Processen die de core values van de betrokken partijen in onvoldoende mate beschermen, hebben in de regel weinig kans van slagen. We geven hiervan een aantal belangrijke voorbeelden.
- Een politiek verantwoordelijk bestuurder (bijvoorbeeld een minister of een wethouder) heeft als core value zijn politieke verantwoordelijkheid: hij moet zich te allen tijde kunnen verantwoorden in een gekozen orgaan (het parlement, de gemeenteraad). Wanneer een bestuurder in een proces participeert, kan hij klem komen te zitten tussen de deelnemers aan het proces enerzijds en het gekozen orgaan anderzijds. Immers, het is mogelijk dat het resultaat van het proces een besluit is dat vervolgens niet op de steun van een meerderheid in het gekozen orgaan kan rekenen. Voor een bestuurder is het om die reden weinig aantrekkelijk om in een proces te participeren; het is veel aantrekkelijker om de handen vrij te houden.
- Dit is alleen anders wanneer het proces zodanig wordt ontworpen, dat deze core value van de politieke bestuurder wordt beschermd. Hierna zullen wij aangeven hoe dit vorm kan krijgen.
- Vaak worden bedrijven uitgenodigd om te participeren in een proces. Wij gaven als voorbeelden al processen over milieubelasting (van verpakkingen) en processen over grote infrastructuur (de aanleg van een Tweede Maasvlakte). Een belangrijke waarde van bedrijven is de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens. Zij zullen er in de regel weinig voor voelen hun cijfers over de ontwikkeling van bepaalde markten of over de kostenopbouw van hun producten aan derden te overleggen. Ook hier geldt: dit is een core value van bedrijven die in een proces beschermd moet worden. Bedrijven moeten er zeker van kunnen zijn dat zij in discussies over bijvoorbeeld de milieulast van verpakkingen niet door andere partijen gedwongen zullen worden de kostenspecificatie van verschillende verpakkingen te overleggen.
- Ook maatschappelijke organisaties hebben hun core values. De centrale missie van veel maatschappelijke organisaties is het informeren en activeren van de publieke opinie. Stel dat een maatschappelijke organisatie wordt uitgenodigd om te participeren in een proces, onder de voorwaarde dat zij tijdens dat proces geen informatie of opvattingen over het onderwerp dat in dit proces aan de orde is, naar buiten zal brengen. Het zal duidelijk zijn dat een dergelijke voorwaarde voor veel maatschappelijke organisaties onacceptabel is. Het is een van haar core values om het publiek te informeren en een proces mag een dergelijke core value nooit aantasten.
Wanneer partijen er zeker van kunnen zijn dat bepaalde core values door het proces niet worden aangetast, kan dit een belangrijke prikkel voor coöperatief gedrag zijn.
Core values beschermen
Hoe kunnen deze core values worden beschermd? Het antwoord is eenvoudig: door hierover procesafspraken te maken – zie voor een aantal voorbeelden hierna.
Nu is het risico hiervan dat partijen te lichtvaardig een beroep doen op hun core values, om zo de eigen positie in het proces te beschermen. Wanneer bedrijven geen enkele interne informatie willen overleggen of wanneer milieuorganisaties voortdurend acties voeren over de onderwerpen die in het proces aan de orde zijn, heeft het proces natuurlijk weinig kans van slagen.
Hoe hiermee om te gaan?
Procesafspraken zijn vrijwel altijd het resultaat van onderhandelingen tussen partijen. Een partij zal in deze onderhandelingen haar core values inbrengen. De andere partijen zullen leren dat een coöperatieve houding van deze partij alleen kan worden verkregen als de core value in procesafspraken wordt beschermd. Tegelijkertijd kan de partij met de core value leren dat andere partijen beducht zijn voor een al te lichtvaardig beroep op deze core value. In het proces van onderhandeling zal dus een arrangement moeten ontstaan dat core values beschermt en tegelijk een al te lichtvaardig of frequent beroep op core values voorkomt.
