Steeds vaker worden unieke opgaven als programma aangepakt. Zo kennen veel organisaties, onder meer veroorzaakt door het corona virus, de opgave om veranderingen door te voeren die leiden tot een slankere, 1,5 meter werkende en duurzamere organisatie. Om de gestelde doelen te bereiken worden er zowel projecten, routines en improvisaties geïnitieerd en omdat te managen zal men vermoedelijk kiezen voor een programma.
In dit artikel zal ik nader belichten wat de keuze voor een programma betekent. Mijns inziens zal blijken dat een programma een andere werkwijze oplevert dan wanneer je de opgave als een project aanpakt.
Samenvatting in steekwoorden
- Een programma draait om te realiseren doelen; projecten, routines en improvisaties leveren daaraan een bijdrage
- Veel opgaven worden een programma genoemd terwijl de aanpak projectmatig is
- Een programma is ook méér dan een optelsom van een aantal projecten
- Steeds meer organisaties werken met programma’s, omdat dat houvast biedt bij het realiseren van belangrijke, strategische (verander)opgaven
- Programma’s bestaan niet van nature, want opdrachtgever en opdrachtnemer (samen met de teamleden) maken ze zelf
- Een programma is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het bereiken van doelen, waaraan resultaten en andere activiteiten bijdragen.
Een programma helpt bij het bereiken van doelen
Programma’s zijn er in Nederland in overvloed. De tv of de radio overspoelen ons met programma’s, en ook theaters en concertgebouwen weten van wanten. Ook onze computers, iPads en smart phones wemelen van programma’s, terwijl ook de politieke partijen druk bezig zijn met het formuleren van verkiezingsprogramma’s. Maar daar gaat het hier niet over.
Voor overheden en bedrijven zijn programma’s een manier om unieke opgaves in de organisatie uit te voeren. Dat kunnen beleidsprogramma’s zijn of organisatie veranderprogramma’s. Zoals bekend wordt de overheid geconfronteerd met enkele zware opgaven: klimaatverandering, energietransitie en het opvangen van de consequenties van de corona pandemie. Maar ook bedrijven worden met vergelijkbare opgaves geconfronteerd. Deze organisaties zullen in veel gevallen voor een programma kiezen.
Een programma is een tijdelijke manier van samenwerken, gericht op het bereiken van doelen, waaraan resultaten en andere activiteiten bijdragen.
De kern van een programma bestaat uit doelen, activiteiten en een organisatie (mensen, middelen, en faciliteiten). Tussen doelen en activiteiten bestaat een sterke relatie: alleen activiteiten die helpen de doelen te realiseren neem je in een programma op. De activiteiten zijn dus geen willekeurige opsomming of lijst van werk, maar goed doordachte inspanningen waarvan aannemelijk is dat deze zullen helpen om de doelen te bereiken.
Het gaat om unieke opgaven
Programma’s gebruik je het beste als er sprake is van een unieke opgave. Als je doelen kan bereiken in een routine of een improvisatie, moet je geen programma maken. Gebruik deze werkwijze als de organisatie voor een opgave staat die nog nooit is voorgekomen. De uniciteit kan liggen in het onderwerp zoals klimaatverandering, coronavirus, maar ook de partijen waar de organisatie mee moet samenwerken dan wel dat de plaats waar het programma voor bedoeld is kan nieuw zijn.
In principe duurt een programma langer dan een project. Een project is klaar als het resultaat opgeleverd is naar tevredenheid van de opdrachtgever. Programmadoelen worden pas zichtbaar na minstens een jaar nadat de verschillende resultaten zijn opgeleverd en geïmplementeerd in een organisatie.
Stoppen als het doel bereikt is of de nieuwe werkwijze ingepast is in de organisatie
Sommige programma’s stoppen wanneer het doel is bereikt, andere stoppen als de nieuwe werkwijze is overgenomen door bestaande organisatie(s). Jaren geleden heeft de gemeente Amsterdam de top-600 van recidivisten geïdentificeerd en aangepakt in een programma. Een aantal jaren zijn de inspanningen gecoördineerd door de programma-organisatie. Zodra deze nieuwe aanpak bruikbaar bleek te zijn, gingen politie, verenigingen, GGD en gemeentelijke diensten met de nieuwe werkwijze zelfstandig verder en werd het programma opgeheven.
Wijzigingen horen bij programma’s
Soms zijn doelen, die staan in beleidsplannen of strategische plannen, te behalen met behulp van projecten, maar soms zijn er meerdere initiatieven nodig om doelen te behalen. Wanneer die initiatieven samenhang vertonen is er coördinatie nodig. Een aantal mensen gaan aan de slag om te onderzoeken wat precies de bedoeling is, welke manier van werken als een programma uitgevoerd moet worden en welke activiteiten nodig zijn om de doelen te bereiken, welke werknemers betrokken zijn en welke organisatieonderdelen het betreft.
Daar zit een grote mate van onzekerheid in, omdat de beoogde veranderingen waarschijnlijk nooit eerder zijn vertoond, althans zeker niet in de eigen organisatie. Daarom is het te verwachten dat de plannen in een programma wijzigen: er is sprake van experimenten die kunnen mislukken. Gegeven de doelen moeten dan andere maatregelen worden bedacht, kan het langer duren, duurder worden of helemaal niet werken.
Het behalen van doelen is niet af te dwingen
In tegenstelling tot resultaten in een project, kunnen doelen in een programma niet afgedwongen worden. Vaak gaan programma-doelen gaan ook over menselijk gedrag. In onze maatschappij kan je wel pogingen doen om gedragsveranderingen te forceren zoals thuisblijven vanwege de pandemie, maar meestal moet je het hebben van informeren, stimuleren en belonen. Dit betekent dat in een programma vaak een afweging moet worden gemaakt om meer inspanningen in te zetten, dan wel accepteren dat je niet verder komt met het behalen van een doel. Deze flexibiliteit is één van de kenmerken van een programma.
Programma’s zijn vaak samenwerkingsverbanden
Daarnaast is het met doelen zo dat er vaak verschillende partijen iets te zeggen hebben over maatschappelijke verschijnselen. Een gemeente bijvoorbeeld kan niet alleen de leefbaarheid in een wijk verbeteren: woningbouwverenigingen, ondernemers, verenigingen en individuele burgers hebben hun invloed op de wijk. Veel programma’s zijn dan ook samenwerkingsverbanden tussen verschillende zelfstandige organisaties. Deze partijen hebben ook belang bij het nastreven van de doelen.
Een programma vergt een aanpak van zoeken, toetsen en stoppen dan wel opnieuw beginnen: vallen en opstaan. Dat hoort bij een programma.
Door: Theo van der Tak
Theo van der Tak is zelfstandig organisatieadviseur, na een dienstverband van 25 jaar bij Twynstra Gudde. Hij heeft zich vooral gericht op programmamanagement. Met Gert Wijnen heeft hij het boek Programmamanagement geschreven. Samen met Bjorn Prevaas en Hans Cremer schreef hij het boek Programcanvas. Op www.theovandertak.nl reflecteert hij over zijn ervaringen met programma’s en de mensen die daarin werken.
