De inrichting van de organisatie is voor elke manager een veelvuldig terugkerend onderwerp. Begrijpelijk: om de bedrijfsstrategie te realiseren is een effectieve organisatiestructuur een noodzakelijke voorwaarde. Het ontwerpen van zo’n structuur is echter een complex proces.
Vaak worden structuuroplossingen gecreëerd die niet bijdragen aan een betere realisatie van de ondernemingsdoelen. Aan de hand van een gezamenlijk vastgesteld referentiekader wordt geschetst hoe objectief kan worden gediscussieerd over de voor- en nadelen van alternatieve
structuren. Zo wordt de basis gelegd voor een door eenieder gedragen keuze van een passende ondernemingsstructuur.
De inrichting van de organisatie is uiteraard een veelvuldig terugkerend
onderwerp voor elke manager. Vaak wordt daarbij direct gedacht in
termen van de organisatiestructuur. Voor veel managers is de organisatie zelfs gelijk aan de structuur. Om de strategie te realiseren is een passende structuur ook een noodzakelijke voorwaarde. Het ontwerpen van een (nieuwe) organisatiestructuur is echter een complex proces. Vaak lopen zakelijke en persoonlijke belangen door elkaar heen. Jägers e.a. (2002) omschreven dit als ‘een proces met politieke trekjes in een sociaal krachtenveld’. Zo worden soms structuuroplossingen rondom personen gecreëerd die niet bijdragen aan een betere realisatie van de ondernemingsdoelen. Hierdoor is voor alle betrokkenen, maar met name de finaal leidinggevende, een goede, optimale keuze voor een passende structuur lastig te maken.
In dit artikel wordt een aanpak geschetst waarbij de persoonlijke belangen zo lang mogelijk buiten het ontwerpproces worden gehouden. Door een gezamenlijk referentiekader te creëren, wordt de discussie over de voor- en nadelen van alternatieve structuren objectief gehouden. Door dit in gezamenlijkheid te doen wordt tegelijkertijd een gedragen keuze gemaakt, zodat er sprake is van een passende structuur.
Eerst wordt de juiste definitie en betekenis van het begrip operational excellence uiteengezet. Daarna wordt de aanpak om te komen tot een passende structuur beschreven. De aanpak benadert de structuurkeuze zowel van ‘buiten-naar-binnen’ als van ‘binnen-naar-buiten’. Vanuit beide invalshoeken wordt onderzocht wat de belangrijkste structuurbepalende uitgangspunten vuistregels vormen deze uitgangspunten de basis voor alternatieve structuren.
Tot slot worden de voor- en nadelen van de structuurkeuzes uitgewerkt en
worden nog de maatregelen ter compensatie van de (altijd aanwezige) nadelen van de gekozen structuur weergegeven.
Operational excellence betekent kiezen voor laagste totale kosten
In 1995 schreven Treacy en Wiersema het boek The disciplines of market leaders waarin ze een op zich eenvoudig advies geven: kies je klanten, beperk je focus en domineer je markt! Zij geven daarbij aan dat er klantengroepen te onderscheiden zijn die er belang aan hechten dat zij een specifieke waarde geleverd krijgen. Treacy en Wiersema onderscheiden drie waarden (value disciplines): product leadership, operational excellence en customer intimacy. In de volgende figuur is verkort aangegeven wat deze value disciplines inhouden.
Customer intimacy
De relatie met de klant wordt als het waardevolst beschouwd. Het streven is het optimaliseren van de lifetime value (minimaal vertrek en maximale share of customer wallet) van de klant. Klanten worden gebonden met producten, service en andere toegevoegde waarde die zo precies mogelijk in hun behoefte voorziet op het moment waarop en de plaats waar deze behoefte ontstaat. Kennis van de klant stuurt de dialoog en geeft de voorsprong op de concurrent. Vergaand customer relationship management is de wijze waarop optimale invulling aan een customer-intimacystrategie kan worden gegeven.