Een voorbeeldStudenten in Nederland kunnen vrij reizen met het openbaar vervoer – de kosten hiervan komen voor rekening van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OC&W). OC&W en de openbaar-vervoerbedrijven (OVB : de Nederlandse Spoorwegen en stad- en streekvervoerders) onderhandelen om de vier jaar over de kosten en vorm van deze reisvoorziening voor studenten. Een belangrijk kenmerk van deze onderhandelingen is de informatieasymmetrie: OC&W heeft een grote informatieachterstand voor wat betreft het feitelijke en verwachte gebruik van de reisvoorziening (hoeveel kilometers worden waar en wanneer gereisd?) en voor wat de vraag betreft welke kosten door de OVB worden toegerekend aan de reisvoorziening.
OC&W zal enig inzicht moeten hebben in deze informatie. De OVB kunnen deze informatie echter beschouwen als vertrouwelijke bedrijfsgegevens. Hiermee is sprake van een core value, die bescherming verdient. Wanneer de partijen vervolgens onderhandelen over een procesafspraak om met deze core value om te gaan, kan de uitkomst de volgende zijn:
- Partijen zullen ten aanzien van bepaalde feiten en cijfers gezamenlijk onderzoek entameren – bijvoorbeeld als het gaat om het reisgedrag van studenten. Dit onderzoek wordt door de partijen gezamenlijk aangestuurd en begeleid om te voorkomen dat de resultaten van dit onderzoek te veel worden beïnvloed door aannamen en opvattingen van een van de partijen.
- Voor feiten en cijfers die niet door onderzoek kunnen worden verkregen (bijvoorbeeld omdat ze alleen uit de bedrijfsinformatie van de OVB kunnen worden herleid), maken partijen de procesafspraak dat feiten en cijfers waarover een van de partijen beschikt, zoveel mogelijk aan de andere partij ter beschikking worden gesteld. Geen van de partijen is hiertoe echter verplicht.
- Als de OVB bepaalde informatie als bedrijfsvertrouwelijk beschouwen, zullen zij aangeven waarom dit het geval is. OC&W zal zich hierover een oordeel vormen. Als de OVB bepaalde informatie als bedrijfsvertrouwelijk beschouwen, behoudt OC&W zich het recht voor om langs een andere weg de desbetreffende informatie te verzamelen.
Observaties
Eerste observatie: op papier lijken deze afspraken een bureaucratisch monstrum. Maar een procesontwerp is het resultaat van onderhandelingen tussen de betrokken partijen – als de betrokken partijen dit een zinnige afspraak vinden, is het een zinnige afspraak.
Tweede observatie: de procesafspraak beschermt de core value van de bedrijven, maar bevat ook prikkels om een al te lichtvaardig beroep op deze core values te voorkomen. Als de OVB zich op vertrouwelijkheid beroepen, moeten zij hun onderhandelingspartner aangeven waarom dit het geval is (een argumentatie die OC&W kan bestrijden). Door de mogelijkheid open te houden dat OC&W zelf informatie mag verzamelen, ontstaat een lichte prikkel om niet al te gemakkelijk een beroep te doen op deze core value. Stel bijvoorbeeld dat de OVB geen informatie willen geven over bepaalde interne kengetallen en OC&W gaat hiernaar zelf opzoek, bijvoorbeeld door onderzoekers te raadplegen, die veel kennis hebben van aanbestedingen van openbaar vervoer en dus veel kennis van de kostenopbouw van een vervoersdienst. Dat betekent dat de OVB met uitkomsten worden geconfronteerd, die hen niet bevallen en die zo maar een voetzoeker in het proces kunnen zijn.
Derde observatie: dit is een procesafspraak die voorafgaand aan het proces van inhoudelijke onderhandelingen wordt gemaakt. Idealiter ontstaat er tijdens het proces vertrouwen tussen partijen en een vooruitzicht op winst en wordt er op deze bepaling in het geheel geen beroep gedaan.
Dit is een van de kenmerken van procesmanagement: er is een core value die bescherming krijgt, maar de procesafspraak is zodanig, dat er prikkels zijn om hier tijdens het proces beperkt gebruik van te maken.
Bron: Procesmanagement
