangaan; - het aantal deelnemers dat je wilt betrekken;
- de mate waarin de belanghebbenden verspreid zijn over diverse locaties of landen;
- het doel dat je nastreeft. Is dat verkenning in een kleine groep of bijvoorbeeld ideeën inventariseren en draagvlak creëren met een grote groep?;
- de mate waarin er daadwerkelijk ruimte is voor cocreatie;
- de beschikbare voorbereidingstijd, de doorlooptijd en de beschikbare tijd voor de bijeenkomst;
- de mate waarin je wilt kunnen sturen op resultaat.
Tabel 1.2 vat de belangrijkste verschillen samen tussen een workshop, werkconferentie en een LSI. Hierbij merken we op dat de scores op de vier verschillende elementen indicatief zijn.
Door: Jeroen Blijsie, Annet Noordik