Product leadership
De kwaliteit van het product wordt als uitgangspunt genomen. Door het
product de beste in zijn soort te maken, zal de klant bereid zijn daarvoor meer te betalen. Continue innovatie en een snelle time to market waarborgen een blijvende voorsprong op de concurrentie en een blijvende behoeftevervulling bij de klantengroep ‘early adopters’.
Operational excellence
Operational excellence is het realiseren van een onderscheidende marktpositie door het leveren van standaardproducten en/of diensten met uitmuntende operationele prestaties die tot uiting komen in zaken als lage prijs, snelle en betrouwbare levering, goede service. Vanuit het klantperspectief leidt dit over het totale proces van aanschaf, gebruik en onderhoud tot de laagste totale kosten.
Overigens geldt dat welke keuze een organisatie ook maakt, er altijd op de
andere twee disciplines een minimaal niveau moet worden gehaald. Dit is
noodzakelijk om überhaupt te kunnen functioneren.
De winst wordt bij operational excellence gehaald uit het reduceren van de
operationele kosten. De voorsprong op de concurrentie ontstaat uit een continue focus op processen. Kostendrukkende efficiency, zero tolerance op fouten, productiviteit, schaalvoordelen en de nieuwste systemen worden doorvertaald in lagere prijzen waarvoor vrijwel altijd een klantensegment van significante omvang bestaat.
Operational excellence is het realiseren van een onderscheidende marktpositie door het leveren van standaardproducten en/of diensten met uitmuntende operationele prestaties die tot uiting komen in zaken als lage prijs, snelle en betrouwbare levering, goede service.
Bij het realiseren van de strategiekeuze zijn uiteraard vele aspecten van belang. Door een passende structuur kan de energie van managers en medewerkers gericht worden op de gemeenschappelijke doelen van de operational-excellencestrategie.
Een duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ondersteunt het gewenste gedrag en daardoor kan de organisatie adequaat inspelen op de omgeving.
Een organisatiestructuur ontwerpen
Bij het bepalen van een organisatiestructuur is het allereerst van belang om
te komen tot een gemeenschappelijk referentiekader voor wat een organisatiestructuur nu precies is en wat de te onderscheiden bestanddelen zijn. Een organisatiestructuur wordt gedefinieerd als de formele taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling en de coördinatie daarvan (bron:Weggeman, Wijnen en Kor, 1998).
Een organisatiestructuur komt tot stand via beslissingen over:
- hoofdindelingsprincipe (product, markt, functie);
- aantal hiërarchische lagen;
- aantal en het soort functies;
- mate van (de)centralisatie;
- wijze van besluitvorming en overleg.
De gemaakte keuzes zullen nooit leiden tot dé ideale organisatiestructuur. Elke vorm kent zijn eigen voor- en nadelen. Op basis van organisatiekarakteristieken kunnen we dus niet zonder meer spreken van een goede of een slechte organisatiestructuur. Wel zijn voor elke situatie meer en minder effectieve structuren van elkaar te onderscheiden.
Het feitelijke proces van vaststellen van een organisatiestructuur bestaat uit het afwegen van voor- en nadelen van alternatieve structuren. Alternatieve structuren ontstaan door te zoeken naar een optimale aansluiting met zowel de externe als de interne omgeving.
Uiteraard is er meer dan één manier waarop een structuur bepaald kan worden (zie onder andere Van Aken, 1994). In de praktijk wordt bij het bepalen van een organisatiestructuur een aantal stappen onderscheiden:
- Het opstellen van structuurbepalende uitgangspunten.
- Het bepalen van reële structuuralternatieven (op basis van uitgangspunten inclusief toetsing daaraan).
- Het vaststellen van de voor- en nadelen per alternatief.
- Het kiezen van de passende structuur.
Expliciet maken van structuurbepalende uitgangspunten
Voor het bepalen van de structuurbepalende uitgangspunten wordt gebruikgemaakt van een combinatie van de outside-inbenadering (zoeken naar externe passendheid) en de inside-outbenadering (zoeken naar interne passendheid).
