Nu de arbeidsmarkt krapper is dan ooit, geven bedrijven handenvol geld uit aan het vinden en binden van personeel. Hoewel ieder middelgroot en groot bedrijf wel met specifieke HR-platformen werkt, hangen de taken op de HR-afdeling aan elkaar van handmatige werkzaamheden. Want ze gebruiken naast het HR-platform ook nog allerhande apps en tools die consistentie in gebruik en user experience in de weg staan. Alle reden om HR-software aan elkaar te knopen en een uniforme gebruikerservaring te creëren, zowel voor HR als voor de werknemers.
Om die ‘broken experiences‘ van alle losstaande applicaties op te lossen, is er tooling nodig waarmee een goede, uniforme user experience kan worden gerealiseerd. Deze moet in staat zijn te integreren met allerhande tools en platformen waarmee het ook nog eens snel ontwikkeld kan worden: een low-code development platform (LCDP). Ter inspiratie hieronder enkele voorbeelden van HR applicaties die ontwikkeld zijn gebruikmakend van een LCDP.
Recruitment portal die het werving- en selectieproces standaardiseert
Laten we beginnen bij het sollicitatietraject. Nu sollicitatiegesprekken steeds vaker online plaatsvinden, is het belangrijk om aandacht te geven aan de wijze waarop het bedrijf zich digitaal presenteert. Een recruitment portal die ervoor zorgt dat alle afdelingen hetzelfde sollicitatietraject hanteren, snel en correct communiceren en dezelfde uitstraling hebben tijdens online sollicitatiegesprekken, voorkomt dat iedere afdeling zelf maar ‘wat aanrommelt’.
HR-app die alle handwerk automatiseert
Als het arbeidscontract is gesloten, handelt de HR-afdeling veel formaliteiten af: regelen dat de nieuwe medewerker een laptop, telefoon en toegangspasje krijgt; toegang regelen tot de applicaties waar iemand in moet werken en een thuiswerkplek faciliteren. In veel bedrijven worden deze taken nog altijd handmatig door de HR-afdeling uitgevoerd, met alle kans op fouten. Wie kent niet de verhalen van medewerkers die de eerste week in hun nieuwe baan duimen zaten de draaien omdat er geen laptop was. Automatiseer dit werk, zodat je nooit meer per ongeluk een taak kunt vergeten.
Onboarding-app zorgt dat medewerkers zich welkom voelen
Op de eerste werkdag wordt een nieuwe medewerker vaak overvallen door alle indrukken. Hij of zij geeft 40 nieuwe collega’s een hand, maar heeft later geen idee meer hoe iemand heet en wat zijn rol is. In alle hectiek is ook niet blijven hangen hoe het proces ook al weer in elkaar zit. Degene die de nieuwe collega wegwijs maakt denkt: ‘oké, ik heb alles uitgelegd’. Terwijl hooguit 20 procent van de informatie is blijven hangen. Hoeveel meer welkom voelt iemand zich als hij een week voordat zijn dienstverband aanvangt al een mail krijgt met een link naar de onboarding app, die is ingericht als een gepersonaliseerde handleiding met informatieve video’s. In de app treft de medewerker foto’s en/of video’s aan van zijn directe collega’s en andere relevante contactpersonen en interactiemogelijkheden. Evenals procesbeschrijvingen, handleidingen van de applicaties waar hij of zij mee moet gaan werken enzovoort. Op die manier kun je nieuwe medewerkers verrassen met een geoptimaliseerd HR-proces.
Verbeter de employee experience
Het binden van personeel doe je primair met een goede employee experience (EX). Zeker nu het door COVID ingewikkelder is geworden het personeel betrokken te houden, onder andere door het nieuwe devies om zoveel mogelijk thuis te werken. Komen medewerkers toch naar kantoor, dan wil je hen het gevoel geven dat ze er veilig kunnen werken en dat ze snel de juiste informatie en/of afdeling kunnen vinden. Dat doe je enerzijds door tools te ontwikkelen voor praktische zaken, zoals het snel vervangen van een kapotte telefoon of laptop. Maar ook door functies toe te voegen als het reserveren van bureaus en vergaderruimten. Daarnaast is persoonlijke aandacht belangrijk, bijvoorbeeld een bloemetje bij ziekte of bij een bijzondere prestatie. Ook dat is een taak die je (vrijwel) volledig kunt automatiseren, zodat het zowel van de lijnmanager als de HR-afdeling geen tijd kost. Kortom, door de inzet van de juiste digitale tools kun je medewerkers optimaal ondersteunen en zo hun EX verbeteren.
Het is voor een goede EX natuurlijk ook cruciaal om een vinger aan de pols te houden hoe tevreden je personeel is. Voer bijvoorbeeld regelmatig een korte online enquête uit naar bepaalde aspecten van de personeelstevredenheid (in plaats van eens in de drie jaar een groot onderzoek) of doe sentimentanalyse op social media.
Zorg voor doorgroeimogelijkheden op maat
Een laatste onderwerp dat we hier willen aanstippen heeft betrekking op retentie en doorgroei. Want je hebt enerzijds het bedrijf dat allerlei interne vacatures heeft en anderzijds de medewerkers met hun persoonlijke ontwikkelingsplan. Hoe beter je deze twee matcht, hoe gelukkiger je medewerkers zijn. Ook hierbij kan technologie je helpen, bijvoorbeeld bij het ontdekken van witte vlekken in je eigen bedrijf – welke afdelingen hebben eigenlijk een tekort aan expertise en op welke afdelingen werken mensen juist onder hun niveau – zodat je daar je in- en doorstroombeleid op kunt afstemmen. Neem daar ook de uitstroom in mee: welke medewerkers gaan de komende jaren met pensioen? Welke huidige collega’s komen in aanmerking om door te groeien? Welke opleidingen zouden zij dan nu al moeten volgen?
Employee experience is maatwerk
Voor sommige van de hierboven genoemde zaken bestaat standaardsoftware, voor sommige niet. Maar wat in alle gevallen geldt, is dat het bieden van een goede employee experience gedurende alle fases van iemands carrière maatwerk is. Er bestaat niet zoiets als een standaard onboardingproces voor alle nieuwe medewerkers en daarnaast is de cultuur in een bedrijf bepalend voor hoe je omgaat met het vinden en binden van personeel. Kortom, werving & selectie, onboarding van nieuwe medewerkers en het verbeteren van de employee experience zijn maatwerkprocessen, die ook door maatwerksoftware moeten worden ondersteund.Â
Auteur: Bart Meursing, VP Northern Europe bij OutSystems
