Elke tekst heeft een doel. Je publiceert bijvoorbeeld een artikel om vakgenoten te informeren over nieuwe ontwikkelingen. Je brengt een offerte uit om een directieteam ervan te overtuigen dat jij de beste vis in de vijver bent. Of je schrijft een e-mail om collega’s te instrueren hoe ze iets moeten aanpakken. Als je weet wat je doel is, kun je daar gericht op schrijven. In dit artikel uit het boek Spot-on schrijven lees je hoe een doelentrap hierbij kan helpen.
Formuleer je tekstdoelen
Zakelijke teksten kunnen grofweg drie doelen hebben:
- Is het doel informeren? Dan wil je dat lezers na afloop van je tekst iets weten. Ze zijn bijvoorbeeld op de hoogte van de actuele status van proces X.
- Is het doel overtuigen? Dan wil je dat lezers ergens iets van vinden en eventueel ook iets doen. Ze zien bijvoorbeeld in dat jouw advies Y veel tijdwinst gaat opleveren en besluiten het daarom op te volgen.
- Is het doel instrueren? Dan wil je dat lezers door jouw tekst iets op een bepaalde manier gaan doen. Ze doorlopen bijvoorbeeld veiligheidsprocedure Z succesvol.
De doelentrap
Gebruik de doelentrap uit de volgende afbeelding om je tekstdoelen te bepalen. Wat wil je als schrijver bereiken en welk effect heeft dat op de lezer? Er zijn drie treden: de doet-trede, de vindt-trede en de weet-trede.
Soms heb je alleen een doel op de weet-trede, soms heb je doelen op alle drie de treden. Een tekst kan dus meerdere doelen tegelijk hebben, maar er is meestal één hoofddoel. De andere doelen staan dan in dienst van dat hoofddoel. Stel, je opdrachtgever heeft gevraagd om mogelijke oplossingen voor een IT-probleem aan te dragen. In je rapportage stuur je aan op een bepaalde oplossing. Je tekst heeft dan twee doelen, informeren en overtuigen, maar het hoofddoel is overtuigen. Want je wilt dat de opdrachtgever na jouw tekst vindt dat jouw oplossing inderdaad de beste is. In de volgende afbeelding vind je een voorbeeld van een doelentrap bij een offerte.
Begin je met de weet-trede? Dan loop je het risico dat je daar te veel informatie opneemt, waardoor je uit de bocht vliegt. Vul de doelentrap daarom van boven naar beneden in: begin met de doet-trede. Dat zorgt voor focus.
Wat zijn je relationele doelen?
Naast inhoudelijke doelen spelen er vaak relationele doelen: doelen die over de relatie tussen jou en de lezer gaan. Neem ook die doelen mee in je verkenning. Bij het inhoudelijke doel ‘De klant weet dat ik het product niet volgens planning kan leveren’ past bijvoorbeeld een relationeel doel als ‘De klant houdt vertrouwen in mij als leverancier en is tevreden over de manier waarop ik hem informeer en alternatieven aanbied’. Bedenk of je een relatie wilt opbouwen, onderhouden, verdiepen of herstellen. En hoe je tekst daaraan kan bijdragen.
Blijf scherp op de inhoud
Maak voor elke deeldoelgroep uit je SBB-analyse (zie het boek Spot-on schrijven) een doelentrap. Formuleer per trede de gewenste situatie: wat doet, vindt en weet de lezer in het ideale geval? Leg deze gewenste situatie naast de huidige situatie en bekijk of je je doelen met deze tekst kunt realiseren. Soms blijkt dat je je doelen moet bijstellen of andere middelen moet inzetten om je doelen te bereiken. Een bekende valkuil is dat schrijvers te veel in één keer willen bereiken.
Stel, je wilt het managementteam ervan overtuigen dat er beleid moet komen om een bepaald probleem op te lossen. In diezelfde tekst wil je een voorstel voor dat beleid doen én laten zien hoe dat beleid moet worden uitgevoerd. Daarmee heeft je tekst drie doelen: overtuigen, informeren en instrueren. De vraag is of je ze alle drie bereikt. In dit geval kun je beter drie teksten schrijven. Je begint met een tekst waarin je de lezer ervan overtuigt dat er beleid moet komen. Daarna volgen een tekst waarin je het beleid voorstelt én een tekst waarin je een instructie opneemt voor de medewerkers die het beleid daadwerkelijk gaan uitvoeren.
Vraag en doel hangen samen
De centrale vraag en het doel hangen nauw met elkaar samen. Bij een informerend doel past een wat-vraag, bij een overtuigend doel een waarom-vraag en bij een instruerend doel een hoevraag. Heeft je tekst twee of drie doelen? Dan ligt het voor de hand dat je centrale vraag ook twee- of drieledig is.
Stel, je moet een memo schrijven over het nieuwe beleid rond diversiteit en inclusie binnen je organisatie. Wil je je collega’s informeren? Dan luidt de centrale vraag bijvoorbeeld: ‘Wat houdt dit nieuwe beleid in?’ Wil je ze overtuigen? Dan kan de vraag zijn: ‘Waarom is dit nieuwe beleid een belangrijke stap?’ En als je ze wilt instrueren, kies je voor een vraag als: ‘Hoe voeren we dit nieuwe beleid door?’ Bij een hoe-vraag hoort soms ook weer een waarom-vraag van de lezer. Je moet dan de hoe-stappen motiveren om te overtuigen.
Tekstdoelen zijn trouwens niet per definitie gelijk aan onderzoeks-, project- of beleidsdoelen. Het projectdoel kan bijvoorbeeld een betere doorstroming en verkeersveiligheid van de Aalsterweg zijn, terwijl je tekst als doel heeft de ontwerpkeuzes te onderbouwen voor de nieuwe fietstunnel onder deze weg. Kijk dus kritisch: wat moet deze tekst voor me doen?
Beluister onze podcast: Spot-on schrijven
Bron: Spot-on schrijven
Door: Eefje Gerits, Ed Grubben, Jan Vriens
