Programmamanagement, of programmatisch werken, geeft houvast bij het realiseren van ingewikkelde veranderopgaven. Björn Prevaas en Niels van Loon lanceerden eerder dit jaar een nieuw handboek voor programmamanagers, getiteld Werken aan Programma’s. Nu is er ook het boek Programmacanvas dat veel praktisch houvast geeft bij de oriëntatie op een nieuw programma.
Waarom zou je met programma’s werken?
Steeds meer organisaties werken met programma’s voor het realiseren van bepaalde organisatiedoelen en veranderopgaven. Denk bijvoorbeeld aan programma’s om de bereikbaarheid van een regio te verbeteren, om armoede of inkomensongelijkheid te verkleinen, om de toekomstbestendigheid van een bedrijfsonderdeel te versterken of om de energietransitie te ondersteunen. Wanneer het niet lukt om die doelen langs gebaande paden voor elkaar te krijgen, kan een programma behulpzaam zijn. Programma’s kunnen helpen veranderingen tot stand te brengen en daarmee bijdragen aan het nastreven van specifieke organisatiedoelen.
Wat is de functie van het programmacanvas?
Zorgvuldigheid in de keuze om van een bepaalde opgave een programma te maken (of juist niet) is belangrijk. Het is namelijk een krachtig vehikel, maar zeker niet voor alle uitdagingen, vraagstukken en organisaties de beste keuze. Soms is het juist beter om een project- of een procesaanpak te kiezen of om improviserend en experimenterend te werk te gaan om iets op te lossen.
Om een goede keuze te kunnen maken, is het zaak de opgave af te pellen en samen een antwoord te vinden op de vraag: Wat is de essentie van de uitdaging of het vraagstuk waar we voor staan en in hoeverre past een programmatische aanpak daarbij? Het programmacanvas helpt bij het beantwoorden van deze vraag. Het kan onder meer ook fungeren als instrument voor tussentijdse reflectie.
Wat is het programmacanvas dan eigenlijk?
Het programmacanvas is een praktisch instrument voor het verkennen van een nieuwe opgave en het opbouwen van een programma, doordat het een aantal elementen overzichtelijk bij elkaar brengt die in die stadia (verkennen en opbouwen) aandacht vragen. Een goed ingevuld canvas vormt de basis voor het doordacht starten van een programma. Het vat de belangrijkste componenten samen en ondersteunt de dialoog met betrokkenen bij de opgave – binnen en buiten de organisatie.
Het goed verkennen en opbouwen van een programma is geen sinecure. De neiging bestaat nogal eens om snel te starten, onder druk van directies, wetgevers, aandeelhouders, bestuurders of inwoners. ‘Geen tijd te verliezen!’ Meestal blijkt dan de wal het schip te keren. Natuurlijk kun je best een eindje komen door gewoon te beginnen en te zien waar je uitkomt. Maar vaak zien we op een gegeven moment dan toch de roep om meer visie, samenhang, focus, doelgerichtheid en sturing. Programma’s beantwoorden daaraan, mits ze goed worden vormgegeven. Het programmacanvas is een instrument dat hierbij helpt.
Hoe zit het nieuwe programmacanvas in elkaar?
Het canvas is opgebouwd uit vier delen: een rechterkant, een linkerkant, een binnencirkel en een buitencirkel. Elk van die delen bestaat uit meerdere elementen.
Een van de eerste stappen die je onderneemt om een programma inhoudelijk vorm te geven, is het ontwikkelen van een gedeelde, gedragen en resonerende visie. Het is dan ook logisch om daar met het programmacanvas op aan te sluiten. Elementen van de visie vind je aan de rechter- en linkerkant van het canvas. Aan de rechterkant staan elementen die weergeven waar je heen wilt en voor wie dat relevant is: de beoogde toekomstige situatie, de doelen en de belanghebbenden. De linkerkant wordt gevormd door elementen die beschrijven waar je vandaan komt en waarom je op weg wilt: de huidige situatie, de beweeg-redenen en de kaders. Deze elementen gebruik je bij het uitwerken van de visie.
Het middenstuk van het programmacanvas
Het middenstuk van het canvas maakt de verbinding tussen links en rechts, tussen heden (inclusief verleden) en toekomst. Dit stuk bestaat uit twee delen: een binnencirkel en een buitencirkel. In de binnencirkel vind je de elementen die laten zien hoe je stapsgewijs van de huidige naar de toekomstige situatie beweegt: via de inspanningen, de (door) te ontwikkelen vermogens en de baten. In de buitencirkel staan condities die aandacht vragen om het programma te laten slagen. Ze fungeren tevens als een toets voor de haalbaarheid van het programma: de (verander)strategie, de krachten die in en rond het programma spelen, de onzekerheden, spelers, energie en afbakening. Staan deze niet goed, dan vliegt het programma alle kanten op.
Van links naar rechts loopt daarmee een flow van huidige situatie naar toekomstige situatie. Dit is de flow die de waartoe-en-waarom-vraag volgt: door die vraag te stellen, maak je scherper waarom het nodig is om in beweging te komen en waar je dan naartoe wilt (of denkt te moeten) bewegen. Redeneer je omgekeerd, vanuit de toekomstige situatie naar de huidige situatie, dan stel je de hoe-vraag: gegeven die beoogde toekomst, hoe komen we daar dan en hoe verhoudt zich dat tot het heden en verleden?
