Een vloeiende en open informatievoorziening tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen is essentieel voor de effectiviteit en het succes van de organisatie. Deze informatie-uitwisseling vormt de basis voor beoordelingen en besluitvorming en bevordert een cultuur van vertrouwen en samenwerking. In de one-tier board is dit makkelijker te realiseren. Realiseer je dus dat je hierop in de two-tier board meer inspanning zult moeten verrichten vanuit beide raden.
Goede informatievoorziening voor effectief toezichthouden
Een goede informatievoorziening stelt de commissarissen in staat hun toezichthoudende rol effectief uit te voeren. Het biedt de benodigde inzichten om bijvoorbeeld de strategie, de operationele uitvoering en de risicobeheersing van de organisatie goed te beoordelen. Zonder accurate, tijdige en relevante informatie kan de raad geen zorgvuldige afwegingen maken en niet naar behoren adviseren of zo nodig ingrijpen. Ga als commissaris niet alleen af op de informatievoorziening vanuit het bestuur. Je hebt ook een eigen verantwoordelijkheid en kunt zelf onderzoek doen, stakeholdergesprekken voeren en eigen adviseurs inschakelen op belangrijke issues.
Open communicatie bevordert het vertrouwen tussen de twee raden en stelt beide partijen in staat om uitdagingen te bespreken en gezamenlijk naar oplossingen te zoeken. Dit is essentieel in vredestijd, maar ook in tijden van crisis. Dan moeten er immers snelle doordachte beslissingen genomen worden om tot beheersing van de situatie te komen. De informatievoorziening moet er dan voorzorgen dat beide raden een gedeelde visie hebben op de langetermijndoelstellingen van de organisatie en samenwerken binnen een gemeenschappelijk kader van verwachtingen en doelstellingen. Een effectieve informatievoorziening tussen de bestuurders en de commissarissen is dus absoluut noodzakelijk. Het verbindt de beide organen, waardoor ze samen sterker zijn en de organisatie gezamenlijk verder kunnen helpen.
Samenwerking in goede en slechte tijden
Bestuurders en commissarissen moeten voortdurend samenwerken aan de purpose, doelstellingen en strategie van de organisatie. Ondanks dat die samenwerking wel eens onder druk kan komen is het belangrijk dat voor ogen te blijven houden. Marry de Gaay Fortman geeft in haar boek ‘Verdrink geen dode eend’ aan dat je nooit het gezamenlijke doel uit het oog moet verliezen en dat je moet voorkomen dat iemand duidelijk het onderspit delft. Zij stelt ook dat het niet erg is om boos te zijn of iemand te overrulen (hoewel je daar zuinig mee moet zijn), maar dan wel met zorgvuldig gekozen woorden die niet beschadigen. Alleen dan blijf je effectief. De Gaay Fortman adviseert in belangen te denken en niet in standpunten. Gelijkwaardigheid is in haar ogen een belangrijke randvoorwaarde voor een effectieve en succesvolle samenwerking. Dat geldt dus ook voor de samenwerking tussen de raad van bestuur en de raad van commissarissen.
Waak tegelijkertijd wel voor te veel verbondenheid met het bestuur. Als er een te losse informele relatie bestaat dan leidt dat tot minder objectiviteit bij je beoordelingen en doet dat afbreuk aan je controlerende en adviserende rol als commissaris.
Samenspel getest
Zowel bestuurders als de toezichthouders lopen in toenemende mate persoonlijk reputatierisico (zie voor de juridische aansprakelijkheid de bijlage). Dit vereist daarom afstemming in de relatie tussen de beide bestuursorganen. Daar ligt een interessant aandachtspunt en mogelijk spanningsveld waarvoor veel te weinig aandacht is. Het samenspel tussen bestuurders en toezichthouders wordt eigenlijk pas getest als het er echt op aankomt in de praktijk, bijvoorbeeld bij crisissituaties. Dat is natuurlijk niet het ideale moment om deze relatie op de proef te stellen. Het is daarom belangrijk om samen in vredestijd over mogelijke crisissituaties en reputatie te spreken en heldere afspraken te maken. Zo dient er bijvoorbeeld consensus te zijn over zaken als de beoogde reputatie, transparantie, communicatiehouding en communicatiestijl van de organisatie. Maar ook over standpunten op de belangrijke thema’s en issues. Dat voorkomt onnodige discussies achteraf over de gehanteerde communicatielijn.
Tenslotte is het cruciaal dat de informatie op basis waarvan wordt samengewerkt klopt. Commissarissen hebben per definitie een informatieachterstand op de bestuurders, maar zij moeten er wel van op aan kunnen dat er door hen geen cruciale informatie wordt achtergehouden of wordt verdraaid. Immers dat zou betekenen dat alle rollen van de commissarissen niet naar behoren kunnen worden vervuld. Met alle risico’s van dien!
Door: Frank Peters
