In het boek Werken aan Programma’s beschrijven wij een holistische benadering voor programmamanagement (programmatisch werken, programmasturing). Dit artikel gaat in op de bouwstenen van een succesvol programma (de thema’s) die samen de programma-aanpak vormen: waaraan heb je allemaal aandacht te geven als je een programma wil opzetten en uitvoeren? Het is gebaseerd op hoofdstuk 5 van het boek.
Bij het realiseren van programma’s vragen allerlei facetten aandacht. Wij hebben ze geclusterd in acht thema’s: kiezen, vormgeven, sturen, organiseren, beslissen, samenwerken, leiden en ontwikkelen. Elk thema komt in elk stadium van de levensloop van een programma aan de orde, zij het met steeds een andere aard en intensiteit. Welke specifieke invulling je eraan geeft, verschilt per opgave en organisatie. Ben je echter niet bereid aan al deze thema’s aandacht te geven, kies er dan niet voor met een programma te werken.
Figuur Thema’s en levensloop bij het werken aan programma’s
De bouwstenen
Thema 1. Kiezen: de keuze maken voor een programma
Bij dit eerste thema gaat het om het afwegingsproces dat uiteindelijk leidt tot de beslissing aan de slag te gaan met een bepaalde opgave en die als programma vorm te geven. Een belangrijke rol in dit keuzeproces is weggelegd voor een directie of managementteam dat kiest aan welke veranderopgaven er wordt gewerkt. Hier raken programma- en portfoliomanagement elkaar. Het is ook erg behulpzaam als er een breed gedeeld begrip is van wat programma’s zijn en wanneer die aanpak al dan niet nuttig is. Als programmamanager kun je ondersteunen in dit proces, maar kom je in principe pas echt in beeld als er een eerste beeld is van de opgave, duidelijk is dat die voorrang moet krijgen boven andere uitdagingen en er iemand nodig is om de klus verder te verkennen. Als de organisatie niet zo goed is in keuzes maken, kun je beter niet te gretig zijn om meteen met de opgave aan de slag te gaan, maar eerst goed doorvragen welke prioriteit deze heeft en welke ‘concurrerende’ opgaven er zijn. Dat vraagt enige subtiliteit, want de kans is groot dat de programma-eigenaar (voorheen: opdrachtgever) vindt daar goed over te hebben nagedacht en nu vooral actie wil zien. Je kunt echter maar één keer goed beginnen …
Thema 2. Vormgeven: inhoud en aanpak neerzetten en bijstellen
De kern van een programma is natuurlijk de inhoud van de opgave: wat willen we bereiken en hoe gaan we dat voor elkaar krijgen? Het thema vormgeven draait om het geheel van werkzaamheden gericht op het in beeld brengen van die inhoud, in de vorm van een visie, doelen, baten, strategie, vermogens, inspanningen en middelen. Dat doe je niet eenmalig en ook niet allemaal in detail aan het begin van het programma. De inhoud en de aanpak worden stap voor stap concreter, maar bij de start moet je wel een goed fundament leggen. Voor de eerstkomende cyclus kun je uittekenen wat je met elkaar wilt bereiken en hoe je daaraan gaat werken. Maar wat er precies moet gebeuren als je een jaar of twee jaar verder bent, is lastiger te zeggen. Zeker als het programma zich in een dynamische omgeving bevindt. Het is ook afhankelijk van wat je in de komende cyclus voor elkaar krijgt en hoe goed je aannames waren onder je inhoudelijke opzet (bijvoorbeeld ten aanzien van de effectiviteit van de inspanningen). Vormgeven heeft dus een adaptief karakter.
Thema 3. Organiseren: de programmaorganisatie vormgeven en inrichten
In een programma gaan mensen uit verschillende organisatieonderdelen of organisaties met elkaar aan de slag in tijdelijke rollen: programma-eigenaar, programmamanager, bateneigenaar, inspanningsleider, ondersteuner, et cetera. Dat gaat op een andere manier dan veel mensen gewend zijn vanuit hun functie. Het schakelen tussen die twee – functie en rol – blijkt met name in hiërarchisch ingestelde organisaties een flinke uitdaging en vraagt alleen al om die reden aandacht. Vaak heeft de groep betrokkenen nog niet eerder met elkaar en op die manier aan een opgave als een programma gewerkt en dat betekent dat je stil moet staan bij de rollenverdeling en het rollenspel. We komen dan uit bij het thema organiseren. Hierbij gaat het erom de rollen binnen de programmaorganisatie te verdelen en in te regelen en de verhouding tussen programmaorganisatie en staande organisatie(s) vorm te geven. Hoe licht of zwaar tuig je het programma op? Ook het inrichten en (in)regelen van de benodigde systemen, infrastructuur, werkplekken die het programma nodig heeft om te functioneren, scharen we onder het thema organiseren.
Thema 4. Sturen: plannen, monitoren, bijsturen en rapporteren
Met alleen een inhoudelijk plan ben je er niet. Dat vraagt sturing: planning, monitoring, bijsturing en rapportage. Dan kom je op vragen als: welk tempo willen we ontwikkelen en hoe krijgen we dat voor elkaar? Wanneer moeten we wat doen en bereikt hebben? Hoe zorgen we ervoor dat we voldoende wendbaar zijn om in te spelen op veranderingen? Hoe en hoe vaak beoordelen we onze effectiviteit? Hoe managen we de risico’s? In het thema sturen gaat het om alle activiteiten van de programmamanager die gericht zijn op plannen, de stand van zaken in beeld brengen, vergelijken met het plan en daaraan betekenis geven, bijsturingsmaatregelen nemen en rapporteren. Het is daarbij zoeken naar de goede vorm van planmatigheid. Programma’s laten zich minder goed plannen dan projecten en vragen ruimte om gaandeweg concreter te worden. Bij projecten heet dit thema ‘beheersen’, maar die term past niet goed bij het dynamische karakter van een programma. Vandaar dat we spreken van ‘sturen’.