Flow in het hart van het canvas
Een tweede flow zit in het hart van het canvas – in de binnencirkel. Van beneden naar boven redeneer je van inspanningen, via vermogens naar baten: wat gaan we doen om de verandering effect te laten hebben en welk effect is dat dan? Ook die redenering kun je omdraaien: als we deze baten willen bereiken, wat vraagt dat dan aan vermogens en wat aan inspanningen? In de binnencirkel hebben we een cyclus getekend. Daarmee geven we aan dat de stappen die je doorloopt een proces vormen van cyclische, iteratieve en incrementele ontwikkeling. Dit sluit aan bij de cycli die je inricht tijdens de uitvoering van het programma.
Een derde flow zit in het denken van de binnencirkel naar de buitencirkel. Als we deze inspanningen, vermogens en baten willen realiseren, aan welke condities moeten we dan aandacht schenken om het te laten slagen en wat zegt dit over de haalbaarheid van het programma? Omgekeerd: gegeven de bestaande condities, wat hebben we dan bij te stellen in wat we kunnen realiseren?
In het boek gaan we in op de opbouw van het programmacanvas. We reiken per element een set kernvragen en hulpvragen aan, die je kunt gebruiken wanneer je ermee gaat werken. Ook bespreken we een paar voorbeelden van canvassen en geven we je een aantal handreikingen voor hoe je in de praktijk met het canvas kunt werken en waar je dan op moet letten.
Waarom hebben we een nieuw canvas ontwikkeld?
Werken met canvassen is niet nieuw en sluit aan op een breed gedeelde behoefte aan overzichtelijke visualisaties waarin je samen de essentie van iets kunt weergeven. Bekend bij velen is het Business Model Canvas (2010). Daarmee begon het naar ons idee allemaal. Later volgden onder meer het Program Canvas (2016), het Project Canvas (2016), het Canvas Omgevingsmanagement (2017), het VeranderCanvas (2018), het Procescanvas (2020) en het StrategieCanvas (2021). Het is een mooie serie instrumenten die allemaal hun eigen functie hebben in organisaties en opgaven.
Waarom dan toch een nieuw canvas?
De programma-aanpak heeft zich de afgelopen drie decennia gevormd en heeft de laatste tien tot vijftien jaar een sterke vlucht genomen. Het is een vakgebied dat in ontwikkeling is en blijft. Het denken over programma’s verandert en daarmee ook de functie en inhoud van hulpmiddelen. Tegelijkertijd met het schrijven aan ons boek Werken aan Programma’s (2024) gingen we experimenteren met andere versies van een canvas, waarbij we nieuwe gedachten en ervaringen met het Program Canvas een plek gaven. We haalden elementen eruit, voegden nieuwe elementen toe en veranderden andere elementen van inhoud.
Het nieuwe canvas sluit in onze optiek goed aan bij verschillende aanpakken voor programma’s. Of het nu gaat om Werken aan Programma’s, Managing Successful Programmes, Programmatisch creëren of de Standard for Program Management. Op de ondersteunende website (www.werkenaanprogrammas.nl) vind je aanvullende materialen, niet alleen over het canvas, maar voor de volle breedte van programmamanagement. Denk aan voorbeelden, formats, checklists, scans of vragenlijsten. Dat materiaal vullen en passen we verder aan en we nodigen je van harte uit om het ons te laten weten als je iets mist of zelf iets hebt dat het verrijkt.
Wat kun je in het boek vinden?
In het bijbehorende boek geven we praktische handreikingen voor het gebruiken van het programmacanvas. De basis voor het instrument ligt in Werken aan Programma’s, het handboek voor de programmamanager dat we ook in 2024 lanceerden. Daarin vind je een uitgebreidere beschrijving over hoe je programma’s inhoudelijk vormgeeft, hoe je ze organiseert en stuurt, op welke manier je de samenwerking kunt inrichten en hoe je er steeds beter in wordt. In Programmacanvas gaan we specifiek in op het canvas, niet op alle terminologie en concepten achter programmamanagement (al beschrijven we wel een paar essenties).
Het boek bestaat uit drie delen:
- In deel I bespreken we kort de essenties van programmamanagement en gaan we in op de thema’s en levensloop van programma’s.
- Deel II introduceert het programmacanvas en laat zien hoe het is opgebouwd. We reiken bij elk element hulpvragen aan, geven voorbeelden en laten zien hoe je ermee werkt.
- In deel III gaan we dieper in op de levensloop van programma’s en beschrijven we op een heel praktische manier welke stappen je daarin doorloopt en welke plek het programmacanvas daarbij inneemt.
Dit boek is bedoeld voor iedereen die een stevige basis onder de aanpak van een specifiek programma wil leggen en daarvoor ondersteunend instrumentarium zoekt. Voor iedereen die programma’s ziet als een samenspel en daarvoor mensen wil uitnodigen om hun ideeën in te brengen en in dialoog te verrijken. En voor iedereen die programma’s ziet als een uitdagende onderneming om bepaalde doelen te bereiken, die zonder een programma niet of moeilijker tot stand zouden komen.
Door: Björn Prevaas, Niels van Loon
