Een goede digitale vergadering wordt mede bepaald door de vaardigheden
van de voorzitter, de moderator. Veel mensen die voorheen veel vergaderingen leidden, merken dat het modereren van een digitale meeting extra aandacht vraagt. Want veel meer dan een scherm met pratende gezichten en een smartphone heb je niet tot je beschikking … Modereren is een sterk regisserende rol, nog meer dan in fysieke vergaderingen.
Navigeren in de mist
Een groot extra aandachtspunt is dat je steeds expliciet elke verandering
in de interactie moet benoemen: aangeven wie spreekt, mensen erop wijzen dat ze hierna mogen spreken, doorvragen naar overtuigingen en verduidelijking, zelf jouw gevoel delen als zaken mistig of emotioneel gaan worden, enzovoort. Al met al een flinke kluif waarin de meesten geheel niet thuis zijn. Virtuele communicatie biedt weinig soelaas voor ons hoog ontwikkelde en uiterst subtiele communicatiesysteem. De kunst is daar toch het beste van te maken, met de moderator aan het stuur.
Voorbereiding is de kritieke succesfactor voor goed vergaderen: zonder
voorbereiding worden discussies weggekaapt door de dominante, praatgrage types en hebben veel overleggen meer weg van betaald borrelen. Als we in de voorbereiding op de vergadering de vijf dimensies van flow leren toepassen, ontstaan boeiende to the point meetings. Dat vraagt om vaardige moderators. Effectieve, boeiende online besprekingen ontstaan niet zomaar: dat vraagt altijd voorbereiding van alle deelnemers, maar vooral van de moderator. Het is vooral de taak van degene die het gesprek leidt om online het beste uit het team naar boven te halen.
Proces boven inhoud
Welk type overleg je voorzit, ongeacht of het een fysiek of virtuele vergadering is, de gouden regel is: proces boven inhoud. Het is een hele kuif om in de virtuele dynamiek iedereen actief erbij te betrekken, conflicten in de kiem te smoren, emoties te stimuleren en goede besluiten te nemen binnen de afgesproken tijd. Als moderator moet je daarom de handen vrij hebben om dit proces in goede banen te leiden.
Als de moderator of voorzitter zich inhoudelijk met de discussie gaat bemoeien, wordt het troebel voor iedereen. Daarbij komt dat zodra je als leidinggevende je inhoudelijk met de zaak gaat bemoeien, hoe goed bedoeld ook, de overige teamleden zich minder veilig voelen en zodoende niet meer zo open willen of durven reageren. Proces boven inhoud is met stip de succesfactor voor goed voorzitterschap, digitaal en fysiek.
Uitgangspunten goed moderatorschap
- De wijsheid zit in de groep.
- Structuur bepaalt gedrag: heb een plan voor elke bespreking.
- Focus op ‘wij-denken’.
- Intervenieer vanuit ‘ik-perspectief’
- Werk met maximale groepsgrootte van vijf tot zeven personen.
- Focus op besluiten met impact.
- Zorg voor een transparante besluitvormingsprocedure.
- Neem jezelf vooral niet te serieus.
Bron: Praktijkgids online vergaderen
Bron: Rob de Haas
