Veel (proces)managers en adviseurs grabbelen in de ton van procesmanagementmodellen en komen altijd weer met drie tot vijf bekende tools op de proppen. Die macht der gewoonte doorbreken, is een van de missies van Renco Bakker, Willem Spronk en Rienke Labeur.
Consultants bij BPMConsult, boosting business processes, en auteurs van Het Procesmanagement Modellenboek. Omdat er zoveel meer bruikbaars op de markt is.
Auteur Renco Bakker (zie foto) maakt ter verduidelijking de vergelijking met een huis. Als je daar tekeningen van maakt, zullen de cv-installateur, de constructeur, de elektricien en de aannemer allemaal andere tekeningen hebben. Specifiek geschikt voor het eigen vakgebied. Maar uiteindelijk gaat het wel over hetzelfde huis (lees proces of organisatie). Dus is het handig als je verschillende modellen over elkaar heen kunt leggen die wel met elkaar kunnen communiceren.
Eén huis
Feitelijk doen de auteurs in Het Procesmanagement Modellenboek niet anders. Ze bieden een keur aan procesmanagementmodellen aan (werktekeningen van een huis) waaruit de gebruiker kan kiezen: welk model legt voor mijn specifieke situatie het best het vraagstuk bloot? Daarbinnen combineren ze modellen wel zodat het uiteindelijk wel één ‘huis’ blijft.
Renco Bakker: ‘In onze praktijk van procesmanagement zien we dat heel veel (proces)managers altijd maar weer uit dezelfde vijver modellen vissen. Drie tot vijf, dan heb je het wel gehad. Stroomschema’s zijn favoriet, maar ook functiestroomschema’s en iets als een service blue print. Maar de vijver aan modellen is zoveel groter. Wat we in ons boek doen, is de veelheid aan modellen die er zijn, beschrijven. Het is in die zin een inspiratieboek. Heel veel processen lenen zich voor modellen die zelden worden gebruikt.’
Handshake
‘Het gros van de adviseurs of managers heeft zijn/haar standaardarsenaal en komt daar maar niet van af. Sterker, ik bespeur een grote naïviteit in het denken over modellen. Een cv, constructie en elektra zijn echt verschillende dingen, terwijl modellen er als Haarlemmerolie overheen worden gegooid.’
Dus komen we in het boek relatieve exoten als spaghettidiagram, TVB-matrix, PI-dashboard, weekritmeoverzicht, structuurpiramide en de handshake tegen. Het boek biedt een rijke grabbelton aan modellen; voor elk wat wils.
Renco Bakker: ‘Klanten die we spraken en het soort onbekende modellen zagen die we aanboden, vroegen om kopieën ervan. Ze waren eager om die modellen te kennen. Toen dachten we: laten we ze dan maar bundelen in een boek. Het boek ligt in zekere zin in het verlengde van Managen van Processen dat in 2000 is verschenen. Voor wie één probleem heeft, is een van de modellen misschien voldoende, maar moet je een bouwval opknappen, dan moet je misschien wel de hele trukendoos aan modellen opengooien.’
Niet in beton gegoten
Wat de auteurs daarbij niet willen, is dat de modellen in beton gegoten zijn. Bakker spreekt in dat kader van een open einde en roept aan het einde van het boek zelfs op om mee te denken in het ontwikkelen van bestaande en nieuwe modellen. ‘Staar je niet blind op één model. Ikzelf ben bijvoorbeeld fan van een functiestroomdiagram, maar koppel dat wel aan een IT-component. Zo moet je ook met dit boek omgaan: combineer waar mogelijk. Ik hoop ook dat dit boek een impuls gaat geven aan ons vakgebied. Dat managers en adviseurs scherper gaan kijken naar specifieke vragen, in plaats van alleen generiek.’
De auteurs hebben het boek niet primair voor procesmanagers geschreven, hoewel dat natuurlijk een belangrijke doelgroep is. Ook ‘gewone’ managers zijn een beoogde doelgroep.
Horizontaal denken
Bakker: ‘Managers moeten steeds vaker niet alleen verticaal (leidinggeven aan afdelingen), maar ook horizontaal denken: in processen. De hedendaagse manager zal procesmanagement moeten snappen. En doet hij dat, dan zal hij ook veel eerder met collega’s in andere delen van de organisatie in aanraking komen. Om in de metafoor te blijven: de elektricien gaat met de cv-installateur praten.’
‘In ons boek gebruiken we ook puzzelstukjes om duidelijk te maken dat alles in elkaar moet haken. Ja, er zijn verschillende processen/onderdelen, maar uiteindelijk is het één groot geheel. Procesmanagement moet wat ons betreft niet in de stafhoek blijven hangen of alleen voorbehouden zijn aan kwaliteits- of procesmanagers.’
Zelf modellen inbrengen? Ga naar hetprocesmanagementmodellenboek.nl. Wie weet wordt het model in een volgende druk opgenomen.
Interview door Ronald Buitenhuis.
