Het Program Canvas is een nieuwe manier om snel en in dialoog tot de kern van een programma te komen en deze op één A3 of A4 te beschrijven. In de basis is het een eenvoudig model, bestaande uit verschillende elementen waaruit een programma is opgebouwd. Niet bedoeld om compleet te zijn, maar wel om de essenties van het programma bloot te leggen en in samenhang, beknopt te visualiseren.
Samen met ruim honderd professionals in programmamanagement uit binnen- en buitenland hebben de auteurs Theo van der Tak, Björn Prevaas en Hans Cremer het Program Canvas stapsgewijs vormgegeven, uitgeprobeerd en in verschillende rondes aangepast. Tijdens het IPMA Wereld Congres 2014 en het PGM Open 2014 en 2015 konden deelnemers ermee experimenteren en kregen ze waardevolle feedback. Echter, niet alles konden zij onderbrengen in het model. Het canvas dat ze nu gekozen hebben en onlangs hebben gepresenteerd op de PGM 2016, zal dan ook vast niet de laatste versie zijn. De auteurs blijven feedback van gebruikers van harte toejuichen (via mailadres programcanvas@vakmedianet.nl).
Zestien elementen
Uiteindelijk hebben de auteurs gekozen voor een model met zestien elementen. Zij denken dat deze elementen meer dan voldoende zijn om elk programma tot zijn essenties terug te brengen. Niet alleen toont het canvas daarmee de hoofdlijnen van een programma, het ziet er ook aantrekkelijk uit, zo horen ze van veel gebruikers. Het maakt creatieve krachten los bij de deelnemers aan een ontwerpsessie. Mede door een intuïtief passende opbouw voelt het ook goed aan om ermee te werken. Daarmee heeft ons canvas een voordeel in vergelijking met de meer traditionele manieren van werken.
De auteurs hebben voor een natuurlijke flow in het Program Canvas gebruikgemaakt van de volgorde waarin Simon Sinek werkt: eerst het Waartoe, dan het Hoe en daarna het Wat. De antwoorden op deze vragen vormen samen het verhaal van het programma dat je als programmamanager in een paar minuten moet kunnen vertellen. De auteurs hebben deze drie vragen in de middelste drie kolommen van het Program Canvas geplaatst.
Context en aanleiding
De vraag naar het Waartoe mondt uit in de ambitie, die op haar beurt gevoed wordt door de elementen context en aanleiding. Dat is het verhaal van de opdrachtgever: Waartoe doen we dit programma eigenlijk? Waar gaan we met zijn allen naartoe, welk wenkend vergezicht streven we na? De volgende vraag is naar het Hoe: Hoe gaan we de ambitie realiseren? Hoe wordt de aanpak in hoofdlijnen? Welk type verandering beogen we? De elementen strategie en belanghebbenden leiden tot een keuze voor de doelen van het programma. Dat is het verhaal van de programmamanager. Ten slotte volgt de vraag naar het Wat: Wat gaan we doen om de doelen na te streven? Welke baten streven we na? En welke inspanningen en resultaten hebben we nodig om de baten, doelen en ambitie tot stand te brengen?
Voorkom redeneren uit beperkingen
Idealiter zijn de vragen naar het Waartoe, Hoe en Wat op hoofdlijnen beantwoord voordat je zinvol kunt nadenken over de vragen Wie (organisatie) het programma gaat realiseren en Waarmee (middelen). Zo voorkom je dat je begint te redeneren vanuit beperkingen en stimuleer je het denken vanuit kansen en mogelijkheden. Daarna volgen de elementen Wat niet (afbakening, ongewenste effecten) en Waarbinnen (kansen, bedreigingen en randvoorwaarden).
Meer informatie: www.programcanvas.nl.
