Procesmanagement in de administratieve organisatie

Kenmerkend voor procesmanagement in de administratieve organisatie is dat zij erop gericht is processen zo te beschrijven en te definiëren dat de volgende mogelijkheden ontstaan: geldstromen controleren, op basis van kosten en baten de prestaties van de organisatie volgen, het resultaat per periode berekenen (meestal achteraf ), de juistheid van de berekening en verslaglegging daarover aantonen, en handelingen schematisch en in procedures vastleggen.

Administratieve processen zijn een facet van de zogenaamde bestuurlijke informatievoorziening, ook wel aangeduid als de administratieve  organisatie of organisatie van de informatievoorziening. De bestuurlijke informatievoorziening houdt zich bezig met de inrichting van de informatiehuishouding, die bestaat uit een gegevensarchitectuur en een administratief-organisatorische procesarchitectuur, samen de informatiesystemen vormend.

Vraagstukken bij de informatiehuishouding

Bij bestuurlijke informatievoorziening spelen de volgende vraagstukken, die tevens de grondslagen vormen voor de inrichting van de informatiehuishouding:

• Hoe te bepalen welke informatie voor welke functies nodig is op strategisch, tactisch en operationeel niveau?
• Hoe vast te stellen aan welke kwaliteitseisen  deze informatie moet voldoen (relevantie, betrouwbaarheid, presentatie en doelmatigheid; de kwaliteitseisen van informatie)?
• Hoe vast te stellen aan welke eisen van interne controle moet worden voldaan en welke maatregelen nodig zijn om tot betrouwbare informatie te komen?

Het geheel van administratieve processen stelt zich tot doel de informatie te realiseren die benodigd is voor het besturen, doen functioneren en beheersen van een organisatiehuishouding.

Redenen voor vastlegging

Om de volgende redenen wordt gekozen voor vastlegging van administratieve processen:

• verkrijgen van inzicht in de (administratieve) processen;
• verkrijgen van een basis voor analyse en evaluatie van de processen;
• hulpmiddel voor kennisoverdracht.

Bij het willen verkrijgen van inzicht is de vraag wel waar je precies inzicht in wil hebben.  Dit kan bijvoorbeeld zijn: de kostenontwikkeling, de  uitnutting van budgetten, opbrengsten, handelingen, doorlooptijd van een proces, tijdstip, administratieve handelingen, gebruik van informatie en informatiesystemen, gebruikte formulieren, frequentie, financieel belang, taakverdeling tussen mensen en afdelingen, of formulierenloop. Door: Renco Bakker, Teun Hardjono, auteurs van Management van Processen Het boek: Management van Processen Processen zijn in feite datgene wat er in een organisatie werkelijk gebeurt. Zonder processen bestaat een organisatie gewoonweg niet. Zij vormen de verbindende schakel tussen de inrichting van de organisatie en de resultaten. Het boek Management van processen draait om procesmanagement. De manager vervult daarbij de rol van stimulator. Hij zorgt ervoor dat de medewerkers voldoende zijn toegerust om hun taak te vervullen, weet weerstanden te overwinnen en de procesgang vloeiend te laten verlopen. Het organiseren staat centraal; niet de organisatie of de hiërarchie.

• Meer informatie over Management van Processen >>>