Wanneer er sprake is van verzuim, is een eerste stap vaak een zogenaamd ‘koffiemoment” tussen leidinggevende en medewerker. Zo’n moment is een belangrijk onderdeel van de re-integratie. Echter merk ik dat een kop koffie en een goed gesprek toch vaak lastig gevonden wordt door medewerkers én leidinggevenden. In deze blog leg ik uit waarom samen koffie drinken zo belangrijk is én hoe je dat op de juiste manier aanpakt.
Werkgever versus medewerker
Het klinkt wel gezellig, echter staan zowel leidinggevenden als medewerkers vaak niet te springen om het advies om samen een bakkie te doen. Leidinggevenden zien het nut er niet van in, vaak denken ze dat als de verzuimende medewerker langs kan komen om koffie te drinken, er vast wel meer mogelijkheden zijn. Medewerkers daarentegen vinden een koffietje doen al snel spannend. Over het algemeen onderhouden ze liever platonisch contact of richten ze zich nog volledig op het herstel. Afwezig zijn op de werkvloer vanwege ziekte is al lastig genoeg, maar ermee geconfronteerd worden is een heel ander verhaal.
De voordelen van een koffiepauze
Toch heeft een kop koffie drinken wel degelijk nut. Allereerst zorgt het ervoor dat de verzuimende medewerker verbinding houdt met de werkvloer. Betrokkenheid en nabijheid zorgen voor een lagere hersteldrempel later in het proces. En regelmatig contact houden zal de arbeidsrelatie tussen de medewerker en leidinggevende uiteindelijk ook verbeteren. Als het goed is voelt een medewerker zich namelijk gehoord wanneer hij of zij met je in gesprek gaat. Daarnaast test je ook gelijk de energiebelasting van de medewerker. Hoe bevalt het reizen van en naar werk en het aangaan van een gesprek ten opzichte van de belastbaarheid van de medewerker? Tot slot maak je van de re-integratie een gedeelde verantwoordelijkheid. Je legt de regie bij jullie beiden en dit stimuleert en biedt ruimte om samen tot een re-integratieplan te komen wat past bij de situatie.
De uitnodiging
Maar hoe vlieg je zo’n koffiemoment op de juiste manier aan? Dit begint al met de uitnodiging. Vaak wordt via WhatsApp gevraagd hoe het gaat en of medewerker langs wil komen voor een kop koffie. Hoewel WhatsApp een gemakkelijke en snelle manier is om te communiceren, is het vaak ook onpersoonlijk en zorgt het voor veel miscommunicatie. Via zo’n appje is het ook veel gemakkelijker om zo’n uitnodiging te weigeren. Bij beide partijen loopt de frustratie steeds hoger op en komt de werkrelatie onder druk te staan. Mijn advies: bel met elkaar om het nut van een koffiemoment uit te leggen en plan direct een datum.
Medewerker wil geen koffie
Ik hoor jullie al denken, maar wat nou als de medewerker niet wíl komen om een kop koffie te drinken en tijdens het telefoongesprek allerlei redenen opvoert waarom het nog niet kan? Denk aan “ik kan nog geen autorijden”, “ik heb dan een afspraak bij de specialist”, of “ik ben nog veel te moe om langs te komen”. Dit soort argumenten hoor ik als adviseur arbeid en gezondheid regelmatig voorbijkomen. Voor mij een teken dat er meer zit achter deze praktische redenen om niet langs te horen komen. Maar leidinggevenden zie ik vaak in de overtuigingsmodus schieten. Ze benadrukken nogmaals het belang van de kop koffie en dat ze de medewerker graag weer willen zien. Meestal verandert dit niks aan de situatie en blijft de medewerker redenen aanvoeren waarom ze niet kunnen komen.
Niet overtuigen, maar benoemen
Het is belangrijk om als leidinggevende niet als een soort verkoper de medewerker te overtuigen om toch te komen. Doe in plaats daarvan een beroep op bepaalde gesprekstechnieken. Dit is namelijk het punt waarop je medewerker gaat aanspreken op het gedrag dat hij of zij laat zien of horen. Benoem bijvoorbeeld dat iemand alleen maar denkt in problemen (ik kan niet autorijden) in plaats van oplossingen (ik ga zorgen dat iemand mij komt brengen). En dat dit gedrag ervoor zorgt dat je als leidinggevende het gevoel krijgt dat een medewerker niet gemotiveerd is om te werken aan zijn of haar re-integratie. Het correct aanspreken op gedrag is niet altijd makkelijk en vergt oefening en maatwerk. Een goede voorbereiding is daarom wel van belang.
De kracht van koffie
Koffie drinken kan als een hele krachtige re-integratietool dienen. Het is echter wel belangrijk om dit op de juiste manier aan te pakken. Voorkom een cafeïne-overload en kijk per situatie waar behoefte aan is. Het belangrijkste is dat betrokkenheid en verbinding tussen jou en de medewerker centraal staat. Dat bevordert de relatie en daarmee ook het herstel.
Door: Simone Kolkman, adviseur arbeid en gezondheid bij paraDIGMA groep