Thema 5. Beslissen: besluiten nemen over keuzes in het programma
Bij programma’s zijn er veel momenten waarop je beslissingen moet nemen, op allerlei niveaus en over allerlei kwesties. Denk aan het moment van inspanningen starten, inhoudelijke oplossingen binnen een project selecteren, middelen toekennen, rollen verdelen, bepaalde issues afwikkelen en de baten (her)prioriteren. Het thema beslissen richt zich op het vormgeven, sturen en handhaven van de besluitvorming in en over een programma. Dat moet ervoor zorgen dat je heldere beslissingen neemt die kwalitatief goed zijn en die op draagvlak kunnen rekenen. Dat besluiten ook worden uitgevoerd. En dat je leert van de consequenties ervan, om het de volgende keer nog beter te doen. Een vraag die daarbij onder meer aan de orde komt, is welke programmarol welke (soort) beslissingen mag nemen en hoe ‘laag’ in de programmaorganisatie bepaalde besluiten mogen worden genomen. Een vraag die van grote invloed is op onder meer de slagvaardigheid van de programmaorganisatie.
Thema 6. Samenwerken: invulling geven aan samenwerkingsrelaties en communicatie
Bij programma’s zijn vaak veel mensen betrokken. Soms vanuit één organisatie, maar dan wel over de grenzen van teams en afdelingen heen. Vaak ook over de grenzen van organisaties heen, bijvoorbeeld in een samenspel tussen gemeente, woningcorporaties en bedrijven. Programma’s floreren bij goede relaties en communicatie tussen de betrokkenen en dat is niet iets wat vanzelf ontstaat, zeker niet bij grote verschillen (bijvoorbeeld in waarden en belangen) tussen de betrokkenen. Bij het thema samenwerken draait het om de vraag wat ervoor zorgt dat er een soepel samenspel ontstaat: tussen individuen onderling, binnen het programmateam, tussen het programmateam en de organisatie, en tussen betrokken partijen. Veel aandacht verdient daarbij het creëren van wederzijds begrip tussen alle spelers en het verbinden van verschillende achtergronden, percepties, belangen, behoeften en kwaliteiten. Onder dit thema scharen wij ook alle activiteiten op het gebied van communicatie binnen en over het programma.
Thema 7. Leiden: ervoor zorgen dat het ook daadwerkelijk gebeurt
Het zevende thema is het meest persoonlijke: hoe vul je het leiderschap in het programma in? Liefst zou je leiderschap verwachten van iedereen die bij het programma is betrokken, maar zeker van rollen als een programma-eigenaar, programmamanager, bateneigenaar en inspanningsleider. Je hebt namelijk een aantal mensen nodig die net een stapje extra zetten om ervoor te zorgen dat wat je met elkaar hebt bedacht ook gaat gebeuren. Die doen wat daarvoor nodig is en daarbij zelf het goede voorbeeld geven. Hoe je het leiderschap invult, ziet er per organisatie anders uit en dus ook per programma. Het is zaak goed af te stemmen op de mensen die met elkaar de klus gaan klaren. Wat verwachten ze bijvoorbeeld qua leiderschap van een programmamanager? En in hoeverre past dit bij jouzelf? Ken je je eigen kwaliteiten, valkuilen en keerzijdes en hoe zet je die kennis in? Wat betekent macht voor je en wat doet het gebrek aan formele macht met je? Over het leiderschap van de programmamanager hebben Prevaas, Bos en Stoop (2018) al het nodige geschreven. Dat doen we niet over, daar refereren we bij dit thema aan.
Thema 8. Ontwikkelen: steeds beter worden in de programma-aanpak
Het thema ontwikkelen is er enerzijds op gericht steeds beter te worden in het doen van een specifiek programma. Anderzijds gaat het om de vraag wat de organisatie moet doen om te groeien in het werken aan en met programma’s en in het creëren van de goede condities daarvoor, bijvoorbeeld qua systemen, cultuur en managementstijl. In de praktijk gaat de focus vaak snel op het realiseren van een programma: meters maken, voortgang boeken, geen tijd te verliezen. Leren en ontwikkelen komen dan al snel onder druk te staan. Regelmatige reviews kunnen bijvoorbeeld helpen wat bewuster stil te staan bij de vraag: hoe zijn we eigenlijk bezig? Op welke vlakken kunnen we het (nog) beter doen? Maar dat vraagt wel tijd en ruimte en die worden lang niet altijd genomen. Ook het creëren van de goede condities in de organisatie om programma’s te kunnen doen, krijgt relatief weinig aandacht, vaak omdat niemand zich er echt voor verantwoordelijk voelt. We komen dan uit bij de programmavriendelijkheid van de organisatie. Succesvol aan programma’s kunnen werken, vraagt om hierin gericht te investeren.
Ter afronding: de thema’s vormen de ruggengraat van het programma
De acht thema’s die we hiervoor hebben onderscheiden, vormen een handige kapstok, een ruggengraat voor een programma. Heb je overal aan gedacht en hoe staat het programma er op elk thema voor? In het boek Werken aan Programma’s gaan we uitgebreider in op elk thema en krijg je allerlei handvatten aangereikt om te werken aan elk van de thema’s.
Bron: Werken aan programma’s
Door: Björn Prevaas, Niels van Loon
