Vorige keer bespraken we waar je wakker van kunt liggen bij het opbouwen van het startportfolio van ontwikkelinitiatieven van je organisatie. Maar waar je ook van kunt wakker liggen is de inrichting van portfolio governance: de benodigde rollenstructuur, hoe die rollen samenwerken en het gedrag dat daarbij hoort. Zonder goede governance en een bijpassend proces is het onduidelijk hoe het portfolio van ontwikkelinitiatieven van een organisatie wordt bestuurd, wie verantwoordelijk is voor keuzes en hoe die keuzes tot stand komen. Als dat niet helder is, wordt sturen en verbeteren lastig.
Vandaag: Hoe en met wie, welke rollen, besturen we het portfolio?
Een heldere portfolio governance is het fundament onder een goed functionerend portfolioproces. Dit schept duidelijkheid over rollen, afspraken en samenwerking. Daarmee kan je betere keuzes maken, belangen beter afwegen en voortgang systematisch monitoren.
Governance is meer dan structuur alleen, het gaat ook over gedrag: over hoe mensen zich tot elkaar verhouden, hoe ze hun rol invullen en hoe ze omgaan met spanningen en (tegenstrijdige) belangen. Juist daar ontstaan de vragen die bestuurders en directie wakker kunnen houden: Moet ik zelf aan de portfoliotafel zitten? Hoe verhoudt zich dat tot mijn rol als bestuurder? Hoeveel tijd kost het me? Hoe zorgen we voor een open cultuur waarin we wensen en zorgen eerlijk uitspreken? En hoe voorkomen we dat portfoliomanagement wordt gezien als een extra loket, in plaats van een manier om doelen sneller te bereiken?
Rollen
Begin met het vaststellen van de kernrollen binnen portfoliomanagement, in ons model zijn dat er vier, te weten:
- De portfoliotafel: het besluitvormende orgaan waar keuzes worden gemaakt over de samenstelling van het portfolio, het starten en stoppen van initiatieven en de prioritering. En waar ruimte is voor dialoog en afweging van belangen. De portfoliotafel bestaat uit vertegenwoordigers van directie en andere sleutelrollen.
- Het portfolioadviesteam: dat initiatieven beoordeelt op inhoud, haalbaarheid en strategische relevantie. En daarover advies uitbrengt aan de portfoliotafel inclusief een inhoudelijke onderbouwing van te maken keuzes. Het team bestaat uit experts uit verschillende domeinen
- Het portfoliobureau: dat de gehele portfolio-organisatie ondersteunt. Het bereidt vergaderingen voor, faciliteert het proces, zorgt voor het overzicht en faciliteert communicatie.
- De opdrachtteams: het uitvoeren van initiatieven. Zoals analyseteams, projectteams en agile teams. Zij realiseren de inhoud van het portfolio. Het is essentieel dat deze teams goed zijn aangesloten op het portfolioproces.
Dus als een bestuurder of directeur wakker ligt van waar die in de portfolio-organisatie participeert, dan is het antwoord: “aan de portfoliotafel”.
De onderstaande figuur laat zien hoe de samenwerking tussen de rollen er in de praktijk uitziet. Door deze rollen helder te definiëren en goed te bemensen, ontstaat een governance waarmee de portfoliomanagementprocessen gedragen en effectief worden uitgevoerd.
Portfolioproces
Een goed portfolioproces is de motor van portfoliomanagement. Het zorgt ervoor dat initiatieven niet ‘zomaar’ worden opgepakt en dat er een duidelijke lijn zit in wat we doen, waarom we het doen en wanneer we het doen. Het helpt om systematisch keuzes te maken, middelen slim te verdelen en risico’s te monitoren.
Het portfolioproces kent 3 niveaus of cirkels (zie onderstaande figuur), te weten:
- Afstemmen van de strategie;
- Samenstellen van het portfolio;
- Monitoren en bijsturen.
Bij een optimale inrichting van het portfolioproces pas je de ritmes van de portfoliosturing en die van de organisatiesturing zo goed mogelijk op elkaar aan. Probeer daarbij niet onnodig nieuwe structuren in het leven te roepen. Als het portfolioproces aansluit op bestaande overlegmomenten zoals de planning- en control-cyclus, kwartaalgesprekken of strategiesessies dan werkt dat meestal het best en voelt het niet als ‘weer iets erbij’. Als je het in samenhang inricht wordt portfoliomanagement dé manier om beoogde doelen sneller en slimmer te realiseren. Dus, geen extra loket, maar een geïntegreerde manier van werken die helpt om samen verder te komen.
Samenspel
Portfoliomanagement is teamwerk. Het samenstellen en op de juiste manier bemensen van de rollen is een cruciale stap in de implementatie. Je wilt de juiste personen aan boord krijgen én houden, zodat er optimaal gewerkt, geleerd en doorontwikkeld wordt. Uiteindelijk werkt portfoliomanagement het beste bij een open cultuur waarin mensen in het adviesteam en aan de portfoliotafel hun wensen en zorgen eerlijk uitspreken. Dat is geen druk op de knop en deze situatie zal doorgaans pas na verloop van tijd ontstaan, als het portfolioteam het vertrouwen van de organisatie heeft gewonnen en de eerste successen zijn ervaren.
Bij aanvang zal portfoliomanagement bijna zeker worden gezien als een extra loket waar men langs moet om iets nieuws op te starten. En het zal dus nog even duren voor men erachter komt dat portfoliomanagement dé manier is om doelen sneller te bereiken.
Een goede portfolio governance is dus geen blauwdruk die je één keer uitrolt, maar een samenspel dat zich ontwikkelt in de praktijk. Door helderheid te creëren over rollen, processen en samenwerking, leg je een stevige basis. Het echte succes zit in het samen doorleven ervan, in het gesprek aan de portfoliotafel, in het vertrouwen tussen teams, en in het besef dat portfoliomanagement een manier om samen strategische keuzes te maken – en geen extra (onnodig) loket. Dus begin vooral, betrek, leer en verbeter samen!
Wakkere Woensdag! Is een serie over (project) portfoliomanagement en verschijnt elke 2e woensdag van de maand.