In de volgende figuur staat de aanpak voor het bepalen van de uitgangspunten grafisch weergegeven.
Outside-inbenadering
Deze benadering heeft als uitgangspunt dat een succesvolle organisatie zich voortdurend aanpast aan de kansen en mogelijkheden die de markt haar biedt. Het aanpassen van de organisatiestructuur kent in deze benadering een externe motivatie. Het toetsingsproces doorloopt de volgende stappen:
- Het inventariseren van marktontwikkelingen en trends.
- De concurrentiepositie in kaart brengen.
- Het inventariseren van gekozen combinaties van producten, diensten en markten (PMC).
Inside-outbenadering
Deze benadering heeft als uitgangspunt dat een effectieve structuur in evenwicht is met alle aspecten van de organisatie. Daarbij wordt een toetsing aan de volgende interne aspecten gemaakt:
- strategische interne ambitie;
- besturingsfilosofie;
- sterke en zwakke punten van de organisatie;
- kerncompetenties.
Hierna wordt verder ingegaan op twee onderdelen van de inside-outbenadering die in de praktijk vaak onderbelicht blijven of vragen oproepen: de interne ambitie en de gekozen besturingsfilosofie.
Interne ambitie
De interne ambitie en mogelijkheden van de organisatie zijn hier sterk bepalend voor de gekozen organisatievorm. De structuurbepalende uitgangspunten worden daarom afgeleid van:
- de heersende opvattingen en verwachtingen over werk;
- de bestaande knelpunten en conflicten;
- de gevoelde operationele problemen;
- de aanwezige talenten van sleutelfiguren;
- de (on)mogelijkheden van systemen;
- de wijze van leiding geven en besturen.
Het inventariseren van de interne ambities richt zich enerzijds op de (al dan niet expliciet gemaakte) algemene en individuele doelen. Verder kunnen ambities in kaart gebracht worden over de gewenste organisatieontwikkeling. Daarbij wordt met name geïnventariseerd hoe er wordt gekeken naar trends op dit gebied.
Besturingsfilosofie
In de besturingsfilosofie worden de bestuurlijke uitgangspunten van een organisatie vastgelegd. De besturingsfilosofie bepaalt daarmee de wijze waarop het management het bedrijf en de bedrijfsonderdelen wil sturen en stelt daardoor ook eisen aan de structuurkeuze. Bij de besturingsfilosofie staat het maken van een aantal hoofdkeuzes centraal:
- In hoeverre wenst het management te sturen op een mix van input (middelen), throughput (proces) en output (resultaten)?
- In welke mate worden hierbij verantwoordelijkheden ge(de)centraliseerd en de taakuitvoering ge(de)concentreerd?
- Welke indelingsvorm wordt primair gekozen voor de organisatie (gericht op product, markt, geografisch of functioneel) en welke compensaties in de vorm van coördinatie zijn vereist?
- Hoe is de relatie tussen de verschillende hiërarchische lagen, welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft elke managementlaag?
Bij de keuze voor het (de)centraliseren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden dient steeds een afweging gemaakt te worden tussen de voor- en nadelen:
Algemene ontwerpcriteria en vuistregels
Naast deze situatiespecifieke structuurbepalende uitgangspunten die volgen uit de outside-in- en inside-outbenadering is ook een aantal algemene uitgangspunten te definiëren. Deze worden ook wel de algemene ontwerpcriteria en vuistregels genoemd:
Vijf methoden van inrichten
Kiezen voor een hoofdstructuur betekent zoeken naar een logische aansluiting tussen de uitgangspunten en de structuur. Op basis van de uitgangspunten kunnen reële alternatieven worden bepaald, die na het opstellen nogmaals getoetst moeten worden aan de uitgangspunten.
