Vorige maand bespraken we waar je wakker van kunt liggen bij het afbakenen van het startportfolio van ontwikkelinitiatieven van je organisatie. Zodra de afbakening enigszins staat, begint een nieuwe fase met nieuwe dilemma’s: het opbouwen van een startportfolio.
In dit artikel duiken we in de wakkerliggers die horen bij het samenstellen van een startportfolio en het bepalen van de juiste fasering, zoals: Welke initiatieven neem je hierin op? Zijn dit de juiste dingen? Missen we nog zaken? En hoe faseren we het portfolio zodat het niet alleen vandaag werkt, maar ook toekomstbestendig is?
Een goede start is het halve werk, en een verkeerde start kan nog jaren doorwerken. Laat je daar niet door tegenhouden, door gewoon te beginnen ontstaat een iteratief proces waarin het portfolio steeds verder wordt aangescherpt, het gesprek binnen de organisatie op gang komt en het leren begint.
Vandaag: het opbouwen van een startportfolio
Het startportfolio vormt een belangrijke basis van portfoliomanagement. Doelen en initiatieven vormen de kern van het portfolio; zonder inzicht in deze elementen is sturing niet mogelijk. In deze stap breng je alle relevante ontwikkelinitiatieven binnen de vastgestelde scope samen en geef je structuur aan het portfolio. Zo ontstaat een eerste overzicht waarmee de organisatie daadwerkelijk kan starten met portfoliomanagement.
In de praktijk kan dit leiden tot lastige dilemma’s. Bestuurders en directie liggen dan wakker van vragen als: hoe zorgen we dat een nieuwe werkwijze niet leidt tot extra vertraging of bureaucratische ‘hoepeltjes’ waar managers doorheen moeten springen? Hoe voorkomen we dat het proces te beheersmatig en ‘blauw’ wordt, terwijl we juist de wendbaarheid en het eigenaarschap in de organisatie willen behouden en stimuleren?
Initiatieven samenbrengen
Eerst ga je, met de scope-criteria in je achterhoofd, op zoek. In veel organisaties circuleren al lijsten, bijvoorbeeld uit de financiële administratie, projectregistraties of eerdere veranderprogramma’s. Ook gesprekken met stakeholders leveren waardevolle input op.
Je brengt alle initiatieven samen in één overzicht en toetst ze aan de criteria van de portfolio-scope. Initiatieven die niet binnen de scope vallen, verwijder je uit het portfolio. Om te voorkomen dat deze initiatieven zomaar uit beeld verdwijnen, maak je afspraken over waar ze wél thuishoren.
Het samenstellen van de lijst is een iteratief proces. Inzichten uit stakeholdergesprekken kunnen aanleiding geven om de scope aan te scherpen of te verbreden. Zo ontstaat een eerste, gedragen overzicht van initiatieven in het portfolio. Let op, streef niet direct naar volledigheid en compleetheid, dat volgt later wel.
Deelportfolio’s en buckets
Zodra duidelijk is welke initiatieven in het portfolio vallen, is het tijd om structuur aan te brengen. Zoals een indeling in deelportfolio’s en buckets. Een goede structuur helpt straks bij het prioriteren, sturen en communiceren. Het helpt appels met peren te vergelijken en maakt het portfolio hanteerbaar.
Een veelgebruikte aanpak is het opdelen van het portfolio in deelportfolio en buckets. Zo’n structuur biedt stabiliteit en ruimte voor wendbaarheid. Door grote portfolio’s op te splitsen in deelportfolio’s – naar bijvoorbeeld strategische organisatie doelen – ontstaan kleinere eenheden, wat zorgt voor meer inhoudelijke focus, eigenaarschap en betrokkenheid. Buckets gebruik je wanneer je verschillende soorten initiatieven (‘appels’ en ‘peren’) op een gelijkwaardige manier wilt prioriteren en beheren binnen een (deel)portfolio.
Startportfolio presenteren
Als duidelijk is welke initiatieven in het portfolio staan, hoe ze zijn gestructureerd en in welke fase ze zich bevinden, kun je het startportfolio klaarstomen voor presentatie aan de stakeholders.
Van elk initiatief verzamel je de basisdata, zoals naam van het initiatief, opdrachtgever en start- en einddatum. Op basis van deze gegevens maak je een eerste overzicht, vaak in Excel. Tip voor presentatie: houd het vooral eenvoudig en visueel, met focus op wat relevant is voor besluitvorming. Hierdoor verrijk je het gesprek en voorkom je dat het proces te instrumenteel wordt.
Portfoliofasering
Initiatieven in een portfolio zijn vaak complex van uitvoering, daarom pak je ze meestal projectmatig aan. Een olifant eet je immers bij voorkeur in stukjes, anders is het onbegonnen werk. De portfoliofasering (zie onderstaande figuur) waarmee je initiatieven stuurt en volgt, geeft je houvast bij de besluitvorming.
Zoek bij het bepalen van de portfoliofasering aansluiting bij de in jouw organisatie gangbare projectfasering. Door de fasering van het portfolio aan te laten sluiten op de taal en dynamiek van de initiatieven zelf (zoals projecten en programma’s en/of epics en features) voelt de verandering in werkwijze voor betrokkenen (opdrachtgevers, projectmanagers, product owners) logisch voor hen aan – wat de kans op weerstand doet afnemen.
Visuele hulpmiddelen
Visuele hulpmiddelen, handig voor het presenteren van een startportfolio zijn bijvoorbeeld:
- Het portfoliokanban, dat de initiatieven toont in de verschillende portfoliofasen, zoals initiatie, definitie, realisatie, implementatie en toepassing. Het biedt een dynamisch overzicht van de portfoliosamenstelling per fase en de voortgang.
- Het Portfolio-ontwikkelperspectief-dashboard zoals in het vorige artikel besproken. Het laat vooral zien hoe het portfolio zich verhoudt tot de effecten op korte termijn (groei) en lange termijn (continuïteit). Het helpt om trends, knelpunten en kansen te signaleren.
Door het portfolio op deze manier te presenteren en te bespreken, ontstaat een steeds meer gedeeld en steeds scherper beeld onder de betrokkenen.
Verschillen in beelden en meningen
Zeker wanneer je net begint met portfoliomanagement ontdek je dat beelden en meningen verschillen. Juist in multidisciplinaire teams is dit zichtbaar, dat is niet erg want het leren kennen van deze verschillen verrijkt het proces. Bovendien is de kwaliteit van de data bij de start vaak nog niet compleet en op orde, waardoor bepaalde inzichten nog niet mogelijk zijn. Dat komt later.
Door iedereen mee te nemen in het proces, ontstaat niet alleen een beter portfolio, maar ook een gedeeld begrip en eigenaarschap. Dus begin, betrek, leer en verbeter samen!
Wakkere Woensdag! Is een serie over (project) portfoliomanagement en verschijnt elke 2e woensdag van de maand. Lees hier alle eerdere artikelen >>>
Beluister onze podcast met Jan Bloem en Monique van Gestel – van Gils:
Bron: Portfoliomanagement, samen strategische keuzes maken (2025)