Om aan de uitgangspunten te kunnen voldoen, kan bij het vormgeven van de organisatiestructuur een keuze worden gemaakt uit de volgende vijf structureringsmethoden:
- product-/dienstgericht (gericht op eigen eindresultaat);
- markt-/omgevingsgericht (gericht op doelgroepen in de omgeving);
- vak-/disciplinegericht (gericht op eigen deskundigheden);
- functioneelgericht (gericht op processen);
- geografisch gericht (gericht op het te bestrijken gebied).
De vijf methoden van inrichten gelden telkens en alleen maar voor een zelfde horizontaal niveau van de organisatie. Per niveau kan een andere keuze worden gemaakt. Steeds kan een toetsing plaatsvinden aan de hand van de voor- en nadelen van elk van deze alternatieven.
Productgerichte organisatie
Bij deze organisatievorm worden alle disciplines die nodig zijn voor het produceren en op de markt brengen van een bepaalde groep producten, ondergebracht in één organisatorische eenheid. Deze structuur is met name geschikt voor een onderneming die complexe of snel wijzigende producten voortbrengt.
Marktgerichte organisatie
Uitgangspunt bij de marktgerichte structuur is de gedachte dat verschillende markten op verschillende manieren moeten worden bewerkt. Zo bestaat de mogelijkheid aparte divisies op te richten voor bijvoorbeeld de zakelijke en particuliere markt of bijvoorbeeld een indeling op tussenpersonen in provinciaal, volmachten en herverzekeraars. Door deze wijze van organiseren ontstaat er specialistische kennis over een bepaald marktsegment.
Vaktechnisch gerichte organisatie
Bij deze structuur vindt de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling plaats op basis van kennisgebieden.
Functioneel gerichte organisatie
Bij de functionele structuur vindt de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling plaats op basis van de soort bijdrage die wordt geleverd. De kennis op bepaalde functiegebieden kan dan optimaal worden benut. Verantwoordelijkheden liggen bij een deelproces in het realiseren van het product. De functionele structuur heeft met name efficiëntievoordelen.
Geografisch gerichte organisatie
Bij de geografische structuur vindt de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling plaats op basis van geografische indelingen.
Uiteindelijk: kiezen en compenseren
Uiteindelijk moet er een keuze worden gemaakt voor de meest passende
structuur. Selectie van de organisatiestructuur vindt plaats op basis van de
structuurbepalende uitgangspunten en de algemene voor- en nadelen van de verschillende indelingsmogelijkheden.
Zoals eerder vermeld heeft elke structuur haar nadelen. Nadat een keuze is
gemaakt voor de inrichting van de structuur, moeten de nadelen worden gecompenseerd.
Compensatie is noodzakelijk om:
- sterkten van de afgewezen alternatieven te incorporeren;
- eenzijdige oriëntatie/rigiditeit te voorkomen;
- anders verwaarloosde aandacht (professie, degelijkheid, efficiency, schaarste) te voorkomen;
- tijd en ruimte te geven aan de lijn.
Compensaties kunnen de vorm krijgen van bijvoorbeeld extra afstemming en overleg. Uiteraard is het van belang dat de compenserende maatregelen niet dominant gaan worden in de organisatie. Het ontstaan van een zogenoemde ‘overlegcultuur’ kan een eerste signaal zijn dat de huidige organisatiestructuur niet geheel passend is. Want ook een gekozen structuur is niet voor eeuwig; een tussentijdse evaluatie of de structuur nog de meest optimale is, is zeker aan te raden.
Kiezen voor een passende structuur blijft maatwerk
Nadrukkelijk geldt dat er niet slechts één juiste en passende structuur is.
Dit geldt ook voor de inrichting van het proces om tot een structuurkeuze te
komen Uiteraard zijn bijvoorbeeld de verschillen in marktsituatie, ambitieniveau en de historie van de organisatie bepalend voor de keuzes die worden gemaakt bij het inrichten van de organisatie. In dit artikel zijn met name stappen aangegeven die tot een gedragen, passende structuurkeuze leiden. Echter elke structuurwijziging is uniek en vereist uiteindelijk maatwerk.
Door: Martijn Jansen
